Программа соответствия

Что такое программа соответствия?

Программа соответствия — это набор внутренних политик и процедур компании, введенных в действие для соблюдения законов, правил и норм или для поддержания деловой репутации. Группа комплаенса изучает правила, установленные государственными органами, создает программу комплаенса, внедряет ее во всей компании и обеспечивает соблюдение программы.

Понимание программ соответствия

Основными финансовыми регуляторами в Соединенных Штатах являются Совет Федеральной резервной системы, Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) и Регуляторный орган финансовой индустрии (FINRA). Эти и другие установлены требования, которым должны следовать, где это применимо, и в той или иной степени банки, брокеры-дилеры, управляющие активами и другие финансовые учреждения.

финансовым кризисом , значение программ соответствия в финансовой индустрии возросло , но яростные жалобы банкиров нашли отклик у республиканцев в федеральном правительстве. Были предприняты согласованные усилия по отмене правил, призванных удержать некоторых участников финансового сектора от чрезмерного использования своих корыстных побуждений, но политическое давление в округе Колумбия делает неясным, какие изменения, если таковые будут, в конечном итоге приведут.

Предполагается, что публично торгуемые компании должны иметь надежные программы соответствия требованиям, установленным SEC. В частности, необходимо строго соблюдать требования и сроки подачи. Программы соответствия также важны, хотя и менее формальны, в больших и малых компаниях, государственных или частных.

В тех случаях, когда требования регулирующего органа не применяются, программа соответствия фирмы направлена на соблюдение сотрудниками внутренней политики (например, расходование корпоративных средств или обращение с женщинами) и, что более важно, на поддержание репутации фирмы среди ее клиентов. , поставщики, сотрудники и даже сообщество, в котором расположен бизнес. Статус отделов нормативно-правового соответствия вырос благодаря их роли в защите своих компаний от проблем с регулирующими органами, клиентами, акционерами, средствами массовой информации и широкой общественностью.

Как создать программу соответствия

Несмотря на то, что могут существовать различные типы программ соблюдения требований — программы строгого соблюдения финансовых правил или обеспечения отсутствия дискриминации и сексуальных домогательств на рабочем месте — каждая программа соблюдения требований должна иметь несколько ключевых элементов.

После принятия Закона о доступном медицинском обслуживании правительство определило семь компонентов строгой программы соблюдения требований для поставщиков медицинских услуг. В презентации были определены следующие элементы.

Письменные политики, процедуры и стандарты поведения

Первый шаг к внедрению программы соответствия — убедиться, что ваша программа соответствия имеет четко определенные политики и ожидания. Предоставление письменной программы, которая должна быть доступна для всех сотрудников, регулярное обновление и пересмотр политик, а также обеспечение того, чтобы новые сотрудники проверяли программу в течение 90 дней после приема на работу, имеют важное значение для успеха программы соответствия.

Надзор за выполнением программы соответствия

Как только ожидания от программы будут четко определены, вам нужно будет назначить сотрудника по соблюдению или комитет по соблюдению для надзора за программой. Этот сотрудник или группа сотрудников должны иметь опыт и глубокие знания этического поведения и, в зависимости от структуры компании, должны подчиняться непосредственно генеральному директору.

Обучение и образование

Важнейшим аспектом внедрения программы соответствия на рабочем месте является расход времени и денег на то, чтобы все сотрудники были знакомы и должным образом обучены новому набору стандартов программы. Это должно включать в себя новых сотрудников, а также частые встречи со всеми текущими сотрудниками.

Проведение ежегодных или ежеквартальных общекорпоративных совещаний, на которых рассматриваются любые проблемы или обновления, касающиеся программы соответствия, а также обеспечение того, чтобы все новые сотрудники проходили обучение по соблюдению требований в течение первых нескольких месяцев работы, помогут поддерживать успешную программу соответствия.

Открытие линий связи

Еще одним важным аспектом успешной реализации программы комплаенса является обеспечение того, чтобы сотрудники на всех уровнях чувствовали, что у них есть возможность выразить свои вопросы или опасения по поводу программы комплаенс. Программы соответствия должны позволять сотрудникам сообщать о нарушениях и решать этические проблемы через анонимную платформу. Кроме того, специалисты по комплаенсу должны быть доступны и доступны для сотрудников, у которых есть конкретные вопросы относительно программы комплаенс.

Установление надежного канала связи между теми, кто наблюдает за программой соответствия, и сотрудниками, которых она охватывает, имеет важное значение для обеспечения того, чтобы нарушения 1) сообщались и могли быть предотвращены в будущем.

Аудит и мониторинг

Должна быть внедрена система аудита и мониторинга для измерения эффективности программы соответствия, обеспечения соблюдения внешних правил и выявления рисков соответствия. Программы соответствия должны регулярно пересматриваться в рамках обычной деятельности, однако они также должны подвергаться формальному внешнему аудиту. Аудит должен проводиться не реже одного раза в год. Аудитор должен предоставить письменный отчет о своих выводах.

Постоянная дисциплина

Одним из элементов эффективной программы соблюдения требований является то, что она действительно применяется. Программа соответствия должна включать четкие письменные правила, применяющие соответствующие дисциплинарные меры к тем, кто не соблюдает ожидания и правила программы. Эти дисциплинарные меры должны применяться при возникновении следующих ситуаций: несоблюдение требований, неспособность обнаружить несоблюдение требований, когда должное внимание должно было дать очевидные улики, и несообщение о случаях несоблюдения требований.

Как видите, применение необходимых дисциплинарных мер будет проще, если будут соблюдаться вышеуказанные шаги, в частности, четко определенные ожидания и политика открытых дверей.

Корректирующее действие

Наконец, после выполнения всех вышеперечисленных шагов и обнаружения значительного риска или уязвимости в результате аудита, нарушения соответствия или внутренней проверки комитет по соблюдению должен предпринять своевременные и решительные действия, которые снизят риск несоблюдения. .

Особенности

• Программы соответствия определяют набор руководящих принципов и лучших практик, которые гарантируют, что сотрудники компании соблюдают все соответствующие законы и правила.

• Программы соответствия помогают корпорациям защитить свой бренд от скандалов и судебных исков.

• Эффективная программа соответствия должна иметь четкие политики, здоровый путь общения между сотрудниками и теми, кто наблюдает за программой, а также не уклоняться от принятия корректирующих действий в случае нарушения программы соответствия.