Uyum Programı

Uyumluluk Programı Nedir?

Uyum programı, bir şirketin yasalara, kurallara ve düzenlemelere uymak veya işletmenin itibarını korumak için uygulamaya koyduğu bir dizi dahili politika ve prosedürdür. Uyum ekibi, devlet kurumları tarafından belirlenen kuralları inceler, bir uyum programı oluşturur, bunu şirket genelinde uygular ve programa bağlılığı sağlar.

Uyumluluk Programlarını Anlama

Amerika Birleşik Devletleri'ndeki ana mali düzenleyiciler, Federal Rezerv Kurulu, Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Finans Sektörü Düzenleme Kurumu'dur (FINRA). Bunlar ve diğerleri, bankalar, aracı kurumlar, varlık yöneticileri ve diğer finansal kuruluşlar tarafından, uygulanabilir olduğunda ve değişen derecelerde uyulması gereken yerleşik gereksinimlere sahiptir.

Mali krizin şokundan bu yana mali sektörde uyum programlarının önemi arttı , ancak bankacıların şiddetli şikayetleri federal hükümette Cumhuriyetçilerin kulaklarını bulmuştur. Finans sektöründeki bazı katılımcıların kendi çıkarlarına yönelik dürtülerini abartmalarını önlemek için tasarlanan düzenlemeleri geri almak için ortak çabalar sarf edildi, ancak DC'deki siyasetin itici gücü, eğer varsa, sonuçta hangi değişikliklerin sonuçlanacağını belirsiz hale getiriyor.

Halka açık şirketlerin, SEC tarafından belirlenen gereklilikleri takip etmek için sağlam uyum programlarına sahip olmaları beklenir. Özellikle, dosyalama gereksinimlerine ve son başvuru tarihlerine kesinlikle uyulmalıdır. Uyum programları, daha az resmi olmakla birlikte, büyük ve küçük, halka açık veya halka açık olmayan şirketlerde de önemlidir.

Bir düzenleyici otoritenin gerekliliklerinin geçerli olmadığı durumlarda, bir firmanın uyum programı, çalışanların iç politikalara uyma (örneğin, kurumsal fonları harcama veya kadınlara yönelik muamele) ve daha da önemlisi, firmanın müşterileri arasında itibarını koruma konusundaki davranışlarını ele alır. , tedarikçiler, çalışanlar ve hatta işletmenin bulunduğu topluluk. Uyum departmanlarının,. şirketlerini düzenleyiciler, müşteriler, hissedarlar, medya ve genel kamuoyu nezdinde sıcak sudan uzak tutma rolleri nedeniyle önemi arttı.

Bir Uyum Programı Nasıl Oluşturulur

Mali düzenlemeleri yakından takip etmeye veya bir işyerinin ayrımcılık ve cinsel tacizden arınmış olmasını sağlamaya yönelik farklı uyum programları türleri olsa da, her uyum programının birkaç temel unsuru olmalıdır.

Uygun Fiyatlı Bakım Yasası'nın yürürlüğe girmesinden sonra hükümet, sağlık hizmeti sağlayıcıları için güçlü bir uyum programının yedi bileşenini özetledi. Sunum aşağıdaki unsurları tanımladı.

Yazılı Politikalar, Prosedürler ve Davranış Standartları

Bir uyum programı uygulamanın ilk adımı, uyum programınızın açıkça tanımlanmış politikalara ve beklentilere sahip olduğundan emin olmaktır. Yazılı programın tüm çalışanlar için hazır olmasını sağlamak, politikaları düzenli olarak güncellemek ve gözden geçirmek ve yeni işe alınanların programı işe alımdan sonraki 90 gün içinde gözden geçirmesini sağlamak bir uyum programının başarısı için çok önemlidir.

Uyumluluk Programı Gözetim

Programın beklentileri açıkça tanımlandıktan sonra, programı denetlemesi için bir uyum görevlisi veya uyum komitesi atamanız gerekir. Bu çalışan veya çalışan grubu, etik davranış konusunda bir geçmişe ve derin bilgiye sahip olmalı ve şirketin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak doğrudan CEO'ya rapor vermelidir.

Eğitim ve öğretim

İşyerinde bir uyum programı uygulamanın önemli bir yönü, tüm çalışanların programın yeni standartlar dizisine aşina olmasını ve uygun şekilde eğitilmesini sağlamak için zaman ve para harcamaktır. Bu, yeni işe alımların yanı sıra mevcut tüm çalışanlarla sık sık check-in'leri içermelidir.

Uyumluluk programıyla ilgili tüm endişeleri veya güncellemeleri ele alan ve tüm yeni çalışanların uyum eğitimini işe başladıkları ilk birkaç ayda tamamlamasını sağlayan şirket çapında yıllık veya üç aylık toplantılar düzenlemek, başarılı bir uyum programının sürdürülmesine yardımcı olacaktır.

İletişim Hatlarını Açmak

Başarılı bir uyum programı yürütmenin bir diğer önemli yönü de, her düzeydeki çalışanların uyum programıyla ilgili sorularını veya endişelerini dile getirebilecekleri açık bir yola sahip olduklarını hissetmelerini sağlamaktır. Uyum programları, çalışanların anonim bir platform aracılığıyla ihlalleri bildirmelerine ve etik sorunları ele almalarına izin vermelidir. Ayrıca, uyum görevlileri, uyum programıyla ilgili belirli soruları olan çalışanlar için ulaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Uyum programını denetleyenler ve kapsadığı çalışanlar arasında sağlam bir iletişim yolu oluşturmak, ihlallerin 1) rapor edilmesini ve gelecekte önlenebilmesini sağlamak için çok önemlidir.

Denetim ve İzleme

Uyum programının etkinliğini ölçmek, dış düzenlemelere uyumu sağlamak ve uyum risklerini belirlemek için bir denetim ve izleme sistemi uygulanmalıdır. Uyum programları, normal faaliyetlerin bir parçası olarak düzenli olarak gözden geçirilmelidir, ancak aynı zamanda resmi bir dış denetime de tabi olmalıdırlar. En az yılda bir kez denetim yapılmalıdır. Denetçi, bulgularına ilişkin yazılı bir rapor sunmalıdır.

Tutarlı Disiplin

Etkili bir uyum programının bir unsuru, gerçekten uygulanmasıdır. Uyum programı, programın beklenti ve politikalarına uymayanlara uygun disiplin cezaları uygulayan açık ve yazılı politikalar içermelidir. Bu disiplin cezaları, aşağıdaki durumlar ortaya çıktığında uygulanmalıdır: uyumsuzluk, durum tespitinin bariz ipuçları sağlaması gerekirken uygunsuzluğu tespit edememe ve uyumsuzluk durumlarını bildirmeme.

Gördüğünüz gibi, özellikle açıkça tanımlanmış beklentiler ve açık kapı politikası olmak üzere yukarıdaki adımlara uyulması durumunda gerekli disiplin cezalarının uygulanması kolaylaşacaktır.

Düzeltici eylem

Son olarak, yukarıdaki tüm adımlar izlendiğinde ve bir denetim, uyum ihlali veya dahili inceleme yoluyla önemli bir uyum riski veya güvenlik açığı tespit edildiğinde, uyum komitesi uyumsuzluk riskini azaltacak zamanında ve kararlı bir şekilde harekete geçmelidir. .

Öne Çıkanlar

Uyum programları, bir şirketin çalışanlarının tüm ilgili yasa ve yönetmeliklere uymasını sağlayan bir dizi yönergeyi ve en iyi uygulamayı özetlemektedir.
Uyum programları, şirketlerin markalarını skandallardan ve davalardan korumalarına yardımcı olur.
Etkili bir uyum programının net politikaları olmalı, çalışanlar ve programı denetleyenler arasında sağlıklı bir iletişim yolu olmalı ve uyum programı ihlal edildiğinde düzeltici önlemler almaktan çekinmemelidir.