अनुपालन कार्यक्रम

अनुपालन कार्यक्रम क्या है?

अनुपालन कार्यक्रम कंपनी की आंतरिक नीतियों और प्रक्रियाओं का एक समूह है जिसे कानूनों, नियमों और विनियमों का पालन करने या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को बनाए रखने के लिए रखा जाता है। एक अनुपालन टीम सरकारी निकायों द्वारा निर्धारित नियमों की जांच करती है, एक अनुपालन कार्यक्रम बनाती है, इसे पूरी कंपनी में लागू करती है, और कार्यक्रम के अनुपालन को लागू करती है।

अनुपालन कार्यक्रमों को समझना

संयुक्त राज्य में मुख्य वित्तीय नियामक फेडरल रिजर्व बोर्ड, सिक्योरिटीज एंड एक्सचेंज कमीशन (एसईसी), और वित्तीय उद्योग नियामक प्राधिकरण (एफआईएनआरए) हैं। इन और अन्य ने ऐसी आवश्यकताएं स्थापित की हैं जिनका बैंकों, ब्रोकर-डीलरों, परिसंपत्ति प्रबंधकों और अन्य वित्तीय संस्थानों द्वारा पालन किया जाना चाहिए, जहां लागू हो और अलग-अलग डिग्री में।

वित्तीय संकट के झटके के बाद से वित्तीय उद्योग में अनुपालन कार्यक्रमों का महत्व बढ़ गया है , लेकिन बैंकरों की जोरदार शिकायतों ने संघीय सरकार में रिपब्लिकन के ग्रहणशील कानों को पाया है। वित्तीय क्षेत्र में कुछ प्रतिभागियों को अपने स्वार्थी आग्रहों को ओवरप्ले करने से रोकने के लिए डिज़ाइन किए गए नियमों को वापस लेने के लिए ठोस प्रयास किए गए हैं, लेकिन डीसी में राजनीति का धक्का और खिंचाव यह स्पष्ट नहीं करता है कि क्या परिवर्तन, यदि कोई हो, तो अंततः परिणाम होगा।

एसईसी द्वारा निर्धारित आवश्यकताओं का पालन करने के लिए सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों के पास मजबूत अनुपालन कार्यक्रम होना चाहिए। विशेष रूप से, दाखिल करने की आवश्यकताओं और समय सीमा का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। अनुपालन कार्यक्रम भी महत्वपूर्ण हैं, हालांकि कम औपचारिक, बड़ी और छोटी, सार्वजनिक या गैर-सार्वजनिक कंपनियों में।

जहां एक नियामक प्राधिकरण की आवश्यकताएं लागू नहीं होती हैं, एक फर्म का अनुपालन कार्यक्रम आंतरिक नीतियों का पालन करने के लिए कर्मचारियों के आचरण को संबोधित करता है (उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट फंड खर्च करना या महिलाओं का इलाज करना) और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि अपने ग्राहकों के बीच फर्म की प्रतिष्ठा को बनाए रखना है। , आपूर्तिकर्ता, कर्मचारी और यहां तक कि वह समुदाय जहां व्यवसाय स्थित है। नियामकों,. ग्राहकों, शेयरधारकों और मीडिया और आम जनता के साथ अपनी कंपनियों को गर्म पानी से बाहर रखने में उनकी भूमिका के कारण अनुपालन विभागों का कद बढ़ गया है।

अनुपालन कार्यक्रम कैसे बनाएं

जबकि विभिन्न प्रकार के अनुपालन कार्यक्रम हो सकते हैं - वे वित्तीय नियमों का बारीकी से पालन करने के लिए या कार्यस्थल सुनिश्चित करने के लिए भेदभाव और यौन उत्पीड़न से मुक्त हैं - प्रत्येक अनुपालन कार्यक्रम में कुछ प्रमुख तत्व होने चाहिए।

अफोर्डेबल केयर एक्ट के पारित होने के बाद, सरकार ने स्वास्थ्य सेवा प्रदाताओं के लिए एक मजबूत अनुपालन कार्यक्रम के सात घटकों की रूपरेखा तैयार की। प्रस्तुति ने निम्नलिखित तत्वों की पहचान की।

लिखित नीतियां, प्रक्रियाएं और आचरण के मानक

अनुपालन कार्यक्रम को लागू करने का पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपके अनुपालन कार्यक्रम में स्पष्ट रूप से परिभाषित नीतियां और अपेक्षाएं हैं। लिखित कार्यक्रम को सभी कर्मचारियों के लिए आसानी से उपलब्ध होने देना, नीतियों को नियमित रूप से अद्यतन और समीक्षा करना, और नए कर्मचारियों को ऑनबोर्डिंग के 90 दिनों के भीतर कार्यक्रम की समीक्षा सुनिश्चित करना अनुपालन कार्यक्रम की सफलता के लिए आवश्यक है।

अनुपालन कार्यक्रम की निगरानी

कार्यक्रम की अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के बाद, आपको कार्यक्रम की निगरानी के लिए एक अनुपालन अधिकारी या अनुपालन समिति को नियुक्त करना होगा। इस कर्मचारी या कर्मचारियों के समूह को नैतिक व्यवहार का इतिहास और गहरा ज्ञान होना चाहिए, और कंपनी की संरचना के आधार पर सीधे सीईओ को रिपोर्ट करना चाहिए।

प्रशिक्षण और शिक्षा

कार्यस्थल में अनुपालन कार्यक्रम को लागू करने का एक महत्वपूर्ण पहलू यह सुनिश्चित करने के लिए समय और पैसा खर्च करना है कि सभी कर्मचारी कार्यक्रम के नए मानकों से परिचित और उचित रूप से प्रशिक्षित हों। इसमें नए कर्मचारियों के साथ-साथ सभी मौजूदा कर्मचारियों के साथ लगातार चेक-इन शामिल होना चाहिए।

वार्षिक या त्रैमासिक कंपनी-व्यापी बैठकों की मेजबानी करना जो अनुपालन कार्यक्रम के संबंध में किसी भी चिंता या अपडेट को संबोधित करते हैं और साथ ही यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी नए कर्मचारी अपने रोजगार के पहले कुछ महीनों के भीतर अनुपालन प्रशिक्षण पूरा कर लें, एक सफल अनुपालन कार्यक्रम को बनाए रखने में मदद मिलेगी।

संचार की लाइनें खोलना

एक सफल अनुपालन कार्यक्रम चलाने का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू यह सुनिश्चित करना है कि हर स्तर पर कर्मचारियों को यह महसूस हो कि उनके पास अनुपालन कार्यक्रम के बारे में अपने प्रश्न या चिंताओं को व्यक्त करने का एक खुला अवसर है। अनुपालन कार्यक्रमों को कर्मचारियों को एक गुमनाम मंच के माध्यम से उल्लंघनों की रिपोर्ट करने और नैतिक मुद्दों को संबोधित करने की अनुमति देनी चाहिए। इसके अलावा, अनुपालन अधिकारियों को उन कर्मचारियों के लिए खुद को उपलब्ध और पहुंच योग्य बनाना चाहिए जिनके पास अनुपालन कार्यक्रम के संबंध में विशिष्ट प्रश्न हैं।

अनुपालन कार्यक्रम की देखरेख करने वालों और इसे कवर करने वाले कर्मचारियों के बीच संचार का एक ठोस मार्ग स्थापित करना उल्लंघनों को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है 1) रिपोर्ट करें और भविष्य में इसे रोका जा सकता है।

ऑडिटिंग और मॉनिटरिंग

अनुपालन कार्यक्रम की प्रभावशीलता को मापने, बाहरी नियमों का पालन सुनिश्चित करने और अनुपालन जोखिमों की पहचान करने के लिए लेखा परीक्षा और निगरानी की एक प्रणाली लागू की जानी चाहिए। सामान्य संचालन के हिस्से के रूप में अनुपालन कार्यक्रमों की नियमित रूप से समीक्षा की जानी चाहिए, हालांकि, उन्हें औपचारिक बाहरी ऑडिट के अधीन भी होना चाहिए । ऑडिट कम से कम वार्षिक आधार पर किया जाना चाहिए। लेखा परीक्षक को अपने निष्कर्षों की एक लिखित रिपोर्ट प्रदान करनी चाहिए।

लगातार अनुशासन

एक प्रभावी अनुपालन कार्यक्रम का एक तत्व यह है कि इसे वास्तव में लागू किया जाता है। अनुपालन कार्यक्रम में स्पष्ट, लिखित नीतियां शामिल होनी चाहिए जो कार्यक्रम की अपेक्षाओं और नीतियों का पालन करने में विफल रहने वालों पर उचित अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करती हैं। ये अनुशासनात्मक कार्रवाइयाँ तब लागू होनी चाहिए जब निम्नलिखित परिस्थितियाँ उत्पन्न हों: गैर-अनुपालन, गैर-अनुपालन का पता लगाने में विफलता जब उचित परिश्रम से स्पष्ट सुराग मिले हों, और गैर-अनुपालन के उदाहरणों की रिपोर्ट करने में विफलता।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आवश्यक अनुशासनात्मक कार्रवाइयों को लागू करना आसान हो जाएगा यदि उपरोक्त कदम, विशेष रूप से स्पष्ट रूप से परिभाषित अपेक्षाओं और खुले दरवाजे की नीति का पालन किया जाता है।

सुधार कार्य

अंत में, जब उपरोक्त सभी चरणों का पालन किया गया है, और एक महत्वपूर्ण अनुपालन जोखिम या भेद्यता का पता या तो एक ऑडिट, अनुपालन उल्लंघन, या आंतरिक समीक्षा के माध्यम से मिलता है, तो अनुपालन समिति को समय पर, निर्णायक कार्रवाई करनी चाहिए जिससे गैर-अनुपालन के जोखिम को कम किया जा सके। .

हाइलाइट्स

• अनुपालन कार्यक्रम दिशानिर्देशों और सर्वोत्तम प्रथाओं के एक सेट की रूपरेखा तैयार करते हैं जो सुनिश्चित करते हैं कि कंपनी के कर्मचारी सभी प्रासंगिक कानूनों और विनियमों का पालन कर रहे हैं।

• अनुपालन कार्यक्रम निगमों को अपने ब्रांड को घोटाले और मुकदमों से बचाने में मदद करते हैं।

• एक प्रभावी अनुपालन कार्यक्रम में स्पष्ट नीतियां होनी चाहिए, कर्मचारियों और कार्यक्रम की देखरेख करने वालों के बीच संचार का एक स्वस्थ मार्ग होना चाहिए, और अनुपालन कार्यक्रम का उल्लंघन होने पर सुधारात्मक कार्रवाई करने से पीछे नहीं हटना चाहिए।