Vaatimustenmukaisuusohjelma
Mikä on vaatimustenmukaisuusohjelma?
Vaatimustenmukaisuusohjelma on joukko yrityksen sisäisiä käytäntöjä ja menettelyjä, jotka on otettu käyttöön lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamiseksi tai yrityksen maineen ylläpitämiseksi. Compliance-tiimi tutkii valtion elinten asettamat säännöt, laatii noudattamisohjelman, toteuttaa sen koko yrityksessä ja valvoo ohjelman noudattamista.
Compliance-ohjelmien ymmärtäminen
Tärkeimmät rahoitusalan sääntelyviranomaiset Yhdysvalloissa ovat Federal Reserve Board, Securities and Exchange Commission (SEC) ja Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Näissä ja muissa on asetettu vaatimuksia, joita pankkien, välittäjien, omaisuudenhoitajien ja muiden rahoituslaitosten on soveltuvin osin ja vaihtelevassa määrin noudatettava.
Compliance-ohjelmien merkitys on kasvanut rahoitusalalla finanssikriisin aiheuttaman shokin jälkeen , mutta pankkiirien kiivaat valitukset ovat löytäneet liittohallituksen republikaanit vastaanottavaan korvaan. On tehty yhteisiä ponnisteluja sellaisten säännösten kumoamiseksi, joiden tarkoituksena on estää joitakin finanssialan toimijoita ylipelaamasta omaa etuaan ajavia halujaan, mutta DC:n politiikan työntö ja veto tekee epäselväksi, mitä muutoksia, jos ollenkaan, lopulta johtaa.
Julkisesti noteeratuilla yrityksillä oletetaan olevan vankat vaatimustenmukaisuusohjelmat SEC:n asettamien vaatimusten noudattamiseksi. Erityisesti arkistointivaatimuksia ja määräaikoja on noudatettava tarkasti. Compliance-ohjelmat ovat myös tärkeitä, vaikkakin vähemmän muodollisia, suurissa ja pienissä, julkisissa tai ei-julkisissa yrityksissä.
Jos sääntelyviranomaisen vaatimuksia ei sovelleta, yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelma koskee työntekijöiden käyttäytymistä sisäisten käytäntöjen noudattamiseksi (esim. yrityksen varojen käyttäminen tai naisten kohtelu) ja mikä tärkeintä, yrityksen maineen säilyttäminen asiakkaiden keskuudessa. , tavarantoimittajia, työntekijöitä ja jopa yhteisöä, jossa yritys sijaitsee. Vaatimustenmukaisuusosastot ovat nousseet, koska ne ovat pitäneet yrityksensä poissa kuumasta vedestä sääntelyviranomaisten, asiakkaiden, osakkeenomistajien sekä tiedotusvälineiden ja suuren yleisön kanssa .
Vaatimustenmukaisuusohjelman luominen
Vaikka säännösten noudattamista koskevia ohjelmia voi olla erilaisia – ohjelmia, joilla noudatetaan tarkasti taloussäädöksiä tai joilla varmistetaan, että työpaikka on vapaa syrjinnästä ja seksuaalisesta häirinnästä, jokaisessa noudattamisohjelmassa tulisi olla muutamia avainelementtejä.
Edullista hoitoa koskevan lain hyväksymisen jälkeen hallitus hahmotteli seitsemän osaa terveydenhuollon tarjoajien vahvasta noudattamisohjelmasta. Esityksessä tunnistettiin seuraavat elementit.
Kirjalliset käytännöt, menettelyt ja toimintatavat
Ensimmäinen askel vaatimustenmukaisuusohjelman toteuttamisessa on varmistaa, että noudattamisohjelmallasi on selkeästi määritellyt käytännöt ja odotukset. Kirjallisen ohjelman saaminen kaikkien työntekijöiden saataville, käytäntöjen säännöllinen päivittäminen ja tarkistaminen sekä uusien työntekijöiden tarkistaminen ohjelman 90 päivän kuluessa aloittamisesta ovat olennaisia vaatimustenmukaisuusohjelman onnistumisen kannalta.
Vaatimustenmukaisuusohjelman valvonta
Kun ohjelmaa koskevat odotukset on määritelty selkeästi, sinun on määrättävä sääntöjen noudattamisesta vastaava toimihenkilö tai sääntöjen noudattamista käsittelevä toimikunta valvomaan ohjelmaa. Tällä työntekijällä tai työntekijäryhmällä tulee olla historiaa ja syvällinen tietämys eettisestä käyttäytymisestä, ja yrityksen rakenteesta riippuen hänen tulee raportoida suoraan toimitusjohtajalle.
Koulutus
Ratkaiseva osa vaatimustenmukaisuusohjelman toteuttamisessa työpaikalla on käyttää aikaa ja rahaa varmistaakseen, että kaikki työntekijät ovat perehtyneet ohjelman uusiin standardeihin ja koulutettu niihin asianmukaisesti. Tämän pitäisi sisältää uudet palkat sekä säännölliset sisäänkirjautumiset kaikkien nykyisten työntekijöiden kanssa.
Vuotuisten tai neljännesvuosittain järjestettävien yrityksen laajuisten kokousten järjestäminen, joissa käsitellään vaatimustenmukaisuusohjelmaan liittyviä huolenaiheita tai päivityksiä, sekä sen varmistaminen, että kaikki uudet työntekijät suorittavat vaatimustenmukaisuuskoulutuksen muutaman ensimmäisen työkuukauden aikana, auttavat ylläpitämään onnistunutta noudattamisohjelmaa.
Viestintälinjojen avaaminen
Toinen tärkeä näkökohta onnistuneen vaatimustenmukaisuusohjelman toteuttamisessa on varmistaa, että työntekijät kaikilla tasoilla tuntevat olevansa vapaasti ilmaista vaatimustenmukaisuusohjelmaa koskevat kysymyksensä tai huolensa. Vaatimustenmukaisuusohjelmien pitäisi antaa työntekijöille mahdollisuus ilmoittaa rikkomuksista ja käsitellä eettisiä kysymyksiä anonyymin alustan kautta. Lisäksi sääntöjen noudattamisesta vastaavien toimihenkilöiden tulisi olla tavoitettavissa työntekijöille, joilla on erityisiä kysymyksiä noudattamisohjelmasta.
Vahvan kommunikaatiopolun luominen vaatimustenmukaisuusohjelmaa valvovien ja sen kattamien työntekijöiden välille on välttämätöntä, jotta voidaan varmistaa, että rikkomuksista 1) ilmoitetaan ja ne voidaan estää tulevaisuudessa.
Tarkastus ja valvonta
Auditointi- ja seurantajärjestelmä tulisi ottaa käyttöön vaatimustenmukaisuusohjelman tehokkuuden mittaamiseksi, ulkoisten määräysten noudattamisen varmistamiseksi ja vaatimustenmukaisuusriskien tunnistamiseksi. Vaatimustenmukaisuusohjelmat tulee tarkistaa säännöllisesti osana normaalia toimintaa, mutta niille tulisi tehdä myös virallinen ulkoinen auditointi. Tarkastus tulee tehdä vähintään kerran vuodessa. Tarkastajan tulee antaa kirjallinen raportti havainnoistaan.
Johdonmukainen kuri
Yksi tehokkaan noudattamisohjelman osatekijä on, että se todella pannaan täytäntöön. Vaatimustenmukaisuusohjelman tulee sisältää selkeät kirjalliset käytännöt, joissa sovelletaan asianmukaisia kurinpidollisia toimia niihin, jotka eivät noudata ohjelman odotuksia ja käytäntöjä. Näitä kurinpitotoimia tulisi soveltaa seuraavissa tilanteissa: noudattamatta jättäminen, noudattamatta jättämisen havaitsematta jättäminen, kun due diligence olisi antanut selviä vihjeitä, ja laiminlyönneistä ilmoittamatta jättäminen.
Kuten näette, tarvittavien kurinpitotoimien täytäntöönpano helpottuu, jos yllä olevia vaiheita, erityisesti selkeästi määriteltyjä odotuksia ja avoimien ovien politiikkaa, noudatetaan.
Korjaava toimenpide
Lopuksi, kun kaikki edellä mainitut vaiheet on noudatettu ja merkittävä vaatimustenmukaisuusriski tai haavoittuvuus havaitaan joko tarkastuksen, vaatimustenmukaisuuden rikkomisen tai sisäisen tarkastelun avulla, noudattamiskomitean tulee ryhtyä oikea-aikaisiin ja päättäväisiin toimiin, jotka vähentävät noudattamatta jättämisen riskiä. .
Kohokohdat
Compliance-ohjelmat määrittelevät joukon ohjeita ja parhaita käytäntöjä, joilla varmistetaan, että yrityksen työntekijät noudattavat kaikkia asiaankuuluvia lakeja ja määräyksiä.
Compliance-ohjelmat auttavat yrityksiä suojelemaan brändiään skandaalilta ja oikeudenkäynneiltä.
Tehokkaalla vaatimustenmukaisuusohjelmalla tulee olla selkeät käytännöt, terve kommunikaatiopolku työntekijöiden ja ohjelmaa valvovien välillä, eikä sitä pidä karkoilla korjaavia toimenpiteitä, jos vaatimustenmukaisuusohjelmaa rikotaan.
