Compliance-Programm
Was ist ein Compliance-Programm?
Ein Compliance-Programm ist eine Reihe interner Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens, die eingeführt werden, um Gesetze, Regeln und Vorschriften einzuhalten oder den Ruf des Unternehmens zu wahren. Ein Compliance-Team prüft die von staatlichen Stellen festgelegten Regeln, erstellt ein Compliance-Programm, implementiert es im gesamten Unternehmen und setzt die Einhaltung des Programms durch.
Compliance-Programme verstehen
Die wichtigsten Finanzaufsichtsbehörden in den Vereinigten Staaten sind das Federal Reserve Board, die Securities and Exchange Commission (SEC) und die Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Diese und andere haben Anforderungen festgelegt, die gegebenenfalls und in unterschiedlichem Umfang von Banken, Broker-Dealern, Vermögensverwaltern und anderen Finanzinstituten befolgt werden müssen.
Compliance-Programme haben in der Finanzbranche seit dem Schock der Finanzkrise an Bedeutung gewonnen,. aber heftige Beschwerden von Bankern haben bei den Republikanern in der Bundesregierung auf offene Ohren gestoßen. Es wurden konzertierte Anstrengungen unternommen, um Vorschriften rückgängig zu machen, die einige Teilnehmer im Finanzsektor davon abhalten sollen, ihre eigennützigen Triebe zu übertreiben, aber das Drängen und Ziehen der Politik in DC macht es unklar, welche Änderungen, wenn überhaupt, letztendlich resultieren werden.
Börsennotierte Unternehmen sollten über solide Compliance-Programme verfügen, um die von der SEC festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Insbesondere sind Abgabepflichten und -fristen strikt einzuhalten. Compliance-Programme sind auch wichtig, wenn auch weniger formell, in großen und kleinen, öffentlichen oder nicht-öffentlichen Unternehmen.
Wenn die Anforderungen einer Aufsichtsbehörde nicht gelten, befasst sich ein Compliance-Programm eines Unternehmens mit dem Verhalten von Mitarbeitern, interne Richtlinien einzuhalten (z. B. die Verwendung von Unternehmensgeldern oder die Behandlung von Frauen) und, was noch wichtiger ist, den Ruf des Unternehmens bei seinen Kunden zu wahren , Lieferanten, Mitarbeiter und sogar die Gemeinde, in der sich das Unternehmen befindet. Compliance -Abteilungen haben an Bedeutung gewonnen, da sie ihre Unternehmen vor Ärger mit Aufsichtsbehörden, Kunden, Aktionären, den Medien und der Öffentlichkeit schützen müssen.
So erstellen Sie ein Compliance-Programm
Obwohl es verschiedene Arten von Compliance-Programmen geben kann – solche zur genauen Einhaltung von Finanzvorschriften oder um sicherzustellen, dass ein Arbeitsplatz frei von Diskriminierung und sexueller Belästigung ist – sollte jedes Compliance-Programm einige Schlüsselelemente enthalten.
Nach der Verabschiedung des Affordable Care Act skizzierte die Regierung sieben Komponenten eines starken Compliance-Programms für Gesundheitsdienstleister. Die Präsentation identifizierte die folgenden Elemente.
Schriftliche Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards
Der erste Schritt zur Implementierung eines Compliance-Programms besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Compliance-Programm klar definierte Richtlinien und Erwartungen hat. Die Bereitstellung des schriftlichen Programms für alle Mitarbeiter, die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Richtlinien und die Sicherstellung, dass neue Mitarbeiter das Programm innerhalb von 90 Tagen nach der Einarbeitung überprüfen, sind für den Erfolg eines Compliance-Programms von entscheidender Bedeutung.
Überwachung des Compliance-Programms
Sobald die Erwartungen an das Programm klar definiert sind, müssen Sie einen Compliance -Beauftragten oder ein Compliance-Komitee mit der Überwachung des Programms beauftragen. Dieser Mitarbeiter oder diese Gruppe von Mitarbeitern sollte eine Geschichte und ein tiefes Wissen über ethisches Verhalten haben und, je nach Struktur des Unternehmens, direkt an den CEO berichten.
Aus-und Weiterbildung
Ein entscheidender Aspekt bei der Implementierung eines Compliance-Programms am Arbeitsplatz ist es, Zeit und Geld aufzuwenden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Standards des Programms vertraut und entsprechend geschult sind. Dies sollte sowohl Neueinstellungen als auch häufige Check-ins mit allen aktuellen Mitarbeitern umfassen.
Die Ausrichtung jährlicher oder vierteljährlicher unternehmensweiter Meetings, bei denen Bedenken oder Aktualisierungen bezüglich des Compliance-Programms angesprochen werden, sowie die Sicherstellung, dass alle neuen Mitarbeiter die Compliance-Schulung innerhalb der ersten Monate ihrer Beschäftigung absolvieren, tragen dazu bei, ein erfolgreiches Compliance-Programm aufrechtzuerhalten.
Öffnung der Kommunikationswege
Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Durchführung eines erfolgreichen Compliance-Programms besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen das Gefühl haben, dass sie einen offenen Weg haben, um ihre Fragen oder Bedenken zum Compliance-Programm zu äußern. Compliance-Programme sollten es Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße zu melden und ethische Probleme über eine anonyme Plattform anzusprechen. Darüber hinaus sollten Compliance-Beauftragte für Mitarbeiter, die konkrete Fragen zum Compliance-Programm haben, erreichbar und ansprechbar sein.
Um sicherzustellen, dass Verstöße 1) gemeldet werden und in Zukunft verhindert werden können, muss ein solider Kommunikationsweg zwischen denjenigen, die das Compliance-Programm überwachen, und den Mitarbeitern, für die es zuständig ist, eingerichtet werden.
Prüfung und Überwachung
Es sollte ein Audit- und Überwachungssystem implementiert werden, um die Wirksamkeit des Compliance-Programms zu messen, die Einhaltung externer Vorschriften sicherzustellen und Compliance-Risiken zu identifizieren. Compliance-Programme sollten im Rahmen des normalen Betriebs regelmäßig überprüft werden, sie sollten jedoch auch einer formellen externen Prüfung unterzogen werden. Mindestens einmal jährlich sollte ein Audit durchgeführt werden. Der Prüfer sollte einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen vorlegen.
Konsequente Disziplin
Ein Element eines effektiven Compliance-Programms ist, dass es tatsächlich durchgesetzt wird. Das Compliance-Programm sollte klare, schriftliche Richtlinien enthalten, die geeignete Disziplinarmaßnahmen gegen diejenigen anwenden, die die Erwartungen und Richtlinien des Programms nicht einhalten. Diese Disziplinarmaßnahmen sollten angewendet werden, wenn die folgenden Situationen auftreten: Nichteinhaltung, Versäumnis, eine Nichteinhaltung zu entdecken, obwohl die Due Diligence offensichtliche Hinweise hätte liefern müssen, und Nichtmeldung von Fällen von Nichteinhaltung.
Wie Sie sehen, wird die Durchsetzung der erforderlichen Disziplinarmaßnahmen erleichtert, wenn die oben genannten Schritte eingehalten werden, insbesondere wenn klar definierte Erwartungen und eine Politik der offenen Tür eingehalten werden.
Korrekturmaßnahme
Wenn schließlich alle oben genannten Schritte befolgt wurden und ein erhebliches Compliance-Risiko oder eine Schwachstelle entweder durch eine Prüfung, einen Compliance-Verstoß oder eine interne Überprüfung entdeckt wird, sollte der Compliance-Ausschuss rechtzeitig entschlossene Maßnahmen ergreifen, die das Risiko einer Nichteinhaltung verringern .
Höhepunkte
Compliance-Programme umreißen eine Reihe von Richtlinien und Best Practices, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten.
Compliance-Programme helfen Unternehmen, ihre Marke vor Skandalen und Klagen zu schützen.
Ein effektives Compliance-Programm sollte klare Richtlinien und einen gesunden Kommunikationsweg zwischen Mitarbeitern und denen haben, die das Programm beaufsichtigen, und nicht davor zurückschrecken, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn gegen das Compliance-Programm verstoßen wird.
