Overholdelsesprogram

Hva er et overholdelsesprogram?

Et overholdelsesprogram er et selskaps sett med interne retningslinjer og prosedyrer som er på plass for å overholde lover, regler og forskrifter eller for å opprettholde virksomhetens omdømme. Et overholdelsesteam undersøker reglene fastsatt av offentlige organer, oppretter et overholdelsesprogram, implementerer det i hele selskapet og håndhever overholdelse av programmet.

Forstå compliance-programmer

De viktigste finansregulatorene i USA er Federal Reserve Board, Securities and Exchange Commission (SEC) og Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Disse og andre har etablerte krav som må følges, der det er aktuelt og i varierende grad, av banker, meglerforhandlere, kapitalforvaltere og andre finansinstitusjoner.

Overholdelsesprogrammer har vokst i betydning i finansnæringen siden sjokket av finanskrisen,. men heftige klager fra bankfolk har funnet mottakelige ører hos republikanere i den føderale regjeringen. Det har vært samordnede anstrengelser for å rulle tilbake reguleringer utformet for å hindre noen deltakere i finanssektoren fra å overspille sine egeninteresserte trang, men politikkens push og pull i DC gjør det uklart hvilke endringer, om noen, som til slutt vil resultere.

Børsnoterte selskaper er ment å ha robuste overholdelsesprogrammer for å følge kravene fastsatt av SEC. Spesielt må innleveringskrav og frister overholdes strengt. Overholdelsesprogrammer er også viktige, men mindre formelle, hos store og små selskaper, offentlige eller ikke-offentlige.

Der kravene fra en regulerende myndighet ikke gjelder, tar et overholdelsesprogram til et firma opp de ansattes oppførsel for å overholde interne retningslinjer (f.eks. bruke bedriftsmidler eller behandling av kvinner) og, enda viktigere, for å opprettholde firmaets omdømme blant kundene. , leverandører, ansatte og til og med samfunnet der virksomheten er lokalisert. Overholdelsesavdelinger har økt i status på grunn av deres rolle i å holde selskapene deres unna varmt vann med regulatorer, kunder, aksjonærer, media og allmennheten.

Hvordan lage et overholdelsesprogram

Selv om det kan være forskjellige typer overholdelsesprogrammer – de for å følge økonomiske forskrifter nøye eller for å sikre at en arbeidsplass er fri for diskriminering og seksuell trakassering – bør hvert overholdelsesprogram ha noen få nøkkelelementer.

Etter vedtakelsen av Affordable Care Act, skisserte regjeringen syv komponenter i et sterkt overholdelsesprogram for helsepersonell. Presentasjonen identifiserte følgende elementer.

Skriftlige retningslinjer, prosedyrer og atferdsstandarder

Det første trinnet for å implementere et overholdelsesprogram er å sørge for at overholdelsesprogrammet ditt har klart definerte retningslinjer og forventninger. Å la det skriftlige programmet være lett tilgjengelig for alle ansatte, regelmessig oppdatering og gjennomgang av retningslinjene, og sikre at nyansatte vurderer programmet innen 90 dager etter introduksjon er avgjørende for at et overholdelsesprogram skal lykkes.

Overvåking av overholdelsesprogram

Når forventningene til programmet er klart definert, må du utpeke en compliance officer eller compliance-komité for å overvåke programmet. Denne ansatte eller gruppen av ansatte bør ha en historikk og dyp kunnskap om etisk atferd, og avhengig av hvordan selskapet er strukturert, rapportere direkte til administrerende direktør.

Opplæring og utdanning

Et avgjørende aspekt ved å implementere et etterlevelsesprogram på arbeidsplassen er å bruke tid og penger på å sikre at alle ansatte er kjent og riktig opplært til programmets nye sett med standarder. Dette bør inkludere nyansettelser samt hyppige innsjekkinger med alle nåværende ansatte.

Å være vertskap for årlige eller kvartalsvise bedriftsomfattende møter som tar opp eventuelle bekymringer eller oppdateringer angående compliance-programmet, samt å sikre at alle nye ansatte fullfører compliance-opplæringen i løpet av de første månedene av ansettelse, vil bidra til å opprettholde et vellykket compliance-program.

Åpne kommunikasjonslinjene

Et annet viktig aspekt ved å kjøre et vellykket overholdelsesprogram er å sørge for at ansatte på alle nivåer føler at de har en åpen mulighet til å uttrykke spørsmål eller bekymringer om overholdelsesprogrammet. Overholdelsesprogrammer bør tillate ansatte å rapportere brudd og adressere etiske problemer via en anonym plattform. Videre bør overholdelsesansvarlige gjøre seg tilgjengelige og tilgjengelige for ansatte som har spesifikke spørsmål angående overholdelsesprogrammet.

Å etablere en solid kommunikasjonsvei mellom de som fører tilsyn med compliance-programmet og de ansatte det dekker er avgjørende for å sikre at brudd 1) blir rapportert og kan forhindres i fremtiden.

Revisjon og overvåking

Et system for revisjon og overvåking bør implementeres for å måle effektiviteten til overholdelsesprogrammet, sikre overholdelse av eksterne regelverk og identifisere samsvarsrisikoer. Overholdelsesprogrammer bør gjennomgås regelmessig som en del av normal drift, men de bør også være gjenstand for en formell ekstern revisjon. En revisjon bør utføres minst en gang årlig. Revisor bør gi en skriftlig rapport om sine funn.

Konsekvent disiplin

Et element i et effektivt overholdelsesprogram er at det faktisk håndheves. Overholdelsesprogrammet bør inkludere klare, skriftlige retningslinjer som anvender passende disiplinære handlinger for de som ikke overholder programmets forventninger og retningslinjer. Disse disiplinærtiltakene bør gjelde når følgende situasjoner oppstår: manglende overholdelse, unnlatelse av å oppdage manglende overholdelse når due diligence burde ha gitt åpenbare ledetråder, og unnlatelse av å rapportere tilfeller av manglende overholdelse.

Som du kan se, vil håndheving av de nødvendige disiplinære handlingene bli lettere hvis trinnene ovenfor, spesielt med klart definerte forventninger, og en åpen dør-policy, overholdes.

Korrigerende handling

Til slutt, når alle de ovennevnte trinnene er fulgt, og en betydelig etterlevelsesrisiko eller sårbarhet oppdages enten gjennom en revisjon, brudd på samsvar eller intern gjennomgang, bør samsvarskomiteen iverksette rettidige, avgjørende tiltak som vil redusere risikoen for manglende overholdelse .

Høydepunkter

• Overholdelsesprogrammer skisserer et sett med retningslinjer og beste praksis som sikrer at selskapets ansatte følger alle relevante lover og forskrifter.

• Overholdelsesprogrammer hjelper bedrifter med å beskytte merkevaren deres mot skandale og søksmål.

– Et effektivt overholdelsesprogram bør ha klare retningslinjer, en sunn kommunikasjonsvei mellom ansatte og de som overvåker programmet, og ikke vike unna for å iverksette korrigerende tiltak når samsvarsprogrammet brytes.