Kreditorenbuchhaltung (AP)

Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP)?

„Kreditoren“ (AP) bezieht sich auf ein Konto im Hauptbuch,. das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen. Eine weitere gebräuchliche Verwendung von „AP“ bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder -abteilung, die für die Leistung von Zahlungen verantwortlich ist, die das Unternehmen Lieferanten und anderen Gläubigern schuldet.

Kreditorenbuchhaltung verstehen (AP)

Der gesamte Verbindlichkeitensaldo eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt erscheint in seiner Bilanz unter dem Abschnitt „ Laufende Verbindlichkeiten “. Verbindlichkeiten sind Schulden, die innerhalb einer bestimmten Frist beglichen werden müssen, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. Auf Unternehmensebene bezieht sich AP auf kurzfristige Schuldenzahlungen gegenüber Lieferanten. Die Verbindlichkeit ist im Wesentlichen ein kurzfristiger Schuldschein von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder eine andere Einheit. Die andere Partei würde die Transaktion als Erhöhung ihrer Forderungen in gleicher Höhe verbuchen.

AP ist eine wichtige Zahl in der Bilanz eines Unternehmens. Wenn AP in einem früheren Zeitraum steigt, bedeutet dies, dass das Unternehmen mehr Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kauft, anstatt bar zu bezahlen. Wenn der AP eines Unternehmens sinkt, bedeutet dies, dass das Unternehmen seine Schulden aus früheren Perioden schneller begleicht, als neue Artikel auf Kredit zu kaufen. Das Kreditorenmanagement ist für die Verwaltung des Cashflows eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Bei Verwendung der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung erscheint die Nettozunahme oder -abnahme von AP aus der Vorperiode im oberen Abschnitt, dem Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit. Das Management kann AP verwenden, um den Cashflow des Unternehmens bis zu einem gewissen Grad zu manipulieren. Wenn das Management beispielsweise die Barreserven für einen bestimmten Zeitraum erhöhen möchte, kann es die Zeit verlängern, die das Unternehmen benötigt, um alle ausstehenden Rechnungen in AP zu bezahlen. Diese Flexibilität, später zu zahlen, muss jedoch gegen die laufenden Beziehungen abgewogen werden, die das Unternehmen mit seinen Lieferanten unterhält. Es ist immer eine gute Geschäftspraxis, Rechnungen bis zu ihrem Fälligkeitsdatum zu bezahlen.

Erfassung der Kreditorenbuchhaltung

Eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung setzt voraus, dass für alle Buchungen im Hauptbuch stets eine gegenläufige Belastung und Gutschrift erfolgen muss. Um die Verbindlichkeiten zu erfassen, schreibt der Buchhalter die Verbindlichkeiten gut, wenn die Rechnung oder die Rechnung eingegangen ist. Die Belastungsverrechnung dieser Buchung geht in der Regel auf ein Aufwandskonto für die auf Kredit gekaufte Ware oder Dienstleistung. Die Belastung könnte auch auf einem Anlagekonto erfolgen, wenn es sich bei der gekauften Sache um einen aktivierungsfähigen Vermögenswert handelt. Wenn die Rechnung bezahlt ist, belastet der Buchhalter die Verbindlichkeiten, um den Verbindlichkeitssaldo zu verringern. Die Gegengutschrift erfolgt auf dem Kassenkonto, wodurch sich auch der Kassenbestand verringert.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 500 US-Dollar für Büromaterial. Wenn die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung erhält, verbucht sie eine Gutschrift in Höhe von 500 USD in der Kreditorenbuchhaltung und eine Belastung in Höhe von 500 USD für die Ausgaben für Büromaterial. Die Belastung von 500 $ für die Ausgaben für Bürobedarf fließt zu diesem Zeitpunkt in die Gewinn- und Verlustrechnung ein, sodass das Unternehmen die Kauftransaktion erfasst hat, obwohl kein Bargeld ausgezahlt wurde. Dies steht im Einklang mit der periodengerechten Rechnungslegung,. bei der Ausgaben erfasst werden, wenn sie anfallen, und nicht, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Das Unternehmen bezahlt dann die Rechnung, und der Buchhalter verbucht eine Gutschrift in Höhe von 500 USD auf dem Barkonto und eine Belastung in Höhe von 500 USD auf den Verbindlichkeiten.

Ein Unternehmen kann gleichzeitig viele offene Zahlungen an Lieferanten haben. Alle ausstehenden Zahlungen an Lieferanten werden in den Verbindlichkeiten erfasst. Wenn sich also jemand den Saldo der Verbindlichkeiten ansieht, sieht er den Gesamtbetrag, den das Unternehmen allen seinen Lieferanten und kurzfristigen Kreditgebern schuldet. Dieser Gesamtbetrag erscheint in der Bilanz. Wenn das oben genannte Unternehmen beispielsweise auch eine Rechnung für Rasenpflegedienste in Höhe von 50 USD erhalten hat, würde die Summe beider Einträge in der Kreditorenbuchhaltung 550 USD betragen, bevor das Unternehmen diese Schulden begleicht.

Kreditorenbuchhaltung vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Obwohl einige Leute die Ausdrücke „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ synonym verwenden, beziehen sich die Ausdrücke auf ähnliche, aber leicht unterschiedliche Situationen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stellen das Geld dar, das ein Unternehmen seinen Lieferanten für bestandsbezogene Waren schuldet, wie z. B. Geschäftsbedarf oder Materialien, die Teil des Bestands sind . Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen umfassen alle kurzfristigen Schulden oder Verpflichtungen des Unternehmens.

Wenn beispielsweise ein Restaurant einem Lebensmittel- oder Getränkeunternehmen Geld schuldet, sind diese Artikel Teil des Inventars und somit Teil seiner Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Unterdessen fallen Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen, wie zum Beispiel dem Unternehmen, das die Uniformen des Personals reinigt, in die Kategorie Verbindlichkeiten. Beide Kategorien fallen unter die breitere Kategorie Verbindlichkeiten, und viele Unternehmen fassen beide unter dem Begriff Verbindlichkeiten zusammen.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Forderungen und Verbindlichkeiten sind im Wesentlichen Gegensätze. Verbindlichkeiten sind das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, während Forderungen das Geld sind, das dem Unternehmen geschuldet wird, typischerweise von Kunden. Wenn ein Unternehmen Geschäfte mit einem anderen auf Kredit abwickelt, verbucht das eine einen Eintrag bei den Verbindlichkeiten in seinen Büchern, während das andere einen Eintrag bei den Forderungen verbucht.

Höhepunkte

• Die Summe aller ausstehenden Beträge, die Lieferanten geschuldet werden, wird als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen.

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt wurden.

• Das Management kann sich dafür entscheiden, seine ausstehenden Rechnungen so nah wie möglich am Fälligkeitsdatum zu bezahlen, um den Cashflow zu verbessern.

• Die Erhöhung oder Verringerung des gesamten AP aus der Vorperiode erscheint in der Kapitalflussrechnung.

FAQ

Wie unterscheiden sich Verbindlichkeiten von Forderungen?

Forderungen stellen Gelder dar, die dem Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen geschuldet werden, und werden als Vermögenswert gebucht. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen hingegen stellen Gelder dar, die das Unternehmen anderen schuldet. Zum Beispiel Zahlungen an Lieferanten oder Kreditoren. Verbindlichkeiten werden als Verbindlichkeiten gebucht.

Was sind Beispiele für Verbindlichkeiten?

Eine Verbindlichkeit entsteht immer dann, wenn ein Unternehmen Geld für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte schuldet, das vom Unternehmen noch nicht bezahlt wurde. Dabei kann es sich um einen Kreditkauf bei einem Anbieter handeln oder um eine Abonnement- oder Ratenzahlung, die nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen fällig wird.

Wo finde ich die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen befinden sich in der Bilanz eines Unternehmens, und da sie Gelder darstellen, die anderen geschuldet werden, werden sie als kurzfristige Verbindlichkeit gebucht.

Sind Verbindlichkeiten eine Geschäftsausgabe?

Nein. Einige Leute glauben fälschlicherweise, dass sich Verbindlichkeiten auf die laufenden Ausgaben des Kerngeschäfts eines Unternehmens beziehen, aber das ist eine falsche Interpretation des Begriffs. Ausgaben finden sich in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens, während Verbindlichkeiten als Verbindlichkeit in der Bilanz verbucht werden.