Barauszahlungsjournal
Was ist ein Barauszahlungsjournal?
Ein Barauszahlungsjournal ist eine Aufzeichnung, die von den internen Buchhaltern eines Unternehmens geführt wird und alle finanziellen Ausgaben eines Unternehmens auflistet, bevor diese Zahlungen im Hauptbuch verbucht werden. Diese Journale werden monatlich mit den Hauptbuchkonten abgeglichen, die dann zur Erstellung von Jahresabschlüssen für regelmäßige Buchungsperioden verwendet werden.
Verstehen eines Barauszahlungsjournals
Diese Journale werden im Allgemeinen von Buchhaltungssoftware verwaltet und enthalten wichtige Informationen wie den Auszahlungsbetrag, die Schecknummer, die Transaktionsart, den Zahlungsempfänger, den Zahler und die Notiz. Einige Unternehmen zeichnen jedoch andere wichtige Details auf, z. B. Rabatte auf gekaufte Massenartikel. Unterschiedliche Arten von Ausgaben können entweder in verschiedenen Spalten aufgeführt werden oder sie können unterschiedliche Codes erhalten.
Journalmanager müssen detailorientiert sein und jede Transaktion sorgfältig aufzeichnen, um zu verhindern, dass Bargeld fehlgeleitet oder zweckentfremdet wird. Darüber hinaus können Barauszahlungsjournale Geschäftsinhabern beim Cash-Management helfen, indem sie klare Bilder von Inventarausgaben, Löhnen, Mietkosten und anderen externen Ausgaben liefern. Diese Daten können entscheidend sein, um fundierte Geschäftsentscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Ein Barauszahlungsjournal zeigt einem Geschäftsinhaber, ob mehr Bargeld das Unternehmen verlässt als hereinkommt und umgekehrt, sodass er Anpassungen am Unternehmen vornehmen kann, um sicherzustellen, dass immer ein positiver Cashflow vorhanden ist.
Bei einer Barauszahlung werden alle Bargeldtransfers erfasst, nicht nur die von physischem Bargeld. Dazu gehören Schecks und elektronische Geldüberweisungen oder andere Bargeldäquivalente.
Struktur des Barauszahlungsjournals
Das Barauszahlungsjournal enthält eine Vielzahl von Spalten, um die Geldabflüsse des Unternehmens zu erfassen. Die Spalten enthalten das Datum jeder Barzahlung, die Details des anderen betroffenen Sachkontos, die vom Unternehmen ausgestellte Schecknummer, den Gesamtbetrag der gezahlten Barmittel, das Kreditkontrollkonto, das den vom Konto des Gläubigers abgezogenen Betrag zeigt , gezahlte Steuern und spezielle Spalten, die die Art der Transaktion identifizieren, z. B. Werbung, Löhne usw.
Jede dieser Spalten wird dann am Ende des Erfassungszeitraums aufsummiert, um eine Gesamtsumme zu erhalten. Diese Informationen werden dann in das Hauptbuch übertragen.
Beispiel eines Barauszahlungsjournals
Angenommen, Unternehmen ABC kauft in einem Monat eine Maschine vom Hersteller BZY für 5.000 $ und mietet einen Lkw von Rental Trucks für 500 $. Das Unternehmen müsste seine Barguthaben gutschreiben und die entsprechenden Konten belasten. Das Kassenbuch würde in etwa so aussehen.
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Barauszahlungsjournal
Dies ist ein sehr vereinfachtes Beispiel, würde aber zeigen, wie Transaktionen aufgezeichnet werden. Dabei ist sowohl der Barbetrag auf dem Barkreditkonto zu verbuchen als auch der gleiche Betrag von einem entsprechenden Konto abzubuchen. Je nach Typ kann dieses Konto ein Bestandskonto oder ein anderes herkömmliches Bilanzkonto sein. In diesem Fall wurde es in ein Konto der Kategorie "Sonstiges" gelegt.
Für jede Art von Unternehmen sieht ein Barauszahlungsjournal sehr unterschiedlich aus. Das Barauszahlungsjournal eines Einzelhändlers würde Inventar, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehälter und Löhne enthalten. Ein Hersteller kann all dies haben, berücksichtigt aber auch die eingekauften Rohstoffe und die Produktionskosten. Ein Softwareunternehmen hat möglicherweise nur Gehälter und Hardware-(Computer-)Kosten.
Unabhängig von der Art des Unternehmens muss ein Geschäftsinhaber jedes Mal, wenn Bargeld ausgezahlt wird, ein Barauszahlungsjournal verwenden, um aufzuzeichnen, wofür Geld ausgegeben wird. Es ist ein entscheidendes Instrument für den Erfolg eines jeden Unternehmens und stellt sicher, dass alle dem Internal Revenue Service (IRS) zur Verfügung gestellten Informationen zum Steuerzeitpunkt korrekt sind.
Höhepunkte
Ein Barauszahlungsjournal ist eine Aufzeichnung der internen Konten eines Unternehmens, in der alle finanziellen Ausgaben aufgeführt sind, die mit Bargeld oder Zahlungsmitteläquivalenten getätigt wurden.
Barauszahlungsjournale können Geschäftsinhabern beim Cash-Management helfen, indem sie klare Bilder von Inventarausgaben, Löhnen, Mietkosten und anderen externen Ausgaben liefern.
Die in einem Barauszahlungsjournal enthaltenen Informationen sind der Auszahlungsbetrag, die Schecknummer, die Transaktionsart, der Zahlungsempfänger und alle anderen relevanten Informationen.
Ein Barauszahlungsjournal wird erstellt, bevor Zahlungen in das Hauptbuch gebucht werden, und wird beim Erstellen eines Hauptbuchs verwendet.
