Kontantutbetalningstidskrift

Vad är en kontantutbetalningsdagbok?

En kontantutbetalningsjournal är ett register som förs av ett företags interna revisorer som specificerar alla ekonomiska utgifter som ett företag gör innan dessa betalningar bokförs till huvudboken. På månadsbasis stäms dessa journaler av mot huvudbokskonton, som sedan används för att skapa bokslut för vanliga redovisningsperioder.

Förstå en kontantutbetalningsdagbok

Dessa journaler, som vanligtvis underhålls av bokföringsprogram, innehåller viktig information såsom utbetalningsbelopp, checknummer, transaktionstyp, betalningsmottagare, betalare och memo. Men vissa företag registrerar andra viktiga detaljer, som rabatter på köpta bulkartiklar. Olika typer av utgifter kan antingen listas i olika kolumner eller så kan de få distinkta koder.

Journalansvariga måste vara detaljorienterade och de måste noggrant registrera varje transaktion för att förhindra att kontanter missriktas eller förskingras. Dessutom kan kontantutbetalningsjournaler hjälpa företagare med kontanthantering genom att ge tydliga bilder av lagerkostnader, löner, hyreskostnader och andra externa utgifter. Dessa data kan vara avgörande för att fatta sunda affärsbeslut framåt.

En kontantutbetalningsjournal visar en företagsägare om mer pengar lämnar företaget än kommer in och vice versa, vilket gör att de kan göra justeringar av verksamheten för att säkerställa att det alltid finns ett positivt kassaflöde.

En kontantutbetalning registrerar alla kontantöverföringar, inte bara fysiska kontanter. Detta inkluderar checkar och elektroniska överföringar eller andra motsvarande kontanter.

Kontantutbetalningsjournalstruktur

Kontantutbetalningsjournalen innehåller en mängd kolumner för att registrera företagets kassautflöden. Kolumnerna inkluderar datumet för varje kontantbetalning, uppgifterna om det andra redovisningskontot som påverkas, checknumret som utfärdats av företaget, det totala beloppet för de kontanter som betalats, kreditkontrollkontot, som visar det belopp som dragits från kreditgivarens konto , betalda skatter och särskilda kolumner som identifierar typen av transaktion, såsom reklam, löner etc.

Var och en av dessa kolumner läggs sedan ihop i slutet av journalföringsperioden för att komma fram till en total summa. Denna information överförs sedan till huvudboken.

Exempel på en kontantutbetalningsjournal

Anta att företaget ABC på en månad köper en maskin från tillverkaren BZY för 5 000 USD och hyr en lastbil från Rental Trucks för 500 USD. Företaget skulle behöva kreditera sina kassasaldon och debitera motsvarande konton. Kassajournalen skulle se ut ungefär så här.

TTT

Kontantutbetalningstidskrift

Detta är ett mycket förenklat exempel men skulle visa hur transaktioner registreras. Både kontantbeloppet måste registreras på kontantkreditkontot och samma belopp måste debiteras från ett motsvarande konto. Beroende på typen kan det kontot vara ett lagerkonto eller något annat traditionellt balanskonto. I det här fallet har det lagts till ett "övrigt" kategorikonto.

För varje typ av företag kommer en kontantutbetalningsjournal att se väldigt olika ut. En återförsäljares kontantutbetalningsjournal skulle innehålla lager, kundfordringar, leverantörsskulder, löner och löner. En tillverkare kan ha alla dessa men står också för inköpta råvaror och produktionskostnader. Ett mjukvaruföretag får bara ha löner och hårdvara (dator)kostnader.

Oavsett vilken typ av företag som helst måste en företagare använda en kontantutbetalningsjournal när kontanter betalas ut för att hålla ett register över var pengarna spenderas. Det är ett viktigt verktyg för framgången för alla företag samt att se till att all information som ges till Internal Revenue Service (IRS) är korrekt vid skattetidpunkten.

Höjdpunkter

• En kassautbetalningsjournal är ett register över ett företags interna konton som specificerar alla finansiella utgifter som gjorts med kontanter eller likvida medel.

• Kontantutbetalningsjournaler kan hjälpa företagare med kontanthantering genom att ge tydliga bilder av lagerkostnader, löner, hyreskostnader och andra externa utgifter.

• Informationen som ingår i en kontantutbetalningsjournal är utbetalningsbeloppet, checknumret, transaktionstypen, betalningsmottagaren och all annan relevant information.

• En kontantutbetalningsjournal görs innan betalningar bokförs till huvudboken och används för att skapa en huvudbok.