Kontantutbetalingsjournal
Hva er en kontantutbetalingsjournal?
En kontantutbetalingsjournal er en journal som føres av et selskaps interne regnskapsførere som spesifiserer alle økonomiske utgifter en virksomhet gjør før disse betalingene bokføres til hovedboken. På månedlig basis blir disse journalene avstemt med hovedbokkonti, som deretter brukes til å lage regnskap for vanlige regnskapsperioder.
Forstå en kontantutbetalingsjournal
Vanligvis vedlikeholdt av regnskapsprogramvare, inneholder disse journalene viktig informasjon som utbetalingsbeløp, sjekknummer, transaksjonstype, betalingsmottaker, betaler og notat. Men noen virksomheter registrerer andre viktige detaljer, for eksempel rabatter på bulkvarer som kjøpes. Ulike typer utgifter kan enten være oppført i forskjellige kolonner eller de kan motta forskjellige koder.
Journalledere må være detaljorienterte og de må omhyggelig registrere hver transaksjon for å forhindre at kontanter blir feildirigert eller misbrukt. Videre kan kontantutbetalingsjournaler hjelpe bedriftseiere med kontanthåndtering ved å gi klare bilder av lagerutgifter, lønn, leiekostnader og andre eksterne utgifter. Disse dataene kan være avgjørende for å ta gode forretningsbeslutninger fremover.
En kontantutbetalingsjournal vil vise en bedriftseier om mer penger forlater selskapet enn å komme inn og omvendt, slik at de kan gjøre justeringer i virksomheten for å sikre at det alltid er en positiv kontantstrøm.
En kontantutbetaling vil registrere enhver kontantoverføring, ikke bare for fysiske kontanter. Dette inkluderer sjekker og elektroniske pengeoverføringer eller andre kontantekvivalenter.
Kontantutbetalingsjournalstruktur
Kontantutbetalingsjournalen inneholder en rekke kolonner for å registrere kontantstrømmer fra virksomheten. Kolonnene inkluderer datoen for hver kontantbetaling, detaljene for den andre berørte finanskontoen, sjekknummeret utstedt av virksomheten, det totale beløpet for kontanter som er betalt, kredittkontrollkontoen, som viser beløpet som er trukket fra kreditors konto , betalte skatter og spesielle kolonner som identifiserer transaksjonstypen, for eksempel annonsering, lønn osv.
Hver av disse kolonnene legges så sammen ved slutten av journalføringsperioden for å komme frem til en totalsum. Denne informasjonen overføres deretter til hovedboken.
Eksempel på en kontantutbetalingsjournal
Tenk deg at selskapet ABC om en måned kjøper en maskin fra produsenten BZY for $5000 og leier en lastebil fra Rental Trucks for $500. Selskapet må kreditere sine kontantbeholdninger og debitere tilsvarende kontoer. Kassejournalen vil se omtrent slik ut.
TTT
Kontantutbetalingsjournal
Dette er et veldig forenklet eksempel, men vil vise hvordan transaksjoner registreres. Både kontantbeløpet må registreres på kontantkredittkontoen og det samme beløpet må belastes en tilsvarende konto. Avhengig av typen, kan den kontoen være en lagerkonto eller en annen tradisjonell balansekonto. I dette tilfellet har den blitt satt inn i en "annet" kategorikonto.
For hver type bedrift vil en kontantutbetalingsjournal se svært forskjellig ut. En forhandlers kontantutbetalingsjournal vil inkludere inventar, kundefordringer, leverandørgjeld, lønn og lønn. En produsent kan ha alle disse, men står også for innkjøpte råvarer og produksjonskostnader. Et programvareselskap kan bare ha lønn og maskinvarekostnader (datamaskin).
Uavhengig av type selskap, må en bedriftseier bruke en kontantutbetalingsjournal hver gang kontanter blir utbetalt for å holde oversikt over hvor pengene blir brukt. Det er et kritisk verktøy for å lykkes med enhver bedrift, i tillegg til å sørge for at all informasjon gitt til Internal Revenue Service (IRS) er korrekt på skattetidspunktet.
Høydepunkter
En kontantutbetalingsjournal er en registrering av et selskaps interne regnskap som spesifiserer alle økonomiske utgifter gjort med kontanter eller kontantekvivalenter.
Kontantutbetalingsjournaler kan hjelpe bedriftseiere med kontanthåndtering ved å gi klare bilder av lagerutgifter, lønn, leiekostnader og andre eksterne utgifter.
Informasjonen som er inkludert i en kontantutbetalingsjournal er utbetalingsbeløpet, sjekknummeret, transaksjonstypen, betalingsmottaker og annen relevant informasjon.
En kontantutbetalingsjournal gjøres før innbetalinger bokføres til hovedboken og brukes til å opprette en hovedbok.
