Kontantudbetalingsjournal
Hvad er en kontantudbetalingsjournal?
En kontantudbetalingsjournal er en registrering, der føres af en virksomheds interne revisorer, der specificerer alle økonomiske udgifter, som en virksomhed foretager, før disse betalinger bogføres i hovedbogen. På månedsbasis afstemmes disse kladder med hovedbogskonti, som derefter bruges til at oprette regnskaber for almindelige regnskabsperioder.
Forstå en kontantudbetalingsjournal
Disse journaler vedligeholdes generelt af regnskabssoftware og indeholder væsentlige oplysninger såsom udbetalingsbeløb, checknummer, transaktionstype, betalingsmodtager, betaler og notat. Men nogle virksomheder registrerer andre vigtige detaljer, såsom rabatter på købte bulkvarer. Forskellige typer udgifter kan enten være opført i forskellige kolonner, eller de kan modtage forskellige koder.
Journalledere skal være detaljeorienterede, og de skal omhyggeligt registrere hver transaktion for at forhindre, at kontanter bliver forkert dirigeret eller misbrugt. Ydermere kan kontantudbetalingsjournaler hjælpe virksomhedsejere med kontantstyring ved at give klare billeder af lagerudgifter, lønninger, lejeomkostninger og andre eksterne udgifter. Disse data kan være afgørende for at træffe sunde forretningsbeslutninger fremadrettet.
En kontantudbetalingsjournal vil vise en virksomhedsejer, hvis flere kontanter forlader virksomheden end der kommer ind og omvendt, hvilket giver dem mulighed for at foretage justeringer af virksomheden for at sikre, at der altid er et positivt cashflow.
En kontant udbetaling vil registrere enhver kontantoverførsel, ikke kun den for fysiske kontanter. Dette omfatter checks og elektroniske pengeoverførsler eller andre tilsvarende kontanter.
Kontantudbetalingsjournalstruktur
Kontantudbetalingskladden indeholder en række kolonner til at registrere virksomhedens pengestrømme. Kolonnerne inkluderer datoen for hver kontant betaling, oplysningerne om den anden berørte finanskonto, checknummeret udstedt af virksomheden, det samlede beløb for de betalte kontanter, kreditkontrolkontoen, som viser det beløb, der er trukket fra kreditors konto , betalte skatter og særlige kolonner, der identificerer typen af transaktion, såsom annoncering, løn osv.
Hver af disse kolonner lægges derefter sammen i slutningen af journaliseringsperioden for at nå frem til en samlet sum. Disse oplysninger overføres derefter til hovedbogen.
Eksempel på en kontantudbetalingsjournal
Antag, at virksomheden ABC om en måned køber en maskine fra producenten BZY for 5.000 USD og lejer en lastbil fra Rental Trucks for 500 USD. Virksomheden skal kreditere sine kassebeholdninger og debitere tilsvarende konti. Kassejournalen ville se nogenlunde sådan ud.
TTT
Kontantudbetalingsjournal
Dette er et meget forenklet eksempel, men vil vise, hvordan transaktioner registreres. Både kontantbeløbet skal registreres på kassekreditkontoen, og det samme beløb skal debiteres en tilsvarende konto. Afhængigt af typen kan denne konto være en lagerkonto eller enhver anden traditionel balancekonto. I dette tilfælde er det blevet sat i en "andet" kategorikonto.
For hver virksomhedstype vil en kontantudbetalingskladde se meget forskellig ud. En detailhandlers kontantudbetalingsjournal vil omfatte inventar, tilgodehavender, kreditorer, lønninger og lønninger. En producent kan have alle disse, men står også for indkøbte råvarer og produktionsomkostninger. En softwarevirksomhed må kun have løn og hardware (computer)omkostninger.
Uanset typen af virksomhed, skal en virksomhedsejer bruge en kontantudbetalingsjournal, hver gang der udbetales kontanter for at holde en fortegnelse over, hvor pengene bliver brugt. Det er et kritisk værktøj for enhver virksomheds succes, samt at sikre, at alle oplysninger, der gives til Internal Revenue Service (IRS), er korrekte på skattetidspunktet.
Højdepunkter
En kontantudbetalingsjournal er en registrering af en virksomheds interne konti, der specificerer alle økonomiske udgifter foretaget med kontanter eller likvider.
Kontantudbetalingsjournaler kan hjælpe virksomhedsejere med kontantstyring ved at give klare billeder af lagerudgifter, lønninger, lejeomkostninger og andre eksterne udgifter.
De oplysninger, der er inkluderet i en kontantudbetalingskladde, er udbetalingsbeløbet, checknummeret, transaktionstypen, betalingsmodtageren og enhver anden relevant information.
En kasseudbetalingskladde udføres, før betalinger bogføres til hovedbogen, og bruges til at oprette en hovedbog.
