Journal des décaissements
Qu'est-ce qu'un journal des décaissements ?
Un journal des décaissements est un registre tenu par les comptables internes d'une entreprise qui détaille toutes les dépenses financières effectuées par une entreprise avant que ces paiements ne soient enregistrés dans le grand livre général. Sur une base mensuelle, ces journaux sont réconciliés avec les comptes du grand livre, qui sont ensuite utilisés pour créer des états financiers pour des périodes comptables régulières.
Comprendre un journal des décaissements
Généralement gérés par un logiciel de comptabilité, ces journaux contiennent des informations essentielles telles que le montant du décaissement, le numéro de chèque, le type de transaction, le bénéficiaire, le payeur et le mémo. Mais certaines entreprises enregistrent d'autres détails importants, tels que les remises sur les articles en vrac achetés. Différents types de dépenses peuvent soit être répertoriés dans différentes colonnes, soit recevoir des codes distincts.
Les gestionnaires de journaux doivent être attentifs aux détails et enregistrer méticuleusement chaque transaction pour éviter que l'argent ne soit mal acheminé ou détourné. De plus, les journaux de décaissement peuvent aider les propriétaires d'entreprise à gérer leur trésorerie en fournissant des images claires des dépenses d'inventaire, des salaires, des coûts de location et d'autres dépenses externes. Ces données peuvent être cruciales pour prendre des décisions commerciales judicieuses à l'avenir.
Un journal des décaissements indiquera au propriétaire de l'entreprise si plus d'argent sort de l'entreprise qu'il n'en rentre et vice versa, ce qui lui permet de faire des ajustements à l'entreprise pour s'assurer qu'il y a toujours un flux de trésorerie positif.
Un décaissement en espèces enregistrera tout transfert en espèces, pas seulement celui en espèces physiques. Cela comprend les chèques et les transferts électroniques de fonds ou tout autre équivalent en espèces.
Structure du journal des décaissements en espèces
Le journal des décaissements contient une variété de colonnes pour enregistrer les sorties de fonds de l'entreprise. Les colonnes incluent la date de chaque paiement en espèces, les détails de l'autre compte du grand livre concerné, le numéro de chèque émis par l'entreprise, le montant total de l'argent versé, le compte de contrôle du crédit, qui indique le montant déduit du compte du créancier , les taxes payées et des colonnes spéciales qui identifient le type de transaction, comme la publicité, les salaires, etc.
Chacune de ces colonnes est ensuite additionnée à la fin de la période de journalisation pour arriver à une somme totale. Ces informations sont ensuite transférées au grand livre.
Exemple de journal des décaissements
Supposons que dans un mois, la société ABC achète une machine au fabricant BZY pour 5 000 USD et loue un camion à Rental Trucks pour 500 USD. L'entreprise devrait créditer ses soldes de trésorerie et débiter les comptes correspondants. Le journal de caisse ressemblerait à ceci.
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Journal des décaissements
C'est un exemple très simpliste mais qui montrerait comment les transactions sont enregistrées. Le montant en espèces doit être enregistré sur le compte de crédit en espèces et le même montant doit être débité d'un compte correspondant. Selon le type, ce compte peut être un compte d' inventaire ou tout autre compte de bilan traditionnel. Dans ce cas, il a été placé dans un compte de catégorie "autre".
Pour chaque type d'entreprise, un journal des décaissements sera très différent. Le journal des décaissements en espèces d'un détaillant comprendrait l'inventaire, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les salaires et les traitements. Un fabricant peut avoir tous ces éléments, mais il comptabilise également les matières premières achetées et les coûts de production. Une entreprise de logiciels peut n'avoir que des salaires et des coûts de matériel (ordinateur).
Quel que soit le type d'entreprise, un propriétaire d'entreprise doit utiliser un journal des décaissements chaque fois que de l'argent est décaissé pour conserver une trace de l'endroit où l'argent est dépensé. Il s'agit d'un outil essentiel au succès de toute entreprise ainsi que de s'assurer que toutes les informations fournies à l' Internal Revenue Service (IRS) sont correctes au moment des impôts.
Points forts
Un journal des décaissements de trésorerie est un enregistrement des comptes internes d'une entreprise qui détaille toutes les dépenses financières effectuées avec de la trésorerie ou des équivalents de trésorerie.
Les journaux de décaissement peuvent aider les propriétaires d'entreprise à gérer leur trésorerie en fournissant des images claires des dépenses d'inventaire, des salaires, des coûts de location et d'autres dépenses externes.
Les informations contenues dans un journal des décaissements en espèces sont le montant du décaissement, le numéro de chèque, le type de transaction, le bénéficiaire et toute autre information pertinente.
Un journal des décaissements en espèces est effectué avant que les paiements ne soient comptabilisés dans le grand livre et est utilisé pour créer un grand livre.
