Anforderung
Was ist eine Anforderung?
Eine Anforderung bezieht sich auf den Prozess der formellen Anforderung einer Dienstleistung oder eines Artikels, typischerweise unter Verwendung eines Bestellanforderungsformulars oder eines anderen standardisierten Dokuments. Der Anforderungsprozess ist eine standardisierte Methode, um alle Anforderungen innerhalb eines Unternehmens zu verfolgen und zu verbuchen.
Wie eine Anforderung funktioniert
Eine Anforderung initiiert die Anfrage für eine bestimmte Aktion und zeichnet diese Aktion auch für spätere Berichtsanforderungen auf. Beispielsweise würden Mitarbeiter in einem Unternehmen eine Bestellanforderung verwenden, wenn sie zusätzliches Material benötigen. Früher wurden Anforderungen über Papierformulare gestellt, aber die meisten Unternehmen verwenden heute digitale Anforderungsprozesse, die eine einfachere Nachverfolgung des Prozesses ermöglichen, einschließlich einer Buchhaltung des relevanten Bestands. Diese Arten von Anforderungen aktualisieren häufig automatisch den Bestand für bessere Kontrollen.
Ein formalisierter Anforderungsprozess verbessert die Effizienz und Verantwortlichkeit über alle Kontaktpunkte hinweg. Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die sich die gewünschten Materialien holen, wann sie sie möchten, bietet die Bestellanforderung eine besser kontrollierte und dokumentierte Methode zur Verwaltung interner Materialbestände und zukünftiger Nachfrage. Beispielsweise füllen Ärzte in der Medizin ein Anforderungsformular aus, wenn sie Labortests anfordern. Diese digitalen Formulare enthalten die Patienten-ID und andere medizinische Informationen, um sicherzustellen, dass Patienten korrekte Labortests erhalten.
Standardisierte Anforderungsformulare
Anforderungsformulare enthalten in der Regel den Namen der Person, die die Anfrage stellt, das Datum der Anfrage, die angeforderten Artikel, das Lieferdatum, den Lieferort und die für die Erfüllung der Anfrage zuständige Abteilung. Die Formulare enthalten auch die Unterschrift der Person, die den Antrag erfüllt, und das Datum der Erfüllung. In großen Unternehmen mit mehreren Standorten und zentralisiertem Einkauf sind diese Anforderungsprozesse entscheidend für die Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität.
Ein weiteres Beispiel für ein Anforderungsverfahren findet sich in der Finanzwelt, wenn Aktionäre den Vorstand eines Unternehmens auffordern, über vorgeschlagene Beschlüsse abstimmen zu lassen. Im Wesentlichen ist ein Anforderungsprozess ein formalisiertes, dokumentiertes Verfahren, das der Schlüssel zur Verbesserung der Effizienz in einem Geschäftsumfeld ist.
Bestellanforderung vs. Bestellung
Eine Bestellanforderung ist ein internes Formular zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und hat keine rechtlichen oder verbindlichen vertraglichen Verpflichtungen. Eine Bestellung ist eine vertragliche Vereinbarung, die von Unternehmen verwendet wird, wenn sie Waren und Dienstleistungen von einem externen Lieferanten bestellen. Zum Beispiel stellt ein Unternehmen, das Lieferungen in einem Bürogeschäft bestellt, eine Bestellung aus, in der die gekauften Artikel, ihre Preise, Zahlungsbedingungen, Liefertermine und alle Sonderrabatte aufgeführt sind,. die für vorzeitige Zahlung angeboten werden.
Das unternehmensinterne Bestellanforderungsformular richtet sich an Mitarbeiter, die für ihre Abteilungen oder sich selbst Material anfordern möchten. Oft erfordern diese Formulare eine Genehmigung durch das Management.
Beispiel für eine Anforderung
Betrachten Sie das folgende Beispiel, um den Anforderungsprozess besser zu verstehen. Das Learning and Development Team einer Krankenkasse benötigt neues Material für sein Schulungsprogramm. Der Teamleiter muss diese Materialien über das automatisierte Anforderungssystem des Unternehmens anfordern.
Der Lead durchsucht einen Katalog und wählt eine Auswahl an Produkten für das Team aus. Nach dem Ausfüllen des Anforderungsformulars wird es dem Management zur Genehmigung vorgelegt. Der Manager prüft, genehmigt und sendet die Anfrage dann an die Einkaufsabteilung.
Wie der Manager prüft und genehmigt die Einkaufsabteilung die Anforderung. Wenn Fehler vorhanden sind oder nicht genügend Informationen enthalten sind, kann die Anfrage zur Aktualisierung an den Manager oder den Anforderer zurückgesendet werden. In diesem Beispiel gibt es keine Fehler oder Auslassungen; Daher wird eine Bestellung für den Lieferanten erstellt. Die Bestellung listet die Einzelheiten der Bestellung auf, wie z. B. den Produkttyp und die benötigte Menge. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, wird sie zur Erfüllung an den Lieferanten gesendet.
Der Lieferant erhält die Bestellung und bei Annahme Verträge mit dem Käufer für die angeforderten Produkte. Als Vertrag gilt die Bestellung. Der Lieferant liefert die bestellten Produkte und erhält die Zahlung.
Besondere Überlegungen
Purchase-to-Pay-Systeme (P2P) rationalisieren und automatisieren den Anforderungs- und Beschaffungsprozess für Unternehmen. Drei Hauptprozesse werden von diesen Systemen betreut: Bestellen, Einkaufen und Bezahlen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse erhöhen Purchase-to-Pay-Systeme die Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung.
Purchase-to-Pay-Systeme können die Kosten um ca. 80 % senken .
Der automatisierte Prozess beginnt mit der Anforderung. Benutzern wird ein Katalog von Produkten oder Dienstleistungen präsentiert. Anschließend werden Artikel ausgewählt und in einem Warenkorb gespeichert. Die Anforderung wird zur Genehmigung an das Management weitergeleitet, und sobald sie eingegangen ist, geht das System zum Einkaufsprozess über und wird dann abgeschlossen, sobald die Zahlung an den Lieferanten erfolgt ist.
Häufig gestellte Fragen zur Anforderung
Was ist beschlagnahmtes Eigentum?
Requiriertes Eigentum ist Eigentum, das von der Regierung eingenommen wird, z. B. mit bedeutenden Domänen. In den USA verlangt die fünfte Änderung von der Regierung, den Eigentümer beschlagnahmten Eigentums zu entschädigen; die Höhe der Gegenleistung muss jedoch nicht dem vollen Marktwert der Immobilie entsprechen.
Was ist eine Stellenanforderung?
Eine Stellenanforderung ist eine formelle Aufforderung, jemanden für eine Stelle einzustellen. Die Stellenausschreibung enthält die Details der Stelle, einschließlich der gewünschten Kandidatenqualifikationen, Rollenanforderungen und Stellendetails. Einige Unternehmen buchen im Suchauftrag auch das Zielgehalt oder die Gehaltsspanne.
Was ist die Anforderungsabstimmung in der Buchhaltung?
Anforderungsabgleich in der Buchhaltung ist der Prozess, bei dem zwei Datensätze auf Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz verglichen werden. Der Vergleich hilft dabei, Diskrepanzen zu identifizieren und zu erklären. Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) hilft die erforderliche doppelte Buchführungsmethode dabei, genau zu bestimmen, wann und wo Fehler vorliegen.
Das Endergebnis
Eine Anforderung ist eine formelle Anfrage für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Anfragen können manuell oder elektronisch eingereicht werden. Ein strukturierter Anforderungsprozess verbessert die Effizienz und Verantwortlichkeit. Procure-to-Pay-Systeme automatisieren den Beschaffungsprozess vollständig, von der Anforderung bis zur Zahlung, was die Genauigkeit und Effizienz weiter erhöht.
Höhepunkte
Procure-to-Pay (P2P)-Systeme automatisieren den Einkaufsprozess vollständig, von der Bestellanforderung bis zur Lieferantenzahlung.
Platzhalter
Eine Anforderung ist eine formelle Anfrage zum Erhalt eines Produkts oder einer Dienstleistung, die normalerweise von einem Unternehmen initiiert wird.
Der Anforderungsprozess erfordert in der Regel die Verwendung standardisierter Dokumente, die als Anforderungsformulare bekannt sind, um einen Prüfpfad zu führen, obwohl es sich heute meist um elektronische Formulare handelt.
Bestellanforderungen werden häufig verwendet, um zusätzliche Vorräte, Rohstoffe oder Arbeitszeiten zu beschaffen, um eine bessere Bestandskontrolle zu erreichen.
