Alcance

¿Qué es el alcance?

El alcance se refiere a los objetivos y requisitos combinados necesarios para completar un proyecto. El término se usa a menudo en la gestión de proyectos, así como en consultoría. Definir correctamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para terminar el proyecto. Eso es lo que hace que la gestión del alcance sea una parte tan importante de un negocio: ahorra tiempo y dinero. En general, hay dos tipos diferentes de alcance en la gestión de proyectos. Estos son el alcance del proyecto y del producto.

Alcance de comprensión

Alcance es un término utilizado en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos implica la planificación y organización de los recursos de una empresa para completar una tarea, evento o acción específica y, por lo general, es un evento único. El alcance describe los procesos y recursos necesarios para completar un proyecto o producir un producto. Al identificar y reconocer diferentes variables de un proyecto a través de la gestión del alcance, las empresas pueden ahorrar dinero.

Definir adecuadamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para terminar el proyecto.

Como se mencionó anteriormente, hay dos tipos de alcance: alcance del producto y alcance del proyecto. El alcance del producto es una forma de identificar las funciones de un producto o servicio, mientras que el alcance del proyecto destaca todo lo necesario para entregar ese producto o servicio. En resumen, el alcance del producto representa los requisitos funcionales, mientras que el alcance del proyecto es la parte práctica de la gestión del proyecto.

Un entregable puede incluir cualquier objetivo o hito dentro de un proyecto, como la creación de productos, servicios o procesos. Además, puede consistir en cambios incrementales, escalonados a lo largo del plan del proyecto utilizado para gobernar o evaluar el ritmo del progreso del proyecto.

Alcance del producto frente al alcance del proyecto

Definición del producto

El alcance del producto identifica las características y funciones de un producto o servicio. Estas características incluyen aspectos físicos como el tamaño y los materiales, así como especificaciones funcionales. Las consideraciones funcionales incluyen para qué está diseñado el producto y su propósito o uso final.

El alcance del producto se centra en el resultado o la oferta real. Este es el producto o servicio final. El alcance del producto también puede referirse a un servicio u otro elemento para uso del cliente. El alcance del producto a menudo considera cómo evaluar si el objeto está en camino de completarse y si cumple con el resultado esperado.

Alcance del proyecto

Por el contrario, el alcance del proyecto abarca todo el trabajo necesario para entregar un producto o servicio. En resumen, el alcance del proyecto describe cómo se logrará la misión. Incluye identificar y documentar los objetivos del proyecto, los entregables, las tareas, los miembros del proyecto, los plazos y los hitos. La documentación consiste en la declaración del alcance, la declaración del trabajo y un desglose de la estructura del trabajo.

El alcance del proyecto también describe los límites del proyecto al especificar lo que no está incluido dentro del alcance del plan. Puede incorporar información sobre el presupuesto del proyecto o los recursos disponibles. La información sobre el cronograma del proyecto, así como la asignación de tareas, también puede incluirse en el alcance del proyecto. Los grupos de trabajo a menudo se asignarán enumerando el personal interno o externo que estará involucrado en el proyecto.

Consideraciones Especiales

Los cambios incontrolables que amplían los plazos se conocen como aumento del alcance. Los plazos extendidos pueden cambiar los requisitos originales del alcance del proyecto. A medida que avanza el proyecto, se producen pequeños cambios en el plan original, ampliando el alcance de los límites iniciales en cuanto a presupuesto y tiempo. Pequeños cambios pueden conducir a cambios adicionales, lo que resulta en un efecto en cascada de consideraciones y requisitos adicionales.

La gestión eficaz de proyectos considera la posibilidad de un aumento del alcance e incorpora estrategias para mitigarlo. Comprender la visión o el objetivo principal, la planificación inicial adecuada, así como diseñar y adoptar enfoques para evitar el avance del alcance desde el principio son formas de prevenir el avance del alcance.

7-11%

Según el Project Management Institute, los costos combinados de administración de proyectos para todas las fases de un proyecto totalizan entre el 7% y el 11% del costo de interés real del proyecto.

Visualizando el Alcance de un Proyecto

Los gerentes de proyecto usan una variedad de herramientas para planificar y comunicar el alcance de un proyecto. Dos herramientas populares para hacer esto son el diagrama de Gantt y la técnica de revisión de evaluación de programas (PERT).

El diagrama de Gantt es una representación gráfica de la programación de un proyecto. Es un gráfico de barras que muestra las fechas de inicio y finalización de varios elementos de un proyecto que incluyen recursos, hitos, tareas y dependencias. Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense, diseñó el diagrama de Gantt.

El gráfico de la técnica de revisión de evaluación de programas (PERT) es una representación visual de una serie de eventos que deben ocurrir dentro del alcance de la vida útil de un proyecto. Un diagrama PERT permite a los gerentes evaluar el tiempo y los recursos necesarios para administrar un proyecto. Esta evaluación incluye la capacidad de rastrear los activos requeridos durante cualquier etapa de producción en el transcurso de todo el proyecto.

Preguntas frecuentes sobre el alcance

¿Qué significa alcance?

En el mundo de los negocios, el alcance se refiere a los objetivos y requisitos combinados necesarios para completar un proyecto. Alcance es un término comúnmente utilizado por los gerentes de proyecto.

¿Qué es un ejemplo de las economías de alcance?

La empresa ABC quiere aumentar su línea de productos y remodela su edificio de fabricación para producir una variedad de dispositivos electrónicos, como computadoras portátiles, tabletas y teléfonos. Dado que el costo de operación del edificio de fabricación se distribuye entre una variedad de productos, el costo total promedio de producción disminuye. Los costos de producir cada dispositivo electrónico en otro edificio serían mayores que simplemente usar un solo edificio de fabricación para producir múltiples productos.

¿Cuál es la diferencia entre alcance y escala?

Las economías de alcance se centran en el costo total promedio de producción de una variedad de bienes. En contraste, las economías de escala se enfocan en la ventaja de costo que surge cuando hay un mayor nivel de producción para un solo bien.

¿Cuál es el alcance de un proyecto?

El alcance de un proyecto es un esquema detallado que abarca todo el trabajo necesario para entregar un producto o servicio. Esto incluye los objetivos del proyecto, los entregables, las tareas, los miembros del proyecto, los plazos y los hitos.

¿Cómo se escribe una declaración del alcance del proyecto?

Una declaración adecuada del alcance del proyecto debe incluir los siguientes elementos: una introducción que indique el propósito del proyecto, los entregables requeridos para completar el proyecto, una determinación de los hitos del proyecto, así como cualquier restricción o exclusión.

La línea de fondo

Para ejecutar correctamente el lanzamiento de un nuevo proyecto o producto, es esencial tener una comprensión firme del alcance del proyecto. Con su visión integral de las operaciones y los activos de una empresa, el alcance es un concepto de suma importancia para los gerentes de proyectos y las empresas en su conjunto.

Reflejos

• El término se utiliza generalmente en la gestión de proyectos.

• Definir adecuadamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para terminar el proyecto.

• La fluencia del alcance es cuando los cambios incontrolables extienden los plazos del proyecto y requieren una gestión eficaz del proyecto.

• El alcance describe el tiempo y el costo de un proyecto empresarial.

• El alcance del proyecto abarca todo el trabajo necesario para el proyecto, mientras que el alcance del producto solo se enfoca en el resultado final.