Zakres

Co to jest zakres?

Zakres odnosi się do połączonych celów i wymagań potrzebnych do ukończenia projektu. Termin ten jest często używany w zarządzaniu projektami, a także w doradztwie. Właściwe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala menedżerom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu. To właśnie sprawia, że zarządzanie zakresem jest tak ważną częścią firmy — oszczędza zarówno czas, jak i pieniądze. Zasadniczo w zarządzaniu projektami istnieją dwa różne rodzaje zakresu. Są to zakres projektu i produktu.

Zrozumienie zakresu

Zakres to termin używany w zarządzaniu projektami. Zarządzanie projektami obejmuje planowanie i organizację zasobów firmy w celu wykonania określonego zadania, zdarzenia lub działania i jest zwykle zdarzeniem jednorazowym. Zakres opisuje wymagane procesy i zasoby do ukończenia projektu lub wytworzenia produktu. Identyfikując i rozpoznając różne zmienne projektu poprzez zarządzanie zakresem, firmy są w stanie zaoszczędzić pieniądze.

Właściwe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala menedżerom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu.

Jak wspomniano powyżej, istnieją dwa rodzaje zakresu — zakres produktu i zakres projektu. Zakres produktu to sposób na zidentyfikowanie funkcji produktu lub usługi, podczas gdy zakres projektu podkreśla wszystko, co jest potrzebne do dostarczenia tego produktu lub usługi. Krótko mówiąc, zakres produktu reprezentuje wymagania funkcjonalne, podczas gdy zakres projektu jest częścią zarządzania projektami.

Produkt może obejmować dowolny cel lub kamień milowy w ramach projektu, taki jak tworzenie produktów, usług lub procesów. Dodatkowo może składać się ze zmian przyrostowych, rozłożonych na etapy w całym planie projektu, służących do zarządzania lub oceny tempa postępu projektu.

Zakres produktu a zakres projektu

Zakres produktu

Zakres produktu określa cechy i funkcje produktu lub usługi. Te cechy obejmują cechy fizyczne, takie jak rozmiar i materiały, a także specyfikacje funkcjonalne. Względy funkcjonalne obejmują przeznaczenie produktu oraz jego przeznaczenie lub zastosowanie końcowe.

Zakres produktu skupia się na wyniku lub rzeczywistej ofercie. To jest produkt końcowy lub usługa. Zakres produktu może również odnosić się do usługi lub innego przedmiotu do użytku klienta. Zakres produktu często uwzględnia sposób oceny, czy obiekt jest na dobrej drodze do ukończenia i czy spełnia oczekiwany wynik.

Zakres projektu

I odwrotnie, zakres projektu obejmuje całą pracę potrzebną do dostarczenia produktu lub usługi. W skrócie, zakres projektu opisuje sposób realizacji misji. Obejmuje identyfikowanie i dokumentowanie celów projektu, elementów dostarczanych, zadań, członków projektu, terminów i kamieni milowych. Dokumentacja składa się z deklaracji zakresu, deklaracji pracy i podziału struktury pracy.

Zakres projektu określa również granice projektu, określając, co nie jest objęte zakresem planu. Może zawierać informacje o budżecie projektu lub dostępnych zasobach. W zakresie projektu mogą znaleźć się również informacje dotyczące harmonogramu projektu, a także przydział zadań. Do grup roboczych często przydzielane są listy pracowników wewnętrznych lub zewnętrznych, którzy będą zaangażowani w projekt.

Uwagi specjalne

Niekontrolowane zmiany, które wydłużają terminy, są znane jako pełzanie zakresu. Przedłużone terminy mogą zmienić pierwotne wymagania zakresu projektu. W miarę postępu projektu następują niewielkie zmiany w pierwotnym planie, rozszerzając zakres z początkowych limitów dotyczących budżetu i czasu. Małe zmiany mogą prowadzić do dodatkowych zmian, co skutkuje kaskadowym efektem dalszych rozważań i wymagań.

Skuteczne zarządzanie projektami uwzględnia możliwość rozszerzenia zakresu i uwzględnia strategie, które mają na celu jego złagodzenie. Zrozumienie wizji lub głównego celu, właściwe wstępne planowanie, a także opracowanie i przyjęcie podejść w celu uniknięcia rozszerzania zakresu od samego początku to sposoby na zapobieganie rozszerzaniu zakresu.

7-11%

Według Project Management Institute łączne koszty zarządzania projektem dla wszystkich faz projektu wynoszą około 7–11% rzeczywistych kosztów odsetek projektu.

Wizualizacja zakresu projektu

Menedżerowie projektów używają różnych narzędzi do planowania i komunikowania zakresu projektu. Dwoma popularnymi narzędziami do tego celu są wykres Gantta i technika przeglądu oceny programu (PERT).

Wykres Gantta to graficzne przedstawienie harmonogramu projektu. Jest to wykres słupkowy przedstawiający daty rozpoczęcia i zakończenia kilku elementów projektu, które obejmują zasoby, kamienie milowe, zadania i zależności. Henry Gantt, amerykański inżynier mechanik, zaprojektował wykres Gantta.

Wykres techniki przeglądu oceny programu (PERT) to wizualna reprezentacja serii wydarzeń, które muszą wystąpić w trakcie trwania projektu. Wykres PERT pozwala menedżerom ocenić czas i zasoby niezbędne do zarządzania projektem. Ocena ta obejmuje możliwość śledzenia wymaganych zasobów na dowolnym etapie produkcji w trakcie całego projektu.

Często zadawane pytania dotyczące zakresu

Co oznacza zakres?

W świecie biznesu zakres odnosi się do połączonych celów i wymagań potrzebnych do realizacji projektu. Zakres to termin powszechnie używany przez kierowników projektów.

Jaki jest przykład ekonomii zakresu?

Firma ABC chce zwiększyć swoją linię produkcyjną i przebudować swój budynek produkcyjny, aby produkować różnorodne urządzenia elektroniczne, takie jak laptopy, tablety i telefony. Ponieważ koszt eksploatacji budynku produkcyjnego jest rozłożony na różne produkty, średni całkowity koszt produkcji spada. Koszty produkcji każdego urządzenia elektronicznego w innym budynku byłyby większe niż tylko użycie jednego budynku produkcyjnego do produkcji wielu produktów.

Jaka jest różnica między zakresem a skalą?

Ekonomia zakresu koncentruje się na średnim całkowitym koszcie produkcji różnych towarów. W przeciwieństwie do tego, ekonomia skali koncentruje się na przewadze kosztowej, która pojawia się, gdy istnieje wyższy poziom produkcji pojedynczego dobra.

Jaki jest zakres projektu?

Zakres projektu to szczegółowy zarys, który obejmuje całość prac potrzebnych do dostarczenia produktu lub usługi. Obejmuje to cele projektu, elementy dostarczane, zadania, członków projektu, terminy i kamienie milowe.

Jak napisać oświadczenie dotyczące zakresu projektu?

Prawidłowe określenie zakresu projektu powinno zawierać następujące elementy: wstęp określający cel projektu, produkty wymagane do realizacji projektu, określenie kamieni milowych projektu, a także wszelkie ograniczenia lub wykluczenia.

Podsumowanie

Aby właściwie przeprowadzić rollout nowego projektu lub produktu, konieczne jest dokładne zrozumienie zakresu projektu. Ze swoim kompleksowym spojrzeniem na operacje i aktywa przedsiębiorstwa, zakres jest pojęciem o najwyższym znaczeniu dla kierowników projektów i przedsiębiorstw jako całości.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Termin ten jest powszechnie używany w zarządzaniu projektami.

• Właściwe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala kierownikom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu.

• Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy niekontrolowane zmiany wydłużają terminy projektu i wymagają skutecznego zarządzania projektem.

• Zakres określa czas i koszt projektu biznesowego.

• Zakres projektu obejmuje całą pracę potrzebną do realizacji projektu, podczas gdy zakres produktu koncentruje się tylko na efekcie końcowym.