omfattning

Vad är omfattning?

Omfattning avser de kombinerade mål och krav som krävs för att slutföra ett projekt. Termen används ofta inom såväl projektledning som inom konsultverksamhet. Att korrekt definiera omfattningen av ett projekt tillåter chefer att uppskatta kostnader och den tid som krävs för att avsluta projektet. Det är det som gör scope management till en så viktig del av ett företag – det sparar både tid och pengar. Det finns generellt två olika typer av omfattning inom projektledning. Dessa är projekt och produktomfattning.

Förstå omfattning

Omfattning är en term som används inom projektledning. Projektledning involverar planering och organisation av ett företags resurser för att slutföra en specifik uppgift, händelse eller åtgärd och är vanligtvis en engångshändelse. Scope beskriver de processer och resurser som krävs för att slutföra ett projekt eller producera en produkt. Genom att identifiera och känna igen olika variabler i ett projekt genom scope management kan företag spara pengar.

Att korrekt definiera omfattningen av ett projekt tillåter chefer att uppskatta kostnader och den tid som krävs för att avsluta projektet.

Som nämnts ovan finns det två typer av omfattning – produktomfattning och projektomfattning. Produktomfattningen är ett sätt att identifiera en produkt eller tjänsts funktioner, medan projektomfattningen lyfter fram allt som behövs för att leverera den produkten eller tjänsten. Kort sagt representerar produktomfång de funktionella kraven medan projektomfång är hur-till-delen av projektledning.

En leveransprodukt kan inkludera vilket mål eller milstolpe som helst inom ett projekt, såsom skapandet av produkter, tjänster eller processer. Dessutom kan den bestå av inkrementella förändringar, stegvis över projektplanen som används för att styra eller bedöma takten i projektets framsteg.

Produktomfång vs. projektets omfattning

###Produktomfattning

Produktomfattning identifierar egenskaperna och funktionerna hos en produkt eller tjänst. Dessa egenskaper inkluderar fysiska egenskaper som storlek och material, såväl som funktionella specifikationer. Funktionella överväganden inkluderar vad produkten är designad för att göra och dess syfte eller slutanvändning.

Produktomfattning fokuserar på resultatet eller själva erbjudandet. Detta är den slutliga produkten eller tjänsten. Produktomfattning kan också avse en tjänst eller annan vara för kundens användning. Produktomfattning överväger ofta hur man ska utvärdera om objektet är på väg att färdigställas och om det uppfyller det förväntade resultatet.

Projektets omfattning

Omvänt omfattar projektets omfattning allt arbete som behövs för att leverera en produkt eller tjänst. I korthet beskriver projektets omfattning hur uppdraget kommer att genomföras. Det inkluderar att identifiera och dokumentera projektets mål, leveranser, uppgifter, projektmedlemmar, deadlines och milstolpar. Dokumentation består av omfattningsbeskrivning, arbetsbeskrivning och uppdelning av arbetsstrukturen.

Projektets omfattning beskriver också projektets gränser genom att ange vad som inte ingår i planens ram. Den kan innehålla information om projektets budget eller tillgängliga resurser. Information om projektplanen, samt tilldelning av uppgifter, kan också ingå i projektets omfattning. Arbetsgrupper kommer ofta att tilldelas som listar den interna eller externa personal som kommer att vara involverad i projektet.

Särskilda överväganden

Okontrollerbara förändringar som förlänger deadlines kallas scope creep. Förlängda tidsfrister kan ändra de ursprungliga kraven för projektets omfattning. När projektet fortskrider sker små förändringar av den ursprungliga planen, vilket utökar omfattningen från de ursprungliga gränserna för budget och tid. Små förändringar kan leda till ytterligare förändringar, vilket resulterar i en kaskadeffekt av ytterligare överväganden och krav.

Effektiv projektledning överväger möjligheten av räckviddskrypning och införlivar strategier för att mildra det. Att förstå visionen eller det primära målet, korrekt inledande planering, samt utarbeta och anta tillvägagångssätt för att undvika räckviddskrypning från början är sätt att förhindra räckviddskrypning.

7-11 %

Enligt Project Management Institute uppgår de sammanlagda projektledningskostnaderna för alla faser av ett projekt till någonstans mellan 7–11 % av projektets verkliga räntekostnad.

Visualisera ett projekts omfattning

Projektledare använder en mängd olika verktyg för att planera och kommunicera ett projekts omfattning. Två populära verktyg för att göra detta är Gantt-diagrammet och programutvärderingstekniken (PERT).

Gantt -diagrammet är en grafisk skildring av ett projektschema. Det är ett stapeldiagram som visar start- och slutdatum för flera delar av ett projekt som inkluderar resurser, milstolpar, uppgifter och beroenden. Henry Gantt, en amerikansk maskiningenjör, designade Gantt-diagrammet.

PERT -diagrammet ( Program Evaluation Review Technique) är en visuell representation av en serie händelser som måste inträffa inom ramen för ett projekts livstid. Ett PERT-diagram tillåter chefer att utvärdera den tid och de resurser som krävs för att hantera ett projekt. Denna utvärdering inkluderar möjligheten att spåra nödvändiga tillgångar under alla steg av produktionen under hela projektets gång.

Vanliga frågor om omfattning

Vad betyder omfattning?

I näringslivet avser omfattning de kombinerade mål och krav som krävs för att slutföra ett projekt. Omfattning är en term som ofta används av projektledare.

Vad är ett exempel på räckviddsfördelar?

Företaget ABC vill utöka sin produktlinje och renoverar sin tillverkningsbyggnad för att producera en mängd olika elektroniska enheter, såsom bärbara datorer, surfplattor och telefoner. Eftersom kostnaden för att driva tillverkningsbyggnaden är spridd över en mängd olika produkter har den genomsnittliga totala produktionskostnaden minskat. Kostnaderna för att producera varje elektronisk enhet i en annan byggnad skulle vara större än att bara använda en enda tillverkningsbyggnad för att producera flera produkter.

Vad är skillnaden mellan omfattning och skala?

Storleksfördelar fokuserar på den genomsnittliga totala produktionskostnaden för en mängd olika varor. Däremot fokuserar skalfördelar på den kostnadsfördel som uppstår när det finns en högre produktionsnivå för en enskild vara.

Vad är omfattningen av ett projekt?

Omfattningen av ett projekt är en detaljerad översikt som omfattar allt arbete som behövs för att leverera en produkt eller tjänst. Detta inkluderar projektets mål, leveranser, uppgifter, projektmedlemmar, deadlines och milstolpar.

Hur skriver man en projektbeskrivning?

En korrekt beskrivning av projektets omfattning bör innehålla följande element: en introduktion som anger syftet med projektet, de resultat som krävs för att slutföra projektet, ett fastställande av projektets milstolpar, samt eventuella begränsningar eller undantag.

Poängen

För att kunna genomföra utrullningen av ett nytt projekt eller produkt på rätt sätt är det viktigt att ha ett fast grepp om projektets omfattning. Med sin övergripande titt på ett företags verksamhet och tillgångar är scope ett begrepp av yttersta vikt för projektledare och verksamheter som helhet.

##Höjdpunkter

– Termen används allmänt inom projektledning.

• Att korrekt definiera omfattningen av ett projekt tillåter chefer att uppskatta kostnader och den tid som krävs för att avsluta projektet.

– Omfattningskrypning är när okontrollerbara förändringar förlänger projektdeadlines och kräver effektiv projektledning.

• Scope beskriver tiden och kostnaden för ett affärsprojekt.

– Projektomfattning omfattar allt arbete som behövs för projektet, medan produktomfattning endast fokuserar på slutresultatet.