umfang

Hvað er umfang?

Umfang vísar til samanlagðra markmiða og krafna sem þarf til að ljúka verkefni. Hugtakið er oft notað í verkefnastjórnun sem og í ráðgjöf. Rétt skilgreining á umfangi verkefnis gerir stjórnendum kleift að áætla kostnað og þann tíma sem þarf til að klára verkefnið. Það er það sem gerir umfangsstjórnun að svo mikilvægum hluta fyrirtækja – það sparar bæði tíma og peninga. Það eru almennt tvenns konar svigrúm í verkefnastjórnun. Þetta eru verkefni og vöruumfang.

Skilningur á umfangi

Umfang er hugtak sem notað er í verkefnastjórnun. Verkefnastjórnun felur í sér skipulagningu og skipulagningu á tilföngum fyrirtækis til að ljúka tilteknu verkefni, atburði eða aðgerð og er venjulega einskiptisviðburður. Umfang lýsir nauðsynlegum ferlum og fjármagni til að klára verkefni eða framleiða vöru. Með því að greina og þekkja mismunandi breytur verkefnis með umfangsstjórnun geta fyrirtæki sparað peninga.

Rétt skilgreining á umfangi verkefnis gerir stjórnendum kleift að áætla kostnað og þann tíma sem þarf til að klára verkefnið.

Eins og getið er hér að ofan eru tvær tegundir af umfangi - vöruumfang og verkefnissvið. Vöruumfangið er leið til að bera kennsl á virkni vöru eða þjónustu, en verkefnissviðið dregur fram allt sem þarf til að afhenda þá vöru eða þjónustu. Í stuttu máli, vöruumfang táknar virknikröfur á meðan verkefnaumfang er hluti af verkefnastjórnun.

Afhending getur falið í sér hvaða markmið sem er eða áfangi innan verkefnis eins og að búa til vörur, þjónustu eða ferla. Að auki getur það samanstandið af stigvaxandi breytingum sem skiptast á verkefnisáætlunina sem notuð er til að stjórna eða meta hraða framvindu verkefnisins.

Umfang vöru vs. verkefnis umfang

###Vöruumfang

Vöruumfang auðkennir eiginleika og virkni vöru eða þjónustu. Þessir eiginleikar fela í sér líkamlega eiginleika eins og stærð og efni, svo og hagnýtar upplýsingar. Hagnýt sjónarmið fela í sér hvað varan er hönnuð til að gera og tilgang hennar eða lokanotkun.

Vöruumfang beinist að niðurstöðunni eða raunverulegu tilboði. Þetta er endanleg vara eða þjónusta. Vöruumfang getur einnig átt við þjónustu eða annan hlut til notkunar viðskiptavina. Vöruumfang veltir oft fyrir sér hvernig á að meta hvort hluturinn sé á réttri leið til að klára hann og hvort hann standist væntanlega útkomu.

Verkefnasvið

Aftur á móti nær umfang verkefnisins yfir alla þá vinnu sem þarf til að afhenda vöru eða þjónustu. Í stuttu máli lýsir umfang verkefnisins hvernig verkefninu verður náð. Það felur í sér að bera kennsl á og skjalfesta markmið verkefnisins, afrakstur, verkefni, meðlimi verkefnisins, tímamörk og áfangamarkmið. Skjöl samanstanda af umfangsyfirlýsingu, verkskýrslu og sundurliðun á verkskipulagi.

Verksviðið dregur einnig fram takmörk verkefnisins með því að tilgreina hvað er ekki innifalið í áætluninni. Það getur innihaldið upplýsingar um fjárhagsáætlun verkefnisins eða tiltæk úrræði. Upplýsingar um verkáætlun, svo og úthlutun verkefna, geta einnig verið innifalin í verksviðinu. Vinnuhópar verða oft úthlutaðir til að skrá innra eða ytra starfsfólk sem mun taka þátt í verkefninu.

Sérstök atriði

Óviðráðanlegar breytingar sem lengja frest eru þekktar sem svigrúmsskroll. Lengri frestir geta breytt upphaflegum kröfum um umfang verkefnisins. Eftir því sem lengra líður á verkefnið verða litlar breytingar á upphaflegri áætlun, sem stækkar umfangið frá upphaflegu takmörkunum varðandi fjárhagsáætlun og tíma. Litlar breytingar geta leitt til frekari breytinga, sem hefur í för með sér falláhrif frekari sjónarmiða og krafna.

Árangursrík verkefnastjórnun veltir fyrir sér möguleikanum á svigrúmsskrið og innleiðir aðferðir til að draga úr því. Skilningur á framtíðarsýn eða meginmarkmiði, rétt upphafleg áætlanagerð, sem og að móta og tileinka sér aðferðir til að forðast svigrúm frá upphafi eru leiðir til að koma í veg fyrir svigrúm.

7-11%

Samkvæmt Verkefnastjórnunarstofnun er samanlagður verkefnastjórnunarkostnaður fyrir alla áfanga verkefnis einhvers staðar á bilinu 7–11% af raunverulegum vaxtakostnaði verkefnisins.

Að sjá fyrir sér umfang verkefnis

Verkefnastjórar nota margvísleg tæki til að skipuleggja og koma á framfæri umfangi verkefnis. Tvö vinsæl verkfæri til að gera þetta eru Gantt töfluna og forritamatsendurskoðunartæknin (PERT).

Gantt grafið er myndræn lýsing á verkáætlun . Það er súlurit sem sýnir upphafs- og lokadagsetningar nokkurra þátta verkefnis sem innihalda tilföng, áfangamarkmið, verkefni og ósjálfstæði. Henry Gantt, bandarískur vélaverkfræðingur, hannaði Gantt-kortið.

PERT -ritið er sjónræn framsetning á röð atburða sem verða að eiga sér stað innan umfangs líftíma verkefnis. PERT graf gerir stjórnendum kleift að meta þann tíma og fjármagn sem þarf til að stjórna verkefni. Þetta mat felur í sér getu til að rekja nauðsynlegar eignir á hvaða stigi framleiðslu sem er á meðan á öllu verkefninu stendur.

Algengar spurningar um gildissvið

Hvað þýðir umfang?

Í viðskiptalífinu vísar umfang til samanlagðra markmiða og krafna sem þarf til að ljúka verkefni. Umfang er hugtak sem almennt er notað af verkefnastjórum.

Hvað er dæmi um breiddarhagkvæmni?

Fyrirtækið ABC vill auka vörulínu sína og endurbæta framleiðsluhúsnæði sitt til að framleiða margs konar rafeindatæki, svo sem fartölvur, spjaldtölvur og síma. Þar sem kostnaður við rekstur framleiðsluhúsnæðisins dreifist á ýmsar vörur hefur meðaltal heildarframleiðslukostnaðar farið lækkandi. Kostnaður við að framleiða hvert rafeindatæki í annarri byggingu væri meiri en að nota eina framleiðslubyggingu til að framleiða margar vörur.

Hver er munurinn á umfangi og mælikvarða?

Umfangshagkvæmni beinist að meðaltali heildarkostnaðar við framleiðslu á ýmsum vörum. Aftur á móti beinist stærðarhagkvæmni að kostnaðarávinningi sem myndast þegar það er hærra framleiðslustig fyrir eina vöru.

Hvert er umfang verkefnis?

Umfang verkefnis er ítarleg yfirlit sem nær yfir alla þá vinnu sem þarf til að afhenda vöru eða þjónustu. Þetta felur í sér markmið verkefnisins, afrakstur, verkefni, meðlimi verkefnisins, tímamörk og áfangamarkmið.

Hvernig skrifar þú yfirlýsingu um umfang verkefnis?

Rétt yfirlýsing um umfang verkefnisins ætti að innihalda eftirfarandi þætti: kynningu þar sem fram kemur tilgang verkefnisins, afraksturinn sem þarf til að ljúka verkefninu, ákvörðun um áfanga verkefnisins, svo og allar takmarkanir eða útilokanir.

Aðalatriðið

Til að hægt sé að framkvæma útsetningu nýs verkefnis eða vöru á réttan hátt er nauðsynlegt að hafa góð tök á umfangi verkefnisins. Með yfirgripsmiklu yfirliti yfir rekstur og eignir fyrirtækis er umfang hugtak afar mikilvægt fyrir verkefnastjóra og fyrirtæki í heild.

##Hápunktar

• Hugtakið er almennt notað í verkefnastjórnun.

• Rétt skilgreining á umfangi verkefnis gerir stjórnendum kleift að áætla kostnað og þann tíma sem þarf til að klára verkefnið.

• Umfangsskrið er þegar óviðráðanlegar breytingar lengja verkefnafresti og krefjast skilvirkrar verkefnastjórnunar.

• Umfang lýsir tíma og kostnaði við viðskiptaverkefni.

• Verkefnaumfang nær yfir alla þá vinnu sem þarf fyrir verkefnið, en vöruumfang einbeitir sér aðeins að lokaniðurstöðu.