Formulario W-9
驴Qu茅 es el Formulario W-9: Solicitud de N煤mero de Identificaci贸n del Contribuyente (TIN) y Certificaci贸n?
Un formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para confirmar el nombre, la direcci贸n y el n煤mero de identificaci贸n del contribuyente (TIN) de una persona para el empleo u otros fines de generaci贸n de ingresos. La confirmaci贸n se puede solicitar para una persona definida como ciudadano estadounidense o para una persona definida como extranjero residente.
Un formulario W-9 tambi茅n se conoce como Solicitud de n煤mero de identificaci贸n fiscal y formulario de certificaci贸n.
驴Qui茅n Puede Presentar el Formulario W-9: Solicitud de N煤mero de Identificaci贸n del Contribuyente (TIN) y Certificaci贸n?
Un formulario W-9 es una solicitud formal por escrito de informaci贸n 煤nicamente y se utiliza 煤nicamente con el fin de confirmar el n煤mero de identificaci贸n del contribuyente (TIN) de una persona. Un empleador u otra entidad que deba presentar un documento informativo ante el IRS, como el Formulario 1099, debe obtener su TIN correcto para informar cualquier ganancia o p茅rdida que pueda afectar su declaraci贸n de impuestos federales o su ingreso imponible. Para la mayor铆a de las personas, el TIN ser谩 su N煤mero de Seguro Social (SSN).
El W-9 difiere de un formulario W-4,. que es m谩s com煤nmente proporcionado por los empleados a los empleadores directos, en que el W-9 no organiza inherentemente la retenci贸n de ning煤n impuesto adeudado. Todos los impuestos requeridos basados en las ganancias relacionadas con el W-9 provisto son responsabilidad del titular del TIN que figura en el documento, a menos que el contribuyente est茅 sujeto a una retenci贸n adicional. Si se requiere una retenci贸n de respaldo, esto deber谩 anotarse en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad que recibe la informaci贸n de la necesidad de retener en consecuencia.
驴Para qu茅 se utiliza el formulario W-9?
La informaci贸n obtenida en un formulario W-9 se usa con mayor frecuencia para crear una versi贸n del Formulario 1099. Un formulario 1099 contiene informaci贸n sobre cualquier ingreso que pueda haber recibido el titular del TIN que normalmente no figurar铆a en un formulario W-2 . Esto incluye, entre otros, los ingresos pagados a una persona como parte de un contrato; ciertas transacciones inmobiliarias; dividendos pagados contra una inversi贸n; y varias otras transacciones financieras.
El IRS exige que aquellos que no se definen como ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes utilicen el formulario W-8 correspondiente en lugar del formulario W-9.
Solo se requiere emitir el Formulario 1099 una vez que se alcanza el umbral de ingresos m铆nimos, que para la mayor铆a de los ingresos diversos se establece en $600 para los a帽os fiscales 2020 y 2021. Los montos por debajo de este umbral deben ser declarados como ingresos por el titular del TIN, pero no requieren un Formulario 1099 .
Aunque los empleados est谩n legalmente obligados a proporcionar cierta informaci贸n personal a sus empleadores, la privacidad de un empleado est谩 protegida por ley. Un empleador que divulgue la informaci贸n personal de un empleado de cualquier manera no autorizada puede estar sujeto a un proceso civil y penal.
C贸mo leer y completar el formulario W-9
El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS m谩s sencillos de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos a trav茅s de la forma correcta de completarlo.
Todas las p谩ginas del Formulario W-9 est谩n disponibles en el sitio web del IRS .
Paso 1
Ingrese su nombre como se muestra en su declaraci贸n de impuestos.
Paso 2
Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de "entidad ignorada", si es diferente del nombre que ingres贸 en el paso 1. Por ejemplo, puede ser una empresa unipersonal,. pero para fines de marketing, no usa su nombre personal como nombre de su empresa; en cambio, est谩 "haciendo negocios como" alg煤n otro nombre. Ingresar铆a ese nombre aqu铆. En cuanto a la parte de la entidad ignorada, si no sabe qu茅 es, probablemente no lo sea. Un tipo com煤n de entidad no considerada es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro. Las empresas unipersonales y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades no consideradas.
Paso 3
驴Qu茅 tipo de entidad comercial es usted para la clasificaci贸n de impuestos federales: propiedad 煤nica, sociedad, corporaci贸n C,. corporaci贸n S, fideicomiso/patrimonio, sociedad de responsabilidad limitada u "otra"? Marque la casilla correspondiente. Si no est谩 seguro, es probable que sea una empresa unipersonal, ya que habr铆a tenido que presentar una gran cantidad de papeleo para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4
Exenciones. Lo m谩s probable es que deje estas casillas en blanco. Aqu铆 hay un par de excepciones:
Es posible que los beneficiarios que est谩n exentos de la retenci贸n adicional, como las corporaciones (en la mayor铆a de los casos), deban ingresar un c贸digo en el cuadro "C贸digo de beneficiario exento". Las instrucciones del formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus c贸digos y los tipos de pagos para los que se deben usar estos c贸digos. Las corporaciones que completan un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresar铆an el c贸digo "5".
Es posible que los beneficiarios que est谩n exentos de informar seg煤n la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA) deban ingresar un c贸digo en el cuadro "Exenci贸n del c贸digo de informe FATCA". Ninguna de estas casillas se aplicar谩 al t铆pico contratista independiente o aut贸nomo.
Paso 5
Proporcione su direcci贸n, ciudad, estado y c贸digo postal. 驴Qu茅 pasa si la direcci贸n de su casa es diferente a la direcci贸n de su negocio? 驴Qu茅 direcci贸n debe proporcionar en el formulario W-9? Use la direcci贸n que usar谩 en su declaraci贸n de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario 煤nico que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaraci贸n de impuestos usando su domicilio particular, ingrese su domicilio particular en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su Formulario 1040..
Paso 6
En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la direcci贸n del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a qui茅n proporcion贸 su n煤mero de identificaci贸n fiscal.
Paso 7
El IRS llama a esta secci贸n Parte I, que tiene que hacerte preguntarte cu谩les fueron todos esos pasos que acabas de completar. Aqu铆, debe proporcionar el n煤mero de identificaci贸n fiscal de su empresa, que ser谩 su N煤mero de Seguro Social individual si es un propietario 煤nico o su n煤mero de identificaci贸n de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales tambi茅n tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios 煤nicos usen sus SSN en el Formulario W-9. Nuevamente, hacerlo har谩 que sea m谩s f谩cil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaraci贸n de impuestos, que presentar谩 bajo su SSN.
驴Qu茅 sucede si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Todav铆a puede completar un formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su n煤mero y escribir "solicitado" en el espacio para el TIN. Querr谩 obtener este n煤mero lo m谩s r谩pido posible porque, hasta que lo haga, estar谩 sujeto a una retenci贸n adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuaci贸n para el Paso 8, Parte II, para obtener m谩s informaci贸n sobre la retenci贸n adicional.
Paso 8
En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su informaci贸n antes de poder firmar el Formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podr铆a significar que tendr谩 que pagar una multa o ir a la c谩rcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:
1. El n煤mero que se muestra en este formulario es mi n煤mero de identificaci贸n de contribuyente correcto (o estoy esperando que me emitan un n煤mero).
- Los contribuyentes deben usar n煤meros de identificaci贸n fiscal leg铆timos. Usar un n煤mero de identificaci贸n fiscal "prestado", robado o inventado equivaldr铆a a mentir bajo juramento e implicar铆a graves consecuencias.
2. No estoy sujeto a la retenci贸n adicional porque: (a) estoy exento de la retenci贸n adicional, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a la retenci贸n adicional como resultado de la falta de declarar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retenci贸n adicional.
- La mayor铆a de los contribuyentes est谩n exentos de la retenci贸n adicional. Si no tiene idea de qu茅 est谩 hablando el IRS aqu铆, probablemente est茅 exento. Si no est谩 exento, el IRS se lo habr谩 notificado y la empresa que le paga debe saberlo porque debe retener el impuesto sobre la renta de su pago a una tasa fija del 24 % (a partir de 2020) y enviarlo al IRS. Por cierto, ahora conoce otra buena raz贸n para no hacer trampa en su declaraci贸n de impuestos: es posible que tenga que cont谩rselo a un futuro cliente, y eso podr铆a hacer que la empresa lo piense dos veces. El punto (c) b谩sicamente dice que si alguna vez estuvo sujeto a la retenci贸n adicional pero ya no lo est谩, nadie necesita saberlo.
3. Soy ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense.
- Si eres un extranjero residente,. est谩s libre. El IRS tambi茅n considera que lo siguiente es una "persona estadounidense": una sociedad, corporaci贸n, compa帽铆a o asociaci贸n creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio dom茅stico; y un fideicomiso dom茅stico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones del Formulario W-9. Si no es ciudadano de los EE. UU., es posible que deba completar el Formulario W-8 o el Formulario 8233 en su lugar.
4. Los c贸digos FATCA ingresados en este formulario (si corresponde) que indican que estoy exento de la declaraci贸n FATCA son correctos.
- Probablemente no tengas que preocuparte por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras.
Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9
Firma del formulario W-9
El formulario W-9 le indica que tache el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente est谩 sujeto a una retenci贸n adicional porque no ha declarado todos los intereses y dividendos en su declaraci贸n de impuestos.
Puede tachar el elemento 2 si est谩 completando el Formulario W-9 en relaci贸n con una transacci贸n de bienes ra铆ces. El art铆culo 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si est谩 sujeto a una retenci贸n adicional.
Ahora, si lee atentamente la letra peque帽a en las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayor铆a de las personas no est谩n obligadas a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcion贸 un TIN incorrecto. Dejando a un lado los tecnicismos, sin embargo, la persona que le pidi贸 que completara el Formulario W-9 probablemente lo considerar谩 incompleto o inv谩lido si no lo ha firmado.
Devoluci贸n del formulario W-9
Devuelva su Formulario W-9 completo a la empresa que le pidi贸 que lo completara. Idealmente, lo entregar谩 en persona para limitar su exposici贸n al robo de identidad,. pero este m茅todo a menudo no es pr谩ctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electr贸nico, debe encriptar tanto el documento como su mensaje de correo electr贸nico y verificar tres veces que tiene la direcci贸n de correo electr贸nico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Los servicios gratuitos est谩n disponibles en l铆nea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputaci贸n antes de confiarles sus documentos. Por lo general, la empresa que necesita enviar un W-9 al IRS le dar谩 uno para que lo llene.
Reflejos
La informaci贸n extra铆da de un formulario W-9 a menudo se usa para generar un formulario de impuestos 1099, que se requiere para fines de declaraci贸n de impuestos sobre la renta.
El W-9 es un formulario oficial proporcionado por el IRS para que los empleadores u otras entidades verifiquen el nombre, la direcci贸n y el n煤mero de identificaci贸n fiscal de una persona que recibe ingresos.
La informaci贸n recopilada por una entidad en un formulario W-9 no puede divulgarse para ning煤n otro prop贸sito, bajo estrictas normas de privacidad.
