Formulario W-9

¿Qué es el Formulario W-9: Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación?

Un formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para confirmar el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. La confirmación se puede solicitar para una persona definida como ciudadano estadounidense o para una persona definida como extranjero residente.

Un formulario W-9 también se conoce como Solicitud de número de identificación fiscal y formulario de certificación.

¿Quién Puede Presentar el Formulario W-9: Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación?

Un formulario W-9 es una solicitud formal por escrito de información únicamente y se utiliza únicamente con el fin de confirmar el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona. Un empleador u otra entidad que deba presentar un documento informativo ante el IRS, como el Formulario 1099, debe obtener su TIN correcto para informar cualquier ganancia o pérdida que pueda afectar su declaración de impuestos federales o su ingreso imponible. Para la mayoría de las personas, el TIN será su Número de Seguro Social (SSN).

El W-9 difiere de un formulario W-4,. que es más comúnmente proporcionado por los empleados a los empleadores directos, en que el W-9 no organiza inherentemente la retención de ningún impuesto adeudado. Todos los impuestos requeridos basados en las ganancias relacionadas con el W-9 provisto son responsabilidad del titular del TIN que figura en el documento, a menos que el contribuyente esté sujeto a una retención adicional. Si se requiere una retención de respaldo, esto deberá anotarse en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad que recibe la información de la necesidad de retener en consecuencia.

¿Para qué se utiliza el formulario W-9?

La información obtenida en un formulario W-9 se usa con mayor frecuencia para crear una versión del Formulario 1099. Un formulario 1099 contiene información sobre cualquier ingreso que pueda haber recibido el titular del TIN que normalmente no figuraría en un formulario W-2 . Esto incluye, entre otros, los ingresos pagados a una persona como parte de un contrato; ciertas transacciones inmobiliarias; dividendos pagados contra una inversión; y varias otras transacciones financieras.

El IRS exige que aquellos que no se definen como ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes utilicen el formulario W-8 correspondiente en lugar del formulario W-9.

Solo se requiere emitir el Formulario 1099 una vez que se alcanza el umbral de ingresos mínimos, que para la mayoría de los ingresos diversos se establece en $600 para los años fiscales 2020 y 2021. Los montos por debajo de este umbral deben ser declarados como ingresos por el titular del TIN, pero no requieren un Formulario 1099 .

Aunque los empleados están legalmente obligados a proporcionar cierta información personal a sus empleadores, la privacidad de un empleado está protegida por ley. Un empleador que divulgue la información personal de un empleado de cualquier manera no autorizada puede estar sujeto a un proceso civil y penal.

Cómo leer y completar el formulario W-9

El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más sencillos de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos a través de la forma correcta de completarlo.

Todas las páginas del Formulario W-9 están disponibles en el sitio web del IRS .

Paso 1

Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos.

Paso 2

Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de "entidad ignorada", si es diferente del nombre que ingresó en el paso 1. Por ejemplo, puede ser una empresa unipersonal,. pero para fines de marketing, no usa su nombre personal como nombre de su empresa; en cambio, está "haciendo negocios como" algún otro nombre. Ingresaría ese nombre aquí. En cuanto a la parte de la entidad ignorada, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. Un tipo común de entidad no considerada es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro. Las empresas unipersonales y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades no consideradas.

Paso 3

¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación de impuestos federales: propiedad única, sociedad, corporación C,. corporación S, fideicomiso/patrimonio, sociedad de responsabilidad limitada u "otra"? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, es probable que sea una empresa unipersonal, ya que habría tenido que presentar una gran cantidad de papeleo para convertirse en una de las otras entidades.

Paso 4

Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. Aquí hay un par de excepciones:

1. Es posible que los beneficiarios que están exentos de la retención adicional, como las corporaciones (en la mayoría de los casos), deban ingresar un código en el cuadro "Código de beneficiario exento". Las instrucciones del formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los que se deben usar estos códigos. Las corporaciones que completan un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresarían el código "5".

2. Es posible que los beneficiarios que están exentos de informar según la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA) deban ingresar un código en el cuadro "Exención del código de informe FATCA". Ninguna de estas casillas se aplicará al típico contratista independiente o autónomo.

Paso 5

Proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué pasa si la dirección de su casa es diferente a la dirección de su negocio? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Use la dirección que usará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos usando su domicilio particular, ingrese su domicilio particular en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su Formulario 1040..

Paso 6

En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién proporcionó su número de identificación fiscal.

Paso 7

El IRS llama a esta sección Parte I, que tiene que hacerte preguntarte cuáles fueron todos esos pasos que acabas de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su Número de Seguro Social individual si es un propietario único o su número de identificación de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el Formulario W-9. Nuevamente, hacerlo hará que sea más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará bajo su SSN.

¿Qué sucede si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Todavía puede completar un formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir "solicitado" en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a una retención adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención adicional.

Paso 8

En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el Formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:

1. El número que se muestra en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy esperando que me emitan un número).

• Los contribuyentes deben usar números de identificación fiscal legítimos. Usar un número de identificación fiscal "prestado", robado o inventado equivaldría a mentir bajo juramento e implicaría graves consecuencias.

2. No estoy sujeto a la retención adicional porque: (a) estoy exento de la retención adicional, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a la retención adicional como resultado de la falta de declarar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención adicional.

• La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención adicional. Si no tiene idea de qué está hablando el IRS aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS se lo habrá notificado y la empresa que le paga debe saberlo porque debe retener el impuesto sobre la renta de su pago a una tasa fija del 24 % (a partir de 2020) y enviarlo al IRS. Por cierto, ahora conoce otra buena razón para no hacer trampa en su declaración de impuestos: es posible que tenga que contárselo a un futuro cliente, y eso podría hacer que la empresa lo piense dos veces. El punto (c) básicamente dice que si alguna vez estuvo sujeto a la retención adicional pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.

3. Soy ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense.

• Si eres un extranjero residente,. estás libre. El IRS también considera que lo siguiente es una "persona estadounidense": una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio doméstico; y un fideicomiso doméstico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones del Formulario W-9. Si no es ciudadano de los EE. UU., es posible que deba completar el Formulario W-8 o el Formulario 8233 en su lugar.

4. Los códigos FATCA ingresados en este formulario (si corresponde) que indican que estoy exento de la declaración FATCA son correctos.

• Probablemente no tengas que preocuparte por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras.

Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9

Firma del formulario W-9

El formulario W-9 le indica que tache el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a una retención adicional porque no ha declarado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.

Puede tachar el elemento 2 si está completando el Formulario W-9 en relación con una transacción de bienes raíces. El artículo 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención adicional.

Ahora, si lee atentamente la letra pequeña en las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de las personas no están obligadas a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcionó un TIN incorrecto. Dejando a un lado los tecnicismos, sin embargo, la persona que le pidió que completara el Formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado.

Devolución del formulario W-9

Devuelva su Formulario W-9 completo a la empresa que le pidió que lo completara. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad,. pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe encriptar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Los servicios gratuitos están disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputación antes de confiarles sus documentos. Por lo general, la empresa que necesita enviar un W-9 al IRS le dará uno para que lo llene.

Reflejos

• La información extraída de un formulario W-9 a menudo se usa para generar un formulario de impuestos 1099, que se requiere para fines de declaración de impuestos sobre la renta.

• El W-9 es un formulario oficial proporcionado por el IRS para que los empleadores u otras entidades verifiquen el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de una persona que recibe ingresos.

• La información recopilada por una entidad en un formulario W-9 no puede divulgarse para ningún otro propósito, bajo estrictas normas de privacidad.