Formularz W-9

Co to jest formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenie?

Formularz W-9 to formularz podatkowy Internal Revenue Service (IRS), który służy do potwierdzania nazwiska, adresu i numeru identyfikacyjnego podatnika (NIP) do celów zatrudnienia lub innych celów generujących dochód. O potwierdzenie można poprosić zarówno osobę zdefiniowaną jako obywatel USA, jak i osobę zdefiniowaną jako cudzoziemiec będący rezydentem.

Formularz W-9 jest również znany jako formularz wniosku o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie.

Kto może złożyć formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenie?

Formularz W-9 jest tylko formalną pisemną prośbą o informacje i jest używany wyłącznie w celu potwierdzenia numeru identyfikacji podatkowej (NIP) danej osoby. Pracodawca lub inny podmiot, który jest zobowiązany do złożenia w IRS dokumentu informacyjnego, takiego jak formularz 1099, musi uzyskać prawidłowy numer TIN, aby zgłosić wszelkie dochody lub straty, które mogą mieć wpływ na federalne zeznanie podatkowe lub dochód podlegający opodatkowaniu. W przypadku większości osób numer TIN będzie numerem ubezpieczenia społecznego (SSN).

Formularz W-9 różni się od formularza W-4 — który jest częściej dostarczany przez pracowników bezpośrednim pracodawcom — tym, że formularz W-9 z natury nie przewiduje potrącania należnych podatków. Wszelkie wymagane podatki oparte na zyskach związanych z dostarczonym W-9 są obowiązkiem posiadacza NIP wymienionego w dokumencie, chyba że podatnik podlega potrąceniu rezerwowemu. Jeżeli wymagane jest wstrzymanie wstrzymania, należy to odnotować na W-9, aby odpowiednio poinformować podmiot otrzymujący informację o konieczności wstrzymania.

Do czego służy formularz W-9?

Informacje uzyskane na formularzu W-9 są najczęściej wykorzystywane do tworzenia wersji formularza 1099. Formularz 1099 zawiera informacje o wszelkich dochodach, które mógł otrzymać posiadacz TIN, które normalnie nie byłyby wymienione na formularzu W-2 . Obejmuje to między innymi dochód wypłacany osobie w ramach umowy; niektóre transakcje dotyczące nieruchomości; dywidendy wypłacane na poczet inwestycji; oraz różne inne transakcje finansowe.

IRS wymaga, aby osoby, które nie są zdefiniowane jako obywatele USA lub cudzoziemcy będący rezydentami,. używały odpowiedniego formularza W-8 zamiast formularza W-9.

Formularz 1099 należy wystawić dopiero po osiągnięciu minimalnego progu dochodu, który w przypadku większości różnych dochodów wynosi 600 USD w latach podatkowych 2020 i 2021. Kwoty poniżej tego progu muszą być zgłaszane jako dochód przez posiadacza NIP, ale nie wymagają Formularz 1099 .

Mimo że pracownicy są prawnie zobowiązani do przekazywania pewnych danych osobowych swoim pracodawcom, prywatność pracownika jest chroniona przez prawo. Pracodawca, który w jakikolwiek nieuprawniony sposób ujawni dane osobowe pracownika, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej i karnej.

Jak czytać i wypełniać formularz W-9

Formularz W-9 to jeden z najłatwiejszych do wypełnienia formularzy IRS, ale jeśli formularze podatkowe Cię denerwują, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez właściwy sposób jej ukończenia.

Wszystkie strony formularza W-9 są dostępne na stronie IRS .

Krok 1

Wpisz swoje imię i nazwisko zgodnie z zeznaniem podatkowym.

Krok 2

Wpisz nazwę swojej firmy lub nazwę „odrzuconego podmiotu”, jeśli jest inna niż nazwa wpisana w kroku 1. Na przykład możesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą,. ale w celach marketingowych nie używaj swojego imienia i nazwiska jako nazwy firmy; zamiast tego „robisz interesy jako” pod inną nazwą. Wpisałbyś tę nazwę tutaj. Jeśli chodzi o część pominiętą istotą, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nie jesteś jednym. Powszechnym typem podmiotu zignorowanego jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Firmy jednoosobowe i korporacje S nigdy nie są klasyfikowane jako podmioty zignorowane.

Krok 3

Jakim typem podmiotu gospodarczego jesteś dla federalnej klasyfikacji podatkowej: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa, korporacja C,. korporacja S, trust / nieruchomości, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć dużo papierkowej roboty, aby zostać jednym z innych podmiotów.

Krok 4

Zwolnienia. Są szanse, że zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:

Odbiorcy zwolnieni z obowiązku odprowadzania podatku u źródła,. tacy jak korporacje (w większości przypadków), mogą być zmuszeni do wpisania kodu w polu „Kod odbiorcy zwolnionego”. Instrukcje na formularzu W-9 wymieniają zwolnionych odbiorców i ich kody oraz rodzaje płatności, dla których te kody powinny być używane. Na przykład korporacje wypełniające formularz W-9 w celu otrzymania odsetek lub dywidendy wpisują kod „5”.
Odbiorcy płatności, którzy są zwolnieni z obowiązku raportowania zgodnie z ustawą FATCA ( Foreign Account Tax Compliance Act ) mogą być zmuszeni do wprowadzenia kodu w polu „Zwolnienie z obowiązku raportowania FATCA”. Żadne z tych pól nie dotyczy typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.

###Krok 5

Podaj swój adres, miasto, stan i kod pocztowy. Co się stanie, jeśli Twój adres domowy jest inny niż adres Twojej firmy? Jaki adres należy podać na formularzu W-9? Użyj adresu, którego będziesz używać w zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, która wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe, używając swojego adresu domowego, wprowadź swój adres domowy na formularzu W-9, aby IRS nie miał problemów z dopasowaniem Twoich 1099 do formularza 1040.

Krok 6

W tym opcjonalnym kroku możesz podać nazwę i adres wnioskodawcy. Możesz chcieć wypełnić to pole, aby zachować informacje o tym, komu podałeś swój numer identyfikacji podatkowej.

Krok 7

Urząd Skarbowy nazywa tę sekcję Częścią I, co musi sprawić, że będziesz się zastanawiać, jakie były wszystkie te kroki, które właśnie wykonałeś. W tym miejscu musisz podać numer identyfikacji podatkowej swojej firmy, który będzie albo indywidualnym numerem ubezpieczenia społecznego, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, albo numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN), jeśli prowadzisz inny rodzaj firmy. Obecnie niektóre firmy jednoosobowe również mają numery EIN, ale IRS woli, aby jednoosobowi właściciele używali swoich numerów SSN na formularzu W-9. Ponownie, zrobienie tego ułatwi dopasowanie otrzymanych 1099 do zeznania podatkowego, które złożysz pod numerem SSN.

Co zrobić, jeśli Twoja firma jest nowa i nie ma numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że należy złożyć wniosek o swój numer i wpisać „wniosek o” w miejscu na numer TIN. Będziesz chciał uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ dopóki tego nie zrobisz, będziesz podlegać obowiązkowi potrącania podatku u źródła. Możesz ubiegać się o EIN na stronie IRS. Zapoznaj się z poniższymi instrukcjami w kroku 8, część II, aby uzyskać więcej informacji na temat potrącania podatku u źródła.

Krok 8

W Części II musisz poświadczyć prawdziwość wszystkich swoich informacji przed podpisaniem formularza W-9. Celowe kłamstwo na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić grzywnę lub pójść do więzienia; IRS nie kręci. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz potwierdzić, że są prawdziwe, pod groźbą kary za krzywoprzysięstwo:

jeden. Numer podany w tym formularzu to mój poprawny numer identyfikacji podatkowej (lub czekam na wydanie mi numeru).

Podatnicy muszą używać legalnych numerów identyfikacji podatkowej. Używanie „pożyczonego”, skradzionego lub zmyślonego numeru identyfikacji podatkowej byłoby równoznaczne ze złożeniem przysięgi i pociągnęłoby za sobą poważne konsekwencje.

2. Nie podlegam obowiązkowi odprowadzania podatku na poczet podatku, ponieważ: (a) jestem zwolniony z obowiązku odprowadzania podatku lub (b) nie zostałem powiadomiony przez Urząd Skarbowy (IRS), że podlegam obowiązkowi odprowadzania podatku w wyniku braku zgłosić wszystkie odsetki lub dywidendy lub (c) urząd skarbowy powiadomił mnie, że nie podlegam już obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła.

Większość podatników jest zwolniona z potrąceń rezerwowych. Jeśli nie masz pojęcia, o czym mówi IRS, prawdopodobnie jesteś zwolniony. Jeśli nie jesteś zwolniony, urząd skarbowy powiadomi Cię o tym, a firma płacąca musi o tym wiedzieć, ponieważ jest zobowiązana do potrącenia podatku dochodowego z wynagrodzenia według ryczałtowej stawki 24% (od 2020 r.) i przesłania go do IRS. Nawiasem mówiąc, teraz znasz kolejny dobry powód, aby nie oszukiwać w zeznaniu podatkowym: być może będziesz musiał powiedzieć o tym przyszłemu klientowi, a to może sprawić, że firma zastanowi się nad tobą dwa razy. Punkt (c) w zasadzie mówi, że jeśli kiedyś podlegałeś obowiązkowi odprowadzania podatku, ale już go nie ma, nikt nie musi o tym wiedzieć.

3. Jestem obywatelem USA lub inną osobą z USA.

Jeśli jesteś obcokrajowcem na stałe,. jesteś czysty. IRS uważa również za „osobę amerykańską” następujące osoby: spółka osobowa, korporacja, spółka lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych; posiadłość domowa; i zaufanie krajowe. Jeśli Twoja firma jest spółką osobową, która ma partnera zagranicznego, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcjach do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem USA, może być konieczne wypełnienie formularza W-8 lub formularza 8233.

cztery. Kod(y) FATCA wpisany w tym formularzu (jeśli istnieje) wskazujący, że jestem zwolniony z obowiązku raportowania FATCA, jest prawidłowy.

Prawdopodobnie nie musisz się tym martwić, co ma związek z ustawą o podatku od rachunków zagranicznych.

Specjalne uwagi przy wypełnianiu formularza W-9

Formularz podpisywania W-9

Formularz W-9 nakazuje skreślić powyższy punkt 2, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że obecnie podlegasz obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend w zeznaniu podatkowym.

Możesz skreślić punkt 2, jeśli wypełniasz formularz W-9 w związku z transakcją dotyczącą nieruchomości. Pozycja 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła.

Teraz, jeśli uważnie przeczytasz drobny druk w instrukcjach W-9, wydaje się, że większość ludzi w ogóle nie musi podpisywać tego formularza. Zasadniczo musisz go podpisać tylko wtedy, gdy urząd skarbowy powiadomił Cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy numer TIN. Pomijając jednak kwestie techniczne, osoba, która poprosiła Cię o wypełnienie formularza W-9, prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpisałeś.

Zwrot formularza W-9

Zwróć wypełniony formularz W-9 firmie, która poprosiła Cię o jego wypełnienie. Najlepiej byłoby dostarczyć go osobiście, aby ograniczyć ryzyko kradzieży tożsamości,. ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za stosunkowo bezpieczną. Jeśli musisz wysłać formularz e-mailem, zaszyfruj zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail, a następnie trzykrotnie sprawdź, czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy przed wysłaniem wiadomości. Bezpłatne usługi są dostępne online, aby Ci w tym pomóc, ale przed powierzeniem im swoich dokumentów sprawdź ich reputację. Zazwyczaj firma, która musi przesłać formularz W-9 do IRS, da Ci go do wypełnienia.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

Informacje zaczerpnięte z formularza W-9 są często wykorzystywane do wygenerowania formularza podatkowego 1099, który jest wymagany do celów rozliczenia podatku dochodowego.
W-9 to oficjalny formularz dostarczany przez IRS dla pracodawców lub innych podmiotów w celu weryfikacji nazwy, adresu i numeru identyfikacji podatkowej osoby fizycznej otrzymującej dochód.
Informacje zebrane przez podmiot na formularzu W-9 nie mogą zostać ujawnione w żadnym innym celu, zgodnie ze ścisłymi przepisami dotyczącymi prywatności.