Skjema W-9

Hva er skjema W-9: Forespørsel om skattebetaleridentifikasjonsnummer (TIN) og sertifisering?

Et W-9-skjema er et skatteskjema for Internal Revenue Service (IRS) som brukes til å bekrefte en persons navn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN) for arbeid eller andre inntektsgenererende formål. Bekreftelsen kan bes om enten en person definert som en amerikansk statsborger eller en person definert som en bosatt utlending.

Et W-9-skjema er også kjent som en forespørsel om skattebetaleridentifikasjonsnummer og sertifiseringsskjema.

Hvem kan sende inn skjema W-9: Forespørsel om skattebetaleridentifikasjonsnummer (TIN) og sertifisering?

Et W-9-skjema er kun en formell skriftlig forespørsel om informasjon og brukes utelukkende for å bekrefte en persons skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN). En arbeidsgiver eller annen enhet som er pålagt å sende inn et informasjonsdokument til IRS, for eksempel skjema 1099, må innhente riktig TIN for å rapportere inntekter eller tap som kan påvirke din føderale selvangivelse eller din skattepliktige inntekt. For de fleste individer vil TIN være deres personnummer (SSN).

W-9 skiller seg fra et W-4-skjema - som oftere leveres av ansatte til direkte arbeidsgivere - ved at W-9 i seg selv ikke sørger for tilbakeholdelse av skyldig skatt. Eventuelle påkrevde skatter basert på gevinster knyttet til den oppgitte W-9 er ansvaret til TIN-innehaveren som er oppført på dokumentet, med mindre skattebetaleren er gjenstand for sikkerhetskopi. Hvis sikkerhetskopiering er nødvendig, må dette noteres på W-9 for å informere enheten som mottar informasjonen om behovet for tilbakeholdelse tilsvarende.

Hva brukes skjema W-9 til?

Informasjonen innhentet på et W-9-skjema brukes oftest til å lage en versjon av Form 1099. Et 1099-skjema inneholder informasjon om eventuelle inntekter som kan ha blitt mottatt av TIN-innehaveren som normalt ikke ville vært oppført på et W-2-skjema . Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, inntekt betalt til en person som en del av en kontrakt; visse eiendomstransaksjoner; utbytte betalt mot en investering; og diverse andre finansielle transaksjoner.

IRS krever at de som ikke er definert som amerikanske statsborgere eller bosatte romvesener,. bruker det aktuelle W-8-skjemaet i stedet for et W-9-skjema.

Skjema 1099 er bare nødvendig å utstedes når minsteinntektsterskelen er nådd, som for de fleste diverse inntekter er satt til $600 for skatteårene 2020 og 2021. Beløp under denne terskelen må rapporteres som inntekt av TIN-innehaveren, men krever ikke en 1099- skjema

Selv om ansatte er lovpålagt å gi visse personopplysninger til sine arbeidsgivere, er en ansatts personvern beskyttet av loven. En arbeidsgiver som avslører en ansatts personopplysninger på en uautorisert måte, kan bli utsatt for sivil- og straffeforfølgelse.

Hvordan lese og fylle ut skjema W-9

Skjema W-9 er et av de enkleste IRS-skjemaene å fylle ut, men hvis skatteskjemaer gjør deg nervøs, ikke bekymre deg. Vi vil lede deg gjennom den riktige måten å fullføre den på.

Alle sidene av W-9-skjemaet er tilgjengelige på IRS- nettstedet

Trinn 1

Skriv inn navnet ditt som vist på selvangivelsen.

Steg 2

Skriv inn bedriftsnavnet ditt eller navnet på "forstyrret enhet", hvis det er forskjellig fra navnet du skrev inn for trinn 1. Du kan for eksempel være et enkeltpersonforetak,. men for markedsføringsformål bruker du ikke ditt personlige navn som firmanavn. i stedet "gjør du forretninger som" et annet navn. Du skriver inn det navnet her. Når det gjelder den ignorerte enhetsdelen, hvis du ikke vet hva det er, er du sannsynligvis ikke en. En vanlig enhetstype som ikke tas i betraktning er et enkeltmannsselskap med begrenset ansvar. Enkeltpersonforetak og S-selskaper klassifiseres aldri som enheter som ikke respekteres.

Trinn 3

Hvilken type forretningsenhet er du for føderal skatteklassifisering: enkeltpersonforetak, partnerskap, C-selskap,. S-selskap, trust/eiendom, aksjeselskap eller "annet"? Kryss av i den aktuelle boksen. Hvis du ikke er sikker, er du sannsynligvis et enkeltpersonforetak, fordi du ville ha måttet sende inn mye papirarbeid for å bli en av de andre enhetene.

Trinn 4

Unntak. Sjansen er stor for at du kommer til å la disse boksene stå tomme. Her er et par unntak:

1. Betalingsmottakere som er unntatt fra reservekravstrekk , for eksempel selskaper (i de fleste tilfeller), må kanskje skrive inn en kode i boksen "Fritatt kode for utbetalingsmottaker". Form W-9-instruksjonene viser fritatte betalingsmottakere og deres koder og typene betalinger som disse kodene skal brukes til. Selskaper som fyller ut en W-9 for mottak av renter eller utbyttebetalinger, for eksempel, vil angi koden "5."

2. Betalingsmottakere som er unntatt fra rapportering i henhold til Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) må kanskje skrive inn en kode i boksen "Unntak fra FATCA-rapporteringskode". Ingen av disse boksene vil gjelde for den typiske uavhengige kontraktøren eller frilanseren.

Trinn 5

Oppgi gateadresse, by, stat og postnummer. Hva om hjemmeadressen din er forskjellig fra bedriftsadressen din? Hvilken adresse bør du oppgi på skjemaet W-9? Bruk adressen du skal bruke på selvangivelsen. For eksempel, hvis du er en eneeier som leier kontorlokaler, men du sender inn selvangivelsen med hjemmeadressen din, skriv inn hjemmeadressen din på skjema W-9 slik at skattemyndighetene ikke har problemer med å matche 1099-ene dine med skjemaet 1040.

Trinn 6

I dette valgfrie trinnet kan du oppgi forespørselens navn og adresse. Det kan være lurt å fylle ut denne boksen for å holde oversikt over hvem du oppga skatteidentifikasjonsnummeret til.

Trinn 7

Skattemyndighetene kaller denne delen del I, som må få deg til å lure på hva alle trinnene du nettopp fullførte var. Her må du oppgi bedriftens skatteidentifikasjonsnummer,. som enten vil være ditt individuelle personnummer hvis du er et enkeltpersonforetak, eller ditt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) hvis du er en annen type virksomhet. Nå har noen enkeltpersonforetak også EIN-er, men IRS foretrekker at enkeltpersonforetak bruker SSN-ene sine på skjema W-9. Igjen, dette vil gjøre det lettere å matche eventuelle 1099-er du mottar med selvangivelsen, som du vil sende inn under SSN-en.

Hva om bedriften din er ny og ikke har et EIN? Du kan fortsatt fylle ut et W-9-skjema. IRS sier at du bør søke om nummeret ditt og skrive "søkt om" i feltet for TIN. Du vil ønske å få dette nummeret så raskt som mulig, fordi du vil bli underlagt sikkerhetskopiering inntil du gjør det. Du kan søke om et EIN på IRS-nettstedet. Se instruksjonene nedenfor for trinn 8, del II, for mer om sikkerhetskopiering.

Trinn 8

I del II må du attestere sannheten til all informasjonen din før du kan signere skjema W-9. Å lyve med vilje på et skatteskjema kan bety at du må betale en bot eller gå i fengsel; skattemyndighetene roter ikke rundt. Før du signerer skjema W-9, her er utsagnene du må bekrefte er sanne, under straff for mened:

1. Nummeret som vises på dette skjemaet er mitt riktige skattebetalers identifikasjonsnummer (eller jeg venter på at et nummer skal bli utstedt til meg).

– Skattebetalere må bruke legitime skatte-ID-nummer. Å bruke et «lånt», stjålet eller oppdiktet skatte-ID-nummer vil tilsvare å lyve under ed, og ha alvorlige konsekvenser.

2. Jeg er ikke underlagt sikkerhetskopiering fordi: (a) jeg er unntatt fra sikkerhetskopi, eller (b) jeg ikke har blitt varslet av Internal Revenue Service (IRS) om at jeg er underlagt sikkerhetskopi som et resultat av manglende rapporter alle renter eller utbytte, eller (c) skattemyndighetene har varslet meg om at jeg ikke lenger er underlagt reservekrav.

– De fleste skattytere er fritatt for reservetrekk. Hvis du ikke aner hva skattemyndighetene snakker om her, er du sannsynligvis fritatt. Hvis du ikke er fritatt, vil skattemyndighetene ha varslet deg, og selskapet som betaler deg må vite det fordi det er pålagt å holde inntektsskatt fra lønnen din med en fast sats på 24 % (fra 2020) og sende den til IRS. Forresten, nå vet du en annen god grunn til ikke å jukse på selvangivelsen: Du må kanskje fortelle en fremtidig kunde om det, og det kan få selskapet til å tenke seg om to ganger. Punkt (c) sier i utgangspunktet at hvis du en gang var underlagt sikkerhetskopiering, men ikke er det lenger, trenger ingen å vite det.

3. Jeg er amerikansk statsborger eller annen amerikansk person.

• Hvis du er en bosatt romvesen,. er du i det klare. IRS anser også følgende for å være en "amerikansk person": et partnerskap, selskap, selskap eller forening opprettet eller organisert i USA eller under lovene i USA; en innenlandsk eiendom; og en innenlandsk tillit. Dersom din virksomhet er et interessentskap som har en utenlandsk partner, gjelder spesielle regler; les om dem i instruksjonene til Form W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, må du kanskje fylle ut skjema W-8 eller skjema 8233 i stedet.

4. FATCA-koden(e) angitt på dette skjemaet (hvis noen) som indikerer at jeg er unntatt fra FATCA-rapportering, er korrekt.

• Du trenger sannsynligvis ikke å bekymre deg for denne, som har å gjøre med loven om overholdelse av skatt på utenlandske kontoer.

Spesielle hensyn ved innlevering av skjema W-9

Signeringsskjema W-9

Skjema W-9 forteller deg å krysse ut punkt 2 ovenfor hvis du har blitt varslet av IRS om at du for øyeblikket er gjenstand for sikkerhetskopi fordi du ikke har rapportert alle renter og utbytte på selvangivelsen.

Du kan krysse ut punkt 2 hvis du fyller ut skjema W-9 i forbindelse med en eiendomstransaksjon. Punkt 2 gjelder ikke i dette tilfellet, så det spiller ingen rolle om du er underlagt sikkerhetskopi.

Nå, hvis du leser den fine skriften i W-9-instruksjonene nøye, ser det ut til å indikere at folk flest ikke er pålagt å signere dette skjemaet i det hele tatt. Du er vanligvis bare pålagt å signere den hvis IRS har varslet deg om at du tidligere har oppgitt et feil TIN. Bortsett fra tekniske aspekter, vil imidlertid personen som ba deg fylle ut W-9-skjemaet sannsynligvis vurdere det som ufullstendig eller ugyldig hvis du ikke har signert det.

Returskjema W-9

Returner det utfylte W-9-skjemaet til bedriften som ba deg fylle det ut. Ideelt sett leverer du den personlig for å begrense eksponeringen for identitetstyveri,. men denne metoden er ofte ikke praktisk. Post anses som relativt sikker. Hvis du må sende skjemaet på e-post, bør du kryptere både dokumentet og e-postmeldingen din og trippelsjekke at du har mottakerens korrekte e-postadresse før du sender meldingen. Gratis tjenester er tilgjengelige på nettet for å hjelpe deg med dette, men sjekk deres omdømme før du stoler på dokumentene dine til dem. Vanligvis vil virksomheten som trenger å sende inn en W-9 til IRS gi deg en å fylle ut.

Høydepunkter

– Informasjonen hentet fra et W-9-skjema brukes ofte til å generere et 1099-skatteskjema, som kreves for innlevering av inntektsskatt.

• W-9 er et offisielt skjema utlevert av IRS for arbeidsgivere eller andre enheter for å bekrefte navnet, adressen og skatteidentifikasjonsnummeret til en person som mottar inntekt.

• Informasjonen som samles inn av en enhet på et W-9-skjema kan ikke avsløres for noe annet formål, under strenge personvernregler.