Formulário W-9

O que é o Formulário W-9: Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte (TIN) e Certificação?

Um formulário W-9 é um formulário fiscal do Internal Revenue Service (IRS) usado para confirmar o nome, o endereço e o número de identificação do contribuinte (TIN) de uma pessoa para fins de emprego ou outros fins de geração de renda. A confirmação pode ser solicitada para um indivíduo definido como cidadão americano ou para uma pessoa definida como estrangeiro residente.

Um formulário W-9 também é conhecido como Formulário de Solicitação de Número de Identificação de Contribuinte e Certificação.

Quem pode arquivar o Formulário W-9: Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte (TIN) e Certificação?

Um formulário W-9 é uma solicitação formal por escrito apenas para informações e é usado apenas para confirmar o número de identificação do contribuinte (TIN) de uma pessoa. Um empregador ou outra entidade obrigada a apresentar um documento informativo ao IRS, como o Formulário 1099, deve obter seu TIN correto para relatar quaisquer ganhos ou perdas que possam afetar sua declaração de imposto federal ou sua renda tributável. Para a maioria dos indivíduos, o TIN será o seu Social Security Number (SSN).

O W-9 difere de um formulário W-4 — que é mais comumente fornecido por funcionários a empregadores diretos — em que o W-9 não providencia inerentemente a retenção de quaisquer impostos devidos. Quaisquer impostos exigidos com base em ganhos relacionados ao W-9 fornecido são de responsabilidade do titular do TIN listado no documento, a menos que o contribuinte esteja sujeito a retenção na fonte. Se a retenção de backup for necessária, isso precisará ser anotado no W-9, para informar adequadamente a entidade que recebe as informações da necessidade de reter adequadamente.

Para que serve o Formulário W-9?

As informações obtidas em um formulário W-9 são mais frequentemente usadas para criar uma versão do Formulário 1099. Um formulário 1099 contém informações sobre qualquer renda que possa ter sido recebida pelo titular do TIN que normalmente não seria listada em um formulário W-2 . Isso inclui, mas não se limita a, renda paga a uma pessoa como parte de um contrato; certas transações imobiliárias; dividendos pagos contra um investimento; e várias outras transações financeiras.

O IRS exige que aqueles que não são definidos como cidadãos dos EUA ou estrangeiros residentes usem o formulário W-8 apropriado no lugar do formulário W-9.

O formulário 1099 só deve ser emitido quando o limite mínimo de renda for atingido, que para a maioria das receitas diversas é definido em US$ 600 para os anos fiscais de 2020 e 2021. Valores abaixo desse limite devem ser relatados como renda pelo titular do TIN, mas não exigem um 1099 formulário .

Embora os funcionários sejam legalmente obrigados a fornecer certas informações pessoais a seus empregadores, a privacidade de um funcionário é protegida por lei. Um empregador que divulgar informações pessoais de um funcionário de qualquer forma não autorizada pode estar sujeito a processos civis e criminais.

Como ler e preencher o formulário W-9

O formulário W-9 é um dos formulários do IRS mais simples de preencher, mas se os formulários fiscais o deixarem nervoso, não se preocupe. Vamos orientá-lo através da maneira correta de completá-lo.

Todas as páginas do Formulário W-9 estão disponíveis no site da Receita Federal .

Passo 1

Digite seu nome conforme mostrado em sua declaração de imposto.

Passo 2

Insira o nome de sua empresa ou o nome de "entidade desconsiderada", se for diferente do nome inserido na etapa 1. Por exemplo, você pode ser uma empresa individual,. mas para fins de marketing, você não usa seu nome pessoal como nome comercial; em vez disso, você está "fazendo negócios como" algum outro nome. Você digitaria esse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente não é um. Um tipo comum de entidade desconsiderada é uma sociedade de responsabilidade limitada unipessoal. As sociedades unipessoais e as corporações S nunca são classificadas como entidades desconsideradas.

Etapa 3

Que tipo de entidade comercial você é para a classificação fiscal federal: empresa individual, parceria, corporação C,. corporação S, trust/espólio, sociedade de responsabilidade limitada ou "outro"? Marque a caixa apropriada. Se você não tiver certeza, provavelmente é uma empresa individual, porque teria que apresentar muita papelada para se tornar uma das outras entidades.

Passo 4

Isenções. É provável que você deixe essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções:

Os beneficiários isentos de retenção de backup,. como empresas (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa "Código de beneficiário isento". As instruções do Formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos e os tipos de pagamentos para os quais esses códigos devem ser usados. As empresas que preenchem um W-9 para recebimento de pagamentos de juros ou dividendos, por exemplo, inseririam o código "5".
Os beneficiários que estão isentos de relatórios de acordo com o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) podem precisar inserir um código na caixa "Isenção do código de relatório do FATCA". Nenhuma dessas caixas se aplica ao contratante independente ou freelancer típico.

###Passo 5

Informe seu endereço, cidade, estado e CEP. E se o seu endereço residencial for diferente do endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no Formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de imposto. Por exemplo, se você é um único proprietário que aluga um espaço de escritório, mas arquiva sua declaração de imposto usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seus 1099s com seu formulário 1040.

Etapa 6

Nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode querer preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.

Etapa 7

O IRS chama essa seção de Parte I, o que deve fazer você se perguntar quais foram todas as etapas que você acabou de concluir. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será seu número de seguro social individual se você for uma empresa individual ou seu número de identificação do empregador (EIN) se você for outro tipo de empresa. Agora, algumas empresas individuais também têm EINs, mas o IRS prefere que os proprietários individuais usem seus SSNs no formulário W-9. Novamente, isso facilitará a correspondência de quaisquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto, que será arquivada em seu SSN.

E se a sua empresa for nova e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher um formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever "solicitado" no espaço para o TIN. Você desejará obter esse número o mais rápido possível porque, até conseguir, estará sujeito a retenção de backup. Você pode solicitar um EIN no site do IRS. Consulte as instruções abaixo para a Etapa 8, Parte II, para obter mais informações sobre retenção de backup.

Etapa 8

Na Parte II, você deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o Formulário W-9. Mentir intencionalmente em um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a cadeia; o IRS não brinca. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar que são verdadeiras, sob pena de perjúrio:

1. O número mostrado neste formulário é o meu número de identificação fiscal correto (ou estou aguardando a emissão de um número para mim).

Os contribuintes devem usar números de identificação fiscal legítimos. Usar um número de identificação fiscal "emprestado", roubado ou inventado equivaleria a mentir sob juramento e envolveria sérias consequências.

2. Não estou sujeito à retenção de backup porque: (a) estou isento de retenção de backup, ou (b) não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) de que estou sujeito a retenção de backup como resultado de uma falha em reportar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS me notificou de que não estou mais sujeito a retenção na fonte.

A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte. Se você não tem ideia do que o IRS está falando aqui, provavelmente está isento. Se você não estiver isento, o IRS o notificará e a empresa que paga você precisa saber porque é obrigada a reter o imposto de renda do seu pagamento a uma taxa fixa de 24% (a partir de 2020) e enviá-lo para o IRS. Aliás, agora você conhece outro bom motivo para não trapacear em sua declaração de imposto: você pode ter que contar a um futuro cliente sobre isso, e isso pode fazer a empresa pensar duas vezes sobre você. O item (c) basicamente diz que se você já esteve sujeito à retenção de backup, mas não está mais, ninguém precisa saber.

3. Sou cidadão dos EUA ou outra pessoa dos EUA.

Se você é um estrangeiro residente,. você está livre. O IRS também considera o seguinte como uma "pessoa dos EUA": uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou sob as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma confiança doméstica. Se o seu negócio for uma sociedade que tenha um sócio estrangeiro, aplicam-se regras especiais; leia sobre eles nas instruções do Formulário W-9. Se você não for cidadão americano, talvez seja necessário preencher o Formulário W-8 ou o Formulário 8233.

quatro. Os códigos FATCA inseridos neste formulário (se houver) indicando que estou isento de relatórios FATCA estão corretos.

Você provavelmente não precisará se preocupar com isso, que tem a ver com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras.

Considerações especiais ao preencher o formulário W-9

Formulário de assinatura W-9

O formulário W-9 diz para você riscar o item 2 acima se tiver sido notificado pelo IRS de que está atualmente sujeito a retenção de backup porque não relatou todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto.

Você pode riscar o item 2 se estiver preenchendo o Formulário W-9 relacionado a uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, portanto, não importa se você está sujeito a retenção de backup.

Agora, se você ler cuidadosamente as letras miúdas nas instruções W-9, parece indicar que a maioria das pessoas não é obrigada a assinar este formulário. Geralmente, você só é obrigado a assiná-lo se o IRS o notificar de que você forneceu anteriormente um TIN incorreto. Técnicos à parte, no entanto, a pessoa que pediu para você preencher o Formulário W-9 provavelmente o considerará incompleto ou inválido se você não o tiver assinado.

Devolução do Formulário W-9

Devolva seu Formulário W-9 preenchido para a empresa que lhe pediu para preenchê-lo. Idealmente, você o entregará pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade,. mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se você precisar enviar o formulário por e-mail, deverá criptografar o documento e sua mensagem de e-mail e verificar três vezes se possui o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem. Serviços gratuitos estão disponíveis online para ajudá-lo a fazer isso, mas verifique suas reputações antes de confiar seus documentos a eles. Normalmente, a empresa que precisa enviar um W-9 ao IRS fornecerá um para você preencher.

##Destaques

As informações retiradas de um formulário W-9 são frequentemente usadas para gerar um formulário de imposto 1099, que é necessário para fins de declaração de imposto de renda.
O W-9 é um formulário oficial fornecido pelo IRS para empregadores ou outras entidades verificarem o nome, endereço e número de identificação fiscal de um indivíduo que recebe rendimentos.
As informações coletadas por uma entidade em um formulário W-9 não podem ser divulgadas para qualquer outra finalidade, sob estritas normas de privacidade.