Modulo W-9

Che cos'è il modulo W-9: richiesta di codice fiscale (TIN) e certificazione?

Un modulo W-9 è un modulo fiscale dell'Internal Revenue Service (IRS) che viene utilizzato per confermare il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale (TIN) di una persona a fini di lavoro o altri scopi di generazione di reddito. La conferma può essere richiesta sia per un soggetto definito cittadino statunitense, sia per un soggetto definito straniero residente.

Un modulo W-9 è anche noto come modulo di richiesta di numero di identificazione fiscale e certificazione.

Chi può presentare il modulo W-9: richiesta di codice fiscale (TIN) e certificazione?

Un modulo W-9 è solo una richiesta scritta formale di informazioni e viene utilizzato esclusivamente allo scopo di confermare il numero di identificazione fiscale (TIN) di una persona. Un datore di lavoro o un'altra entità che deve presentare un documento informativo all'IRS, come il modulo 1099, deve ottenere il codice fiscale corretto per segnalare eventuali guadagni o perdite che potrebbero influire sulla dichiarazione dei redditi federale o sul reddito imponibile. Per la maggior parte delle persone, il TIN sarà il numero di previdenza sociale (SSN).

Il W-9 differisce da un modulo W-4,. che è più comunemente fornito dai dipendenti ai datori di lavoro diretti, in quanto il W-9 non prevede intrinsecamente la ritenuta d'acconto delle tasse dovute. Eventuali imposte richieste in base ai guadagni relativi al W-9 fornito sono a carico del titolare del TIN riportato sul documento a meno che il contribuente non sia soggetto a ritenuta d'acconto. Se è richiesta una ritenuta d'acconto, questa dovrà essere annotata sulla W-9, per informare adeguatamente l'entità che riceve le informazioni della necessità di trattenere di conseguenza.

A cosa serve il modulo W-9?

Le informazioni ottenute su un modulo W-9 vengono spesso utilizzate per creare una versione del modulo 1099. Un modulo 1099 contiene informazioni su eventuali entrate che potrebbero essere state ricevute dal titolare del TIN che normalmente non sarebbero elencate su un modulo W-2 . Ciò include, ma non è limitato a, il reddito pagato a una persona come parte di un contratto; alcune transazioni immobiliari; dividendi pagati a fronte di un investimento; e varie altre transazioni finanziarie.

L'IRS richiede a coloro che non sono definiti cittadini statunitensi o stranieri residenti di utilizzare l'apposito modulo W-8 al posto di un modulo W-9.

Il modulo 1099 deve essere rilasciato solo una volta raggiunta la soglia di reddito minimo, che per la maggior parte dei redditi vari è fissato a $ 600 per gli anni fiscali 2020 e 2021. Gli importi al di sotto di questa soglia devono essere segnalati come reddito dal titolare del TIN ma non richiedono un modulo 1099 .

Anche se i dipendenti sono legalmente tenuti a fornire determinate informazioni personali ai loro datori di lavoro, la privacy di un dipendente è protetta dalla legge. Un datore di lavoro che divulga le informazioni personali di un dipendente in qualsiasi modo non autorizzato può essere sottoposto a procedimento civile e penale.

Come leggere e compilare il modulo W-9

Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più semplici da compilare, ma se i moduli fiscali ti innervosiscono, non preoccuparti. Ti guideremo attraverso il modo corretto per completarlo.

Tutte le pagine del modulo W-9 sono disponibili sul sito Web dell'IRS .

Passo 1

Inserisci il tuo nome come indicato sulla tua dichiarazione dei redditi.

Passo 2

Inserisci la ragione sociale o il nome di "entità indistinta", se diverso dal nome inserito per il passaggio 1. Ad esempio, potresti essere una ditta individuale,. ma per scopi di marketing non utilizzi il tuo nome personale come ragione sociale; invece, stai "facendo affari come" un altro nome. Dovresti inserire quel nome qui. Per quanto riguarda la parte dell'entità ignorata, se non sai di cosa si tratta, probabilmente non lo sei. Un tipo comune di entità non considerata è una società a responsabilità limitata con un solo socio. Le ditte individuali e le società S non sono mai classificate come entità non considerate.

Passaggio 3

Che tipo di entità aziendale sei per la classificazione fiscale federale: ditta individuale, società di persone, società C,. società S, trust/estate, società a responsabilità limitata o "altro"? Spunta la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una ditta individuale, perché avresti dovuto archiviare molte scartoffie per diventare una delle altre entità.

Passaggio 4

Esenzioni. È probabile che lascerai queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:

1. I beneficiari esenti dalla ritenuta alla fonte,. come le società (nella maggior parte dei casi), potrebbero dover inserire un codice nella casella "Codice beneficiario esente". Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti e i loro codici e i tipi di pagamenti per i quali questi codici dovrebbero essere utilizzati. Le società che compilano un W-9 per la ricezione di interessi o pagamenti di dividendi, ad esempio, inseriscono il codice "5".

2. I beneficiari che sono esentati dalla segnalazione ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) potrebbero dover inserire un codice nella casella "Exemption from FATCA reporting code". Nessuna di queste caselle si applicherà al tipico appaltatore indipendente o libero professionista.

Passaggio 5

Fornisci il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso da quello della tua attività? Quale indirizzo dovresti fornire sul modulo W-9? Utilizza l'indirizzo che utilizzerai nella dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei una ditta individuale che affitta spazi per uffici, ma presenti la dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa sul modulo W-9 in modo che l'IRS non abbia problemi a far corrispondere i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040.

Passaggio 6

In questo passaggio facoltativo, puoi fornire il nome e l'indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per tenere traccia di chi hai fornito il tuo codice fiscale.

Passaggio 7

L'IRS chiama questa sezione Parte I, che deve farti chiedere quali fossero tutti quei passaggi che hai appena completato. Qui devi fornire il numero di identificazione fiscale della tua attività, che sarà il numero di previdenza sociale individuale se sei una ditta individuale o il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, anche alcune ditte individuali hanno EIN, ma l'IRS preferisce che le ditte individuali utilizzino i loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, così facendo sarà più facile abbinare tutti i 1099 che ricevi con la tua dichiarazione dei redditi, che presenterai sotto il tuo SSN.

Cosa succede se la tua azienda è nuova e non ha un EIN? Puoi ancora compilare un modulo W-9. L'IRS dice che dovresti richiedere il tuo numero e scrivere "richiesta" nello spazio per il TIN. Ti consigliamo di ottenere questo numero il più rapidamente possibile perché, fino a quando non lo farai, sarai soggetto a trattenuta di riserva. È possibile richiedere un EIN sul sito Web dell'IRS. Per ulteriori informazioni sulla ritenuta d'acconto,. vedere le istruzioni riportate di seguito per il passaggio 8, parte II .

Passaggio 8

Nella Parte II, devi attestare la veridicità di tutte le tue informazioni prima di poter firmare il Modulo W-9. Mentire intenzionalmente su un modulo fiscale potrebbe significare che dovrai pagare una multa o andare in prigione; l'IRS non scherza. Prima di firmare il modulo W-9, ecco le affermazioni che devi certificare essere vere, a pena di falsa testimonianza:

1. Il numero indicato su questo modulo è il mio codice fiscale corretto (o sto aspettando che mi venga rilasciato un numero).

• I contribuenti devono utilizzare codici fiscali legittimi. L'uso di un codice fiscale "preso in prestito", rubato o inventato equivarrebbe a mentire sotto giuramento e comporterebbe gravi conseguenze.

2. Non sono soggetto a ritenuta d'acconto perché: (a) sono esentato dalla ritenuta d'acconto, o (b) non sono stato informato dall'Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta d'acconto a causa di un mancato segnalare tutti gli interessi o dividendi, oppure (c) l'IRS mi ha informato che non sono più soggetto a ritenuta d'acconto.

• La maggior parte dei contribuenti è esentata dalla ritenuta d'acconto. Se non hai idea di cosa stia parlando l'IRS, probabilmente sei esente. Se non sei esente, l'IRS te lo avrà informato e la società che ti paga deve saperlo perché è tenuta a trattenere l' imposta sul reddito dalla tua retribuzione con un'aliquota fissa del 24% (a partire dal 2020) e inviarla al Agenzia delle Entrate. Per inciso, ora conosci un altro buon motivo per non barare sulla tua dichiarazione dei redditi: potresti dover dirlo a un futuro cliente e questo potrebbe far riflettere l'azienda su di te due volte. Il punto (c) sostanzialmente dice che se una volta eri soggetto a una ritenuta d'acconto ma non lo sei più, nessuno deve saperlo.

3. Sono un cittadino statunitense o un'altra persona statunitense.

• Se sei uno straniero residente,. sei a posto. L'IRS considera anche una "persona statunitense": una società di persone, società, società o associazione creata o organizzata negli Stati Uniti o ai sensi delle leggi degli Stati Uniti; una proprietà domestica; e una fiducia domestica. Se la tua azienda è una partnership che ha un partner straniero, si applicano regole speciali; leggere su di loro nelle istruzioni al modulo W-9. Se non sei cittadino statunitense, potresti dover compilare il modulo W-8 o il modulo 8233.

4. I codici FATCA inseriti in questo modulo (se presenti) indicanti che sono esentato dalla segnalazione FATCA sono corretti.

• Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con il Foreign Account Tax Compliance Act.

Considerazioni speciali durante la presentazione del modulo W-9

Modulo di firma W-9

Il modulo W-9 ti dice di barrare il punto 2 sopra se sei stato informato dall'IRS che sei attualmente soggetto a una ritenuta d'acconto perché non hai riportato tutti gli interessi e i dividendi sulla tua dichiarazione dei redditi.

Puoi barrare il punto 2 se stai compilando il modulo W-9 in relazione a una transazione immobiliare. L'articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a ritenuta d'acconto.

Ora, se leggi attentamente le scritte in piccolo nelle istruzioni W-9, sembra indicare che la maggior parte delle persone non è affatto obbligata a firmare questo modulo. In genere sei tenuto a firmarlo solo se l'IRS ti ha informato che in precedenza hai fornito un TIN errato. Tecniche a parte, tuttavia, la persona che ti ha chiesto di compilare il modulo W-9 probabilmente lo considererà incompleto o non valido se non lo hai firmato.

Restituzione del modulo W-9

Restituisci il modulo W-9 compilato all'azienda che ti ha chiesto di compilarlo. Idealmente, lo consegnerai di persona per limitare la tua esposizione al furto di identità,. ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se è necessario inviare il modulo tramite e-mail, è necessario crittografare sia il documento che il messaggio e-mail e controllare tre volte di disporre dell'indirizzo e-mail corretto del destinatario prima di inviare il messaggio. I servizi gratuiti sono disponibili online per aiutarti a farlo, ma controlla la loro reputazione prima di affidare loro i tuoi documenti. In genere l'azienda che deve presentare un W-9 all'IRS te ne darà uno da compilare.

Mette in risalto

• Le informazioni tratte da un modulo W-9 vengono spesso utilizzate per generare un modulo fiscale 1099, necessario ai fini della dichiarazione dei redditi.

• Il W-9 è un modulo ufficiale fornito dall'IRS per i datori di lavoro o altre entità per verificare il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale di un individuo che percepisce un reddito.

• Le informazioni raccolte da un'entità su un modulo W-9 non possono essere divulgate per nessun altro scopo, in base a rigide normative sulla privacy.