Blankett W-9

Vad är blankett W-9: Begäran om skattebetalarens identifieringsnummer (TIN) och certifiering?

Ett W-9-formulär är ett skatteformulär för Internal Revenue Service (IRS) som används för att bekräfta en persons namn, adress och skattebetalares identifieringsnummer (TIN) för anställning eller andra inkomstgenererande ändamål. Bekräftelsen kan begäras för antingen en person som definieras som en amerikansk medborgare eller en person som definieras som en bosatt utlänning.

Ett W-9-formulär är också känt som en begäran om skattebetalares identifieringsnummer och certifieringsformulär.

Vem kan lämna in formulär W-9: Begäran om skattebetalarens identifieringsnummer (TIN) och certifiering?

Ett W-9-formulär är endast en formell skriftlig begäran om information och används endast i syfte att bekräfta en persons skattebetalares identifikationsnummer (TIN). En arbetsgivare eller annan enhet som är skyldig att lämna in ett informationsdokument till IRS, till exempel formulär 1099, måste skaffa ditt korrekta TIN för att rapportera eventuella intäkter eller förluster som kan påverka din federala skattedeklaration eller din skattepliktiga inkomst. För de flesta individer kommer TIN att vara deras personnummer (SSN).

W-9 skiljer sig från ett W-4-formulär - som oftare tillhandahålls av anställda till direkta arbetsgivare - genom att W-9 inte i sig ordnar innehållande av eventuella skatter. Alla erforderliga skatter baserade på vinster relaterade till den tillhandahållna W-9 ansvarar för TIN-innehavaren som anges på dokumentet om inte skattebetalaren är föremål för reservinnehållning. Om säkerhetskopiering krävs måste detta noteras på W-9 för att korrekt informera den enhet som tar emot informationen om behovet av att hålla inne i enlighet därmed.

Vad används formulär W-9 till?

Informationen som erhålls på ett W-9-formulär används oftast för att skapa en version av Form 1099. Ett 1099-formulär innehåller information om eventuella inkomster som kan ha mottagits av TIN-innehavaren som normalt inte skulle vara listade på ett W-2-formulär . Detta inkluderar, men är inte begränsat till, inkomst som betalas till en person som en del av ett kontrakt; vissa fastighetstransaktioner; utdelningar som betalas mot en investering; och diverse andra finansiella transaktioner.

IRS kräver att de som inte definieras som amerikanska medborgare eller bosatta utlänningar använder lämpligt W-8-formulär istället för ett W-9-formulär.

Formulär 1099 måste endast utfärdas när minimiinkomsttröskeln har nåtts, vilken för de flesta olika inkomster är satt till $600 för skatteåren 2020 och 2021. Belopp under denna tröskel måste rapporteras som inkomst av TIN-innehavaren men kräver inte en 1099 blankett .

Även om anställda enligt lag är skyldiga att tillhandahålla viss personlig information till sina arbetsgivare, skyddas en anställds integritet enligt lag. En arbetsgivare som avslöjar en anställds personuppgifter på något obehörigt sätt kan bli föremål för civilrättsligt och straffrättsligt åtal.

Hur man läser och fyller i formulär W-9

Blankett W-9 är ett av de mest enkla IRS-formulären att fylla i, men om skatteformulär gör dig nervös, oroa dig inte. Vi leder dig genom det rätta sättet att slutföra det.

Alla sidor i formulär W-9 är tillgängliga på IRS - webbplatsen

Steg 1

Ange ditt namn som visas på din skattedeklaration.

Steg 2

Ange ditt företagsnamn eller namnet "förbisett entitet", om det skiljer sig från namnet du angav för steg 1. Du kan till exempel vara en enskild firma,. men i marknadsföringssyfte använder du inte ditt personliga namn som ditt företagsnamn; istället "gör du affärer som" något annat namn. Du skulle ange det namnet här. När det gäller den bortses från entitetsdelen, om du inte vet vad det är, är du förmodligen inte det. En vanlig åsidosatt enhetstyp är ett enmansbolag med begränsat ansvar. Enskild firma och S-bolag klassificeras aldrig som bortsedda enheter.

Steg 3

Vilken typ av företagsenhet är du för federal skatteklassificering: enskild firma, partnerskap, C-bolag,. S-bolag, trust/gods, aktiebolag eller "annat"? Markera lämplig ruta. Om du inte är säker är du förmodligen en enskild firma, eftersom du skulle ha behövt lämna in mycket pappersarbete för att bli en av de andra enheterna.

Steg 4

Undantag. Chansen är stor att du lämnar dessa rutor tomma. Här är ett par undantag:

1. Betalningsmottagare som är undantagna från reservinnehållning,. till exempel företag (i de flesta fall), kan behöva ange en kod i rutan "Undantagskod för betalningsmottagare". Form W-9-instruktionerna listar de undantagna betalningsmottagare och deras koder och de typer av betalningar för vilka dessa koder ska användas. Företag som fyller i en W-9 för mottagande av räntor eller utdelningar, till exempel, skulle ange koden "5".

2. Betalningsmottagare som är undantagna från rapportering enligt Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) kan behöva ange en kod i rutan "Undantag från FATCA-rapporteringskod". Ingen av dessa rutor kommer att gälla för den typiska oberoende entreprenören eller frilansaren.

Steg 5

Ange din gatuadress, stad, stat och postnummer. Vad händer om din hemadress skiljer sig från din företagsadress? Vilken adress ska du ange på blankett W-9? Använd adressen som du kommer att använda på din skattedeklaration. Om du till exempel är en enskild ägare som hyr kontorslokaler, men du lämnar in din skattedeklaration med din hemadress, anger du din hemadress på formuläret W-9 så att IRS inte har problem med att matcha dina 1099:or med ditt formulär 1040.

Steg 6

I detta valfria steg kan du ange förfrågans namn och adress. Du kanske vill fylla i den här rutan för att hålla ett register över vem du har angett ditt skatte-ID.

Steg 7

IRS kallar det här avsnittet för del I, vilket måste få dig att undra vad alla dessa steg du just genomförde var. Här måste du ange ditt företags skatteidentifikationsnummer, som antingen kommer att vara ditt individuella personnummer om du är enskild firma, eller ditt arbetsgivaridentifikationsnummer ( EIN) om du är en annan typ av företag. Nu har vissa enmansföretag också EIN, men IRS föredrar att enskild firma använder sina SSN på formulär W-9. Återigen, om du gör det blir det lättare att matcha alla 1099:or du får med din skattedeklaration, som du lämnar in under ditt SSN.

Vad händer om ditt företag är nytt och inte har ett EIN? Du kan fortfarande fylla i ett W-9-formulär. IRS säger att du ska ansöka om ditt nummer och skriva "ansökt om" i utrymmet för TIN. Du vill få det här numret så snabbt som möjligt eftersom du, tills du gör det, kommer att bli föremål för reservinnehållning. Du kan ansöka om ett EIN på IRS webbplats. Se instruktionerna nedan för steg 8, del II, för mer om säkerhetskopiering.

Steg 8

I del II måste du intyga att all din information är sanningsenlig innan du kan underteckna formuläret W-9. Att avsiktligt ljuga på en skatteblankett kan innebära att du måste betala böter eller hamna i fängelse; IRS bråkar inte. Innan du undertecknar blankett W-9, här är påståendena som du måste intyga är sanna, under straff för mened:

1. Numret som visas på detta formulär är mitt korrekta skattebetalares identifikationsnummer (eller så väntar jag på att ett nummer ska utfärdas till mig).

• Skattebetalare måste använda legitima skatte-ID-nummer. Att använda ett "lånat", stulet eller påhittat skatte-ID-nummer skulle vara detsamma som att ljuga under ed och få allvarliga konsekvenser.

2. Jag är inte föremål för reservinnehållning eftersom: (a) jag är befriad från reservinnehållning, eller (b) jag inte har meddelats av Internal Revenue Service (IRS) att jag är föremål för reservinnehållning som ett resultat av ett misslyckande med att rapportera alla räntor eller utdelningar, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för reservinnehållning.

– De flesta skattebetalare är befriade från reservinnehållning. Om du inte har någon aning om vad IRS pratar om här, är du förmodligen undantagen. Om du inte är befriad kommer IRS att ha meddelat dig, och det företag som betalar du behöver veta eftersom det är skyldigt att hålla inne inkomstskatt från din lön med ett schablonbelopp på 24 % (från och med 2020) och skicka den till IRS. Förresten, nu vet du en annan bra anledning att inte fuska på din skattedeklaration: Du kanske måste berätta för en framtida kund om det, och det kan få företaget att tänka två gånger om dig. Punkt (c) säger i princip att om du en gång var föremål för säkerhetskopiering men inte är det längre, behöver ingen veta.

3. Jag är amerikansk medborgare eller annan amerikansk person.

• Om du är en bosatt utomjording,. är du i klartext. IRS anser också att följande är en "amerikansk person": ett partnerskap, bolag, företag eller förening skapat eller organiserat i USA eller enligt lagarna i USA; ett inhemskt gods; och ett inhemskt förtroende. Om din verksamhet är ett handelsbolag som har en utländsk delägare gäller särskilda regler; läs om dem i instruktionerna till Form W-9. Om du inte är amerikansk medborgare kan du behöva fylla i formulär W-8 eller formulär 8233 istället.

4. FATCA-koderna som angetts på detta formulär (om några) som anger att jag är undantagen från FATCA-rapportering är korrekta.

• Du behöver förmodligen inte oroa dig för den här, som har att göra med lagen om skatteefterlevnad för utländska konton.

Särskilda hänsyn vid arkivering av formulär W-9

Signeringsformulär W-9

Blankett W-9 säger åt dig att stryka över punkt 2 ovan om du har blivit meddelad av IRS att du för närvarande är föremål för reservinnehållning eftersom du inte har rapporterat alla räntor och utdelningar på din skattedeklaration.

Du kan stryka över punkt 2 om du fyller i blankett W-9 i samband med en fastighetsaffär. Punkt 2 gäller inte i det här fallet, så det spelar ingen roll om du är föremål för säkerhetskopiering.

Om du nu läser det finstilta i W-9-instruktionerna noggrant, verkar det tyda på att de flesta inte alls behöver underteckna detta formulär. Du är i allmänhet bara skyldig att underteckna den om IRS har meddelat dig att du tidigare angett ett felaktigt TIN. Bortsett från tekniska aspekter, men den person som bad dig att fylla i W-9-formuläret kommer förmodligen att anse det som ofullständigt eller ogiltigt om du inte har skrivit under det.

Returformulär W-9

Skicka tillbaka ditt ifyllda formulär W-9 till företaget som bad dig att fylla i det. Helst ska du leverera den personligen för att begränsa din exponering för identitetsstöld,. men den här metoden är ofta inte praktisk. Mail anses vara relativt säkert. Om du måste mejla formuläret bör du kryptera både dokumentet och ditt e-postmeddelande och tredubbla kontrollera att du har mottagarens korrekta e-postadress innan du skickar ditt meddelande. Gratistjänster finns tillgängliga online för att hjälpa dig göra detta, men kontrollera deras rykte innan du anförtror dina dokument till dem. Vanligtvis kommer företaget som behöver lämna in en W-9 till IRS att ge dig en att fylla i.

Höjdpunkter

• Informationen som hämtas från ett W-9-formulär används ofta för att generera ett 1099-skatteformulär, som krävs för inkomstskatteanmälan.

• W-9 är en officiell blankett som tillhandahålls av IRS för arbetsgivare eller andra enheter för att verifiera namn, adress och skatteidentifikationsnummer för en individ som får inkomst.

• Informationen som samlas in av en enhet på ett W-9-formulär kan inte avslöjas för något annat ändamål, enligt strikta integritetsbestämmelser.