Formulaire W-9

Qu'est-ce que le formulaire W-9 : Demande de numéro d'identification fiscale (TIN) et de certification ?

Un formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l'Internal Revenue Service (IRS) utilisé pour confirmer le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale (TIN) d'une personne à des fins d'emploi ou à d'autres fins génératrices de revenus. La confirmation peut être demandée soit pour une personne définie comme citoyen américain, soit pour une personne définie comme résident étranger.

Un formulaire W-9 est également connu sous le nom de formulaire de demande de numéro d'identification fiscale et de certification.

Qui peut déposer le formulaire W-9 : Demande de numéro d'identification fiscale (TIN) et de certification ?

Un formulaire W-9 est une demande écrite formelle d'informations uniquement et est utilisé uniquement dans le but de confirmer le numéro d'identification fiscale (TIN) d'une personne. Un employeur ou une autre entité qui est tenu de déposer un document d'information auprès de l'IRS, tel que le formulaire 1099, doit obtenir votre TIN correct pour déclarer tout gain ou perte susceptible d'affecter votre déclaration de revenus fédérale ou votre revenu imposable. Pour la plupart des individus, le TIN sera leur numéro de sécurité sociale (SSN).

Le W-9 diffère d'un formulaire W-4 - qui est plus couramment fourni par les employés aux employeurs directs - en ce que le W-9 n'organise pas de manière inhérente la retenue des impôts dus. Toutes les taxes requises basées sur les gains liés au W-9 fourni sont à la charge du titulaire du TIN indiqué sur le document, sauf si le contribuable est soumis à une retenue à la source. Si une retenue de réserve est requise, cela devra être noté sur le W-9, afin d'informer correctement l'entité recevant les informations de la nécessité de retenir en conséquence.

À quoi sert le formulaire W-9 ?

Les informations obtenues sur un formulaire W-9 sont le plus souvent utilisées pour créer une version du formulaire 1099. Un formulaire 1099 contient des informations sur tout revenu pouvant avoir été reçu par le titulaire du TIN qui ne serait normalement pas répertorié sur un formulaire W-2. . Cela inclut, mais sans s'y limiter, les revenus versés à une personne dans le cadre d'un contrat ; certaines transactions immobilières; les dividendes versés sur un investissement ; et diverses autres opérations financières.

L'IRS exige que ceux qui ne sont pas définis comme citoyens américains ou résidents étrangers utilisent le formulaire W-8 approprié à la place du formulaire W-9.

Le formulaire 1099 ne doit être émis qu'une fois le seuil de revenu minimum atteint, qui pour la plupart des revenus divers est fixé à 600 $ pour les années d'imposition 2020 et 2021. Les montants inférieurs à ce seuil doivent être déclarés comme revenu par le titulaire du TIN mais ne nécessitent pas de Formulaire 1099 .

Même si les employés sont légalement tenus de fournir certains renseignements personnels à leurs employeurs, la vie privée d'un employé est protégée par la loi. Un employeur qui divulgue les renseignements personnels d'un employé de quelque manière non autorisée s'expose à des poursuites civiles et pénales.

Comment lire et remplir le formulaire W-9

Le formulaire W-9 est l'un des formulaires IRS les plus simples à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous guiderons à travers la bonne façon de le remplir.

Toutes les pages du formulaire W-9 sont disponibles sur le site Web de l'IRS .

Étape 1

Entrez votre nom tel qu'il apparaît sur votre déclaration de revenus.

Étape 2

Saisissez le nom de votre entreprise ou le nom de votre "entité ignorée", s'il est différent du nom que vous avez saisi à l'étape 1. Par exemple, vous êtes peut-être une entreprise individuelle,. mais à des fins de marketing, vous n'utilisez pas votre nom personnel comme nom de votre entreprise ; au lieu de cela, vous "faites des affaires sous" un autre nom. Vous saisiriez ce nom ici. Quant à la partie entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c'est, vous n'en êtes probablement pas un. Un type d'entité ignoré courant est une société à responsabilité limitée unipersonnelle. Les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais classées comme des entités ignorées.

Étape 3

Quel type d'entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale ? Cochez la case appropriée. Si vous n'êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû produire beaucoup de documents pour devenir l'une des autres entités.

Étape 4

Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions :

Les bénéficiaires qui sont exonérés de la retenue de réserve,. comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d'entrer un code dans la case « Code de bénéficiaire exonéré ». Les instructions du formulaire W-9 répertorient les bénéficiaires exonérés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés remplissant un W-9 pour recevoir des paiements d'intérêts ou de dividendes, par exemple, entreraient le code "5".
Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case "Exemption from FATCA reporting code". Aucune de ces cases ne s'appliquera à l'entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.

Étape 5

Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle ? Quelle adresse devez-vous fournir sur le formulaire W-9 ? Utilisez l'adresse que vous utiliserez sur votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l'IRS n'ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040..

Étape 6

Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l'adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour conserver une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d'identification fiscale.

Étape 7

L'IRS appelle cette section Partie I, ce qui doit vous faire vous demander quelles étaient toutes ces étapes que vous venez de terminer. Ici, vous devez fournir le numéro d'identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale individuel si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d'identification d' employeur (EIN) si vous êtes un autre type d'entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l'IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera la correspondance des 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.

Que faire si votre entreprise est nouvelle et n'a pas d'EIN ? Vous pouvez toujours remplir un formulaire W-9. L'IRS dit que vous devez demander votre numéro et écrire "demandé" dans l'espace réservé au TIN. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu'à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue de sauvegarde. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l'IRS. Consultez les instructions ci-dessous pour l'étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de réserve.

Étape 8

Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire d'impôt peut signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison ; l'IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier véridiques, sous peine de parjure :

1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d'identification fiscal correct (ou j'attends qu'un numéro me soit attribué).

Les contribuables doivent utiliser des numéros d'identification fiscale légitimes. L'utilisation d'un numéro d'identification fiscale "emprunté", volé ou inventé équivaudrait à mentir sous serment et entraînerait de graves conséquences.

2. Je ne suis pas soumis à la retenue de réserve car : (a) je suis exempté de la retenue de réserve, ou (b) je n'ai pas été informé par l'Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à la retenue de réserve en raison d'un défaut de déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l'IRS m'a informé que je ne suis plus soumis à la retenue de réserve.

La plupart des contribuables sont exonérés de retenue à la source. Si vous n'avez aucune idée de ce dont l'IRS parle ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n'êtes pas exempté, l'IRS vous en aura informé et l'entreprise qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l'impôt sur le revenu de votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % (à partir de 2020) et de l'envoyer au IRS. D'ailleurs, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration de revenus : vous devrez peut-être en parler à un futur client, ce qui pourrait faire réfléchir l'entreprise à deux fois. Le point (c) indique essentiellement que si vous avez déjà été soumis à une retenue de réserve mais que vous ne l'êtes plus, personne n'a besoin de le savoir.

3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne des États-Unis.

Si vous êtes un étranger résident,. vous êtes en clair. L'IRS considère également comme une « personne américaine » : un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; un domaine domestique; et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un associé étranger, des règles spéciales s'appliquent; lire à leur sujet dans les instructions du formulaire W-9. Si vous n'êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.

4. Le ou les codes FATCA saisis sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de déclaration FATCA sont corrects.

Vous n'aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui a à voir avec le Foreign Account Tax Compliance Act.

Considérations particulières lors du dépôt du formulaire W-9

Formulaire de signature W-9

Le formulaire W-9 vous indique de rayer le point 2 ci-dessus si vous avez été informé par l'IRS que vous êtes actuellement soumis à une retenue à la source parce que vous n'avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes sur votre déclaration de revenus.

Vous pouvez barrer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d'une transaction immobilière. L'article 2 ne s'applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes assujetti à une retenue de réserve.

Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères dans les instructions W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas du tout tenus de signer ce formulaire. Vous n'êtes généralement tenu de le signer que si l'IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un TIN incorrect. Mis à part les détails techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l'avez pas signé.

Retour du formulaire W-9

Renvoyez votre formulaire W-9 rempli à l'entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le remettrez en personne pour limiter votre exposition au vol d' identité,. mais cette méthode n'est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter à la fois le document et votre e-mail et vérifier trois fois que vous disposez de l'adresse e-mail correcte du destinataire avant d'envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider à le faire, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents. Généralement, l'entreprise qui doit soumettre un W-9 à l'IRS vous en donnera un à remplir.

Points forts

Les informations tirées d'un formulaire W-9 sont souvent utilisées pour générer un formulaire fiscal 1099, qui est requis à des fins de déclaration de revenus.
Le W-9 est un formulaire officiel fourni par l'IRS aux employeurs ou à d'autres entités pour vérifier le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale d'une personne percevant un revenu.
Les informations collectées par une entité sur un formulaire W-9 ne peuvent être divulguées à aucune autre fin, conformément aux règles strictes de confidentialité.