Formular W-9

Hvad er Form W-9: Anmodning om skatteyderidentifikationsnummer (TIN) og certificering?

En W-9-formular er en skatteformular fra Internal Revenue Service (IRS), der bruges til at bekræfte en persons navn, adresse og skatteyderens identifikationsnummer (TIN) til beskæftigelse eller andre indkomstgenererende formål. Bekræftelsen kan anmodes om enten en person, der er defineret som en amerikansk statsborger, eller en person, der er defineret som en resident udlænding.

En W-9-formular er også kendt som en anmodning om skatteyderidentifikationsnummer og certificeringsformular.

Hvem kan indsende formular W-9: Anmodning om skatteyderidentifikationsnummer (TIN) og certificering?

En W-9-formular er kun en formel skriftlig anmodning om oplysninger og bruges udelukkende med det formål at bekræfte en persons skatteyder-identifikationsnummer (TIN). En arbejdsgiver eller anden enhed, der er forpligtet til at indsende et informationsdokument til IRS, såsom formular 1099, skal indhente dit korrekte TIN for at rapportere indtjening eller tab, der kan påvirke din føderale selvangivelse eller din skattepligtige indkomst. For de fleste individer vil TIN være deres Social Security Number (SSN).

W-9 adskiller sig fra en W-4-formular - som mere almindeligt leveres af ansatte til direkte arbejdsgivere - ved at W-9 ikke i sagens natur sørger for tilbageholdelse af skyldige skatter. Eventuelle påkrævede skatter baseret på gevinster relateret til den angivne W-9 er ansvaret for TIN-indehaveren, der er anført på dokumentet, medmindre skatteyderen er underlagt reservetilbageholdelse. Hvis backup tilbageholdelse er påkrævet, skal dette noteres på W-9 for korrekt at informere den enhed, der modtager oplysningerne, om behovet for at tilbageholde i overensstemmelse hermed.

Hvad bruges formular W-9 til?

Oplysningerne indhentet på en W-9-formular bruges oftest til at oprette en version af Form 1099. En 1099-formular indeholder oplysninger om enhver indkomst, som kan være modtaget af TIN-indehaveren, og som normalt ikke ville være opført på en W-2-formular . Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, indkomst betalt til en person som en del af en kontrakt; visse ejendomstransaktioner; udbytte betalt mod en investering; og forskellige andre finansielle transaktioner.

IRS kræver, at de, der ikke er defineret som amerikanske statsborgere eller bosiddende udlændinge,. skal bruge den relevante W-8-formular i stedet for en W-9-formular.

Formular 1099 skal kun udstedes, når minimumsindkomsttærsklen er nået, som for de fleste diverse indkomster er sat til $600 for skatteårene 2020 og 2021. Beløb under denne tærskel skal indberettes som indkomst af TIN-indehaveren, men kræver ikke en 1099 formular

Selvom medarbejdere er juridisk forpligtet til at give visse personlige oplysninger til deres arbejdsgivere, er en medarbejders privatliv beskyttet af loven. En arbejdsgiver, der videregiver en medarbejders personlige oplysninger på en uautoriseret måde, kan blive udsat for civilretlig og strafferetlig forfølgning.

Sådan læser og udfylder formular W-9

Form W-9 er en af de mest ligetil IRS-formularer at udfylde, men hvis skatteformularer gør dig nervøs, skal du ikke bekymre dig. Vi guider dig gennem den rigtige måde at fuldføre det på.

Alle sider af Form W-9 er tilgængelige på IRS 's websted

Trin 1

Indtast dit navn som vist på din selvangivelse.

Trin 2

Indtast dit virksomhedsnavn eller "disregarded entity"-navn, hvis det er forskelligt fra det navn, du indtastede for trin 1. Du kan f.eks. være en enkeltmandsvirksomhed,. men til markedsføringsformål bruger du ikke dit personlige navn som dit virksomhedsnavn; i stedet "gør du forretninger som" et andet navn. Du ville indtaste det navn her. Med hensyn til den ignorerede enhedsdel, hvis du ikke ved, hvad det er, er du sandsynligvis ikke en. En almindelig tilsidesat enhedstype er et enkeltmandsselskab med begrænset ansvar. Enkeltmandsvirksomheder og S-selskaber klassificeres aldrig som tilsidesatte enheder.

Trin 3

Hvilken type virksomhedsenhed er du til føderal skatteklassificering: enkeltmandsvirksomhed, partnerskab, C-selskab,. S-selskab, trust/ejendom, selskab med begrænset ansvar eller "andet"? Marker det relevante felt. Hvis du ikke er sikker, er du sandsynligvis en enkeltmandsvirksomhed, fordi du ville have skullet indgive en masse papirarbejde for at blive en af de andre enheder.

Trin 4

Undtagelser. Chancerne er, at du vil lade disse felter stå tomme. Her er et par undtagelser:

1. Betalingsmodtagere, der er fritaget for reservetilbageholdelse , såsom virksomheder (i de fleste tilfælde), skal muligvis indtaste en kode i feltet "Fritaget betalingsmodtagerkode". Formular W-9-instruktionerne viser de fritagne betalingsmodtagere og deres koder og de typer betalinger, som disse koder skal bruges til. Virksomheder, der udfylder en W-9 for modtagelse af renter eller udbyttebetalinger, vil for eksempel indtaste koden "5".

2. Betalingsmodtagere, der er fritaget for indberetning i henhold til FATCA-loven ( Foreign Account Tax Compliance Act ), skal muligvis indtaste en kode i feltet "Undtagelse fra FATCA-indberetningskode". Ingen af disse kasser vil gælde for den typiske uafhængige entreprenør eller freelancer.

Trin 5

Angiv din adresse, by, stat og postnummer. Hvad hvis din hjemmeadresse er forskellig fra din virksomhedsadresse? Hvilken adresse skal du angive på formular W-9? Brug den adresse, du vil bruge på din selvangivelse. For eksempel, hvis du er en eneejer, der lejer kontorlokaler, men du indsender din selvangivelse ved hjælp af din hjemmeadresse, skal du indtaste din hjemmeadresse på formularen W-9, så IRS ikke har problemer med at matche dine 1099'er med din formular 1040.

Trin 6

I dette valgfrie trin kan du angive anmoderens navn og adresse. Det kan være en god idé at udfylde denne boks for at holde et register over, hvem du har givet dit skatte-id-nummer til.

Trin 7

IRS kalder dette afsnit Del I, som skal få dig til at spekulere på, hvad alle de trin, du lige har gennemført, var. Her skal du angive din virksomheds skatteidentifikationsnummer, som enten vil være dit individuelle CPR-nummer, hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, eller dit arbejdsgiver -id- nummer (EIN), hvis du er en anden type virksomhed. Nu har nogle enkeltmandsvirksomheder også EIN'er, men IRS foretrækker, at enkeltmandsvirksomheder bruger deres SSN'er på Form W-9. Igen vil det gøre det lettere at matche eventuelle 1099'er, du modtager, med din selvangivelse, som du indsender under dit SSN.

Hvad hvis din virksomhed er ny og ikke har et EIN? Du kan stadig udfylde en W-9-formular. IRS siger, at du skal ansøge om dit nummer og skrive "applied for" i feltet til TIN. Du ønsker at få dette nummer så hurtigt som muligt, fordi indtil du gør det, vil du være underlagt sikkerhedskopiering. Du kan ansøge om et EIN på IRS hjemmeside. Se instruktionerne nedenfor for trin 8, del II, for mere om tilbageholdelse af sikkerhedskopiering.

Trin 8

I del II skal du attestere sandheden af alle dine oplysninger, før du kan underskrive formular W-9. Med vilje lyve på en skatteformular kan det betyde, at du bliver nødt til at betale en bøde eller i fængsel; IRS roder ikke rundt. Inden du underskriver formular W-9, er her de udsagn, du skal bekræfte er sande, under straf for mened:

1. Nummeret, der vises på denne formular, er mit korrekte skatteyder-id (eller jeg venter på, at et nummer bliver udstedt til mig).

• Skatteydere skal bruge legitime skatte-id-numre. Brug af et "lånt", stjålet eller opdigtet skatte-id-nummer ville svare til at lyve under ed og have alvorlige konsekvenser.

2. Jeg er ikke underlagt backup-tilbageholdelse, fordi: (a) jeg er fritaget for backup-tilbageholdelse, eller (b) jeg ikke er blevet underrettet af Internal Revenue Service (IRS), om at jeg er underlagt backup-tilbageholdelse som følge af en manglende rapporter alle renter eller udbytter, eller (c) IRS har meddelt mig, at jeg ikke længere er underlagt reservetilbageholdelse.

• De fleste skatteydere er fritaget for backup-indeholdelse. Hvis du ikke aner, hvad IRS taler om her, er du sandsynligvis fritaget. Hvis du ikke er fritaget, vil IRS have underrettet dig, og den virksomhed, der betaler dig, skal vide det, fordi den er forpligtet til at tilbageholde indkomstskat af din løn med en fast sats på 24 % (fra 2020) og sende den til IRS. Nu ved du i øvrigt endnu en god grund til ikke at snyde din selvangivelse: Du skal måske fortælle en kommende kunde om det, og det kan måske få virksomheden til at tænke sig om en ekstra gang. Punkt (c) siger dybest set, at hvis du engang har været underlagt tilbageholdelse af backup, men ikke er det længere, behøver ingen at vide det.

3. Jeg er amerikansk statsborger eller en anden amerikansk person.

• Hvis du er hjemmehørende udlænding,. er du klar. IRS anser også følgende for at være en "amerikansk person": et partnerskab, selskab, virksomhed eller forening oprettet eller organiseret i USA eller i henhold til lovene i USA; en hjemlig ejendom; og en hjemlig tillid. Hvis din virksomhed er et interessentskab, der har en udenlandsk partner, gælder særlige regler; læs om dem i instruktionerne til formular W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, skal du muligvis udfylde formular W-8 eller formular 8233 i stedet.

4. Den eller de FATCA-koder, der er indtastet på denne formular (hvis nogen), der angiver, at jeg er undtaget fra FATCA-rapportering, er korrekte.

• Du behøver sandsynligvis ikke bekymre dig om denne, som har at gøre med loven om overholdelse af skatteoverholdelse af udenlandske konti.

Særlige overvejelser ved indgivelse af formular W-9

Signeringsformular W-9

Formular W-9 fortæller dig, at du skal strege punkt 2 ovenfor, hvis du er blevet underrettet af IRS om, at du i øjeblikket er underlagt reservetilbageholdelse, fordi du har undladt at indberette alle renter og udbytter på din selvangivelse.

Du kan krydse punkt 2 ud, hvis du udfylder formular W-9 i forbindelse med en ejendomshandel. Punkt 2 gælder ikke i dette tilfælde, så det er ligegyldigt, om du er omfattet af reservetilbageholdelse.

Nu, hvis du læser det med småt i W-9-instruktionerne omhyggeligt, lader det til at indikere, at de fleste mennesker slet ikke er forpligtet til at underskrive denne formular. Du er generelt kun forpligtet til at underskrive den, hvis IRS har meddelt dig, at du tidligere har angivet et forkert TIN. Bortset fra tekniske aspekter vil den person, der bad dig om at udfylde W-9-formularen, sandsynligvis betragte den som ufuldstændig eller ugyldig, hvis du ikke har underskrevet den.

Returformular W-9

Returner din udfyldte formular W-9 til den virksomhed, der bad dig om at udfylde den. Ideelt set leverer du den personligt for at begrænse din eksponering for identitetstyveri,. men denne metode er ofte ikke praktisk. Mail betragtes som relativt sikker. Hvis du skal e-maile formularen, bør du kryptere både dokumentet og din e-mail-besked og tredobbelt-tjekke, at du har modtagerens korrekte e-mailadresse, før du sender din meddelelse. Gratis tjenester er tilgængelige online for at hjælpe dig med at gøre dette, men tjek deres omdømme, før du stoler på dine dokumenter til dem. Typisk vil den virksomhed, der skal indsende en W-9 til IRS, give dig en til at udfylde.

Højdepunkter

• Oplysningerne taget fra en W-9-formular bruges ofte til at generere en 1099-skatteformular, som er påkrævet til indkomstskatteangivelse.

• W-9 er en officiel formular leveret af IRS til arbejdsgivere eller andre enheder til at bekræfte navn, adresse og skatteidentifikationsnummer på en person, der modtager indkomst.

• De oplysninger, der indsamles af en enhed på en W-9-formular, kan ikke videregives til andre formål under strenge regler om beskyttelse af privatlivets fred.