Elektroninen kokousjärjestelmä (EMS)
Mikä on sähköinen kokousjärjestelmä?
Sähköinen kokousjärjestelmä (EMS) on ohjelmisto, joka on tarkoitettu provosoimaan ongelmanratkaisua ja päätöksentekoa ryhmän sisällä. Sähköisten kokousjärjestelmien vakioominaisuuksia ovat sähköinen aivoriihi (yleensä nimettömässä muodossa), rinnakkaiskäsittely, keskustelutyökalut ja äänestäminen. EMS:n ainutlaatuiset ominaisuudet ylittävät perinteisten kasvokkain tapaamisten rajoitukset, kuten osallistumisen puutteen, kritiikin ja vain muutaman jäsenen hallitsevan käsittelyn.
Sähköinen kokous on mikä tahansa verkossa pidettävä kokous. Sähköiset kokousjärjestelmät (EMS) voivat tarjota ohjelmistoalustan, joka helpottaa sähköisiä kokouksia, mikä mahdollistaa maantieteellisesti kaukana tai pidättyväisiltä työntekijöiltä suuremman osallistumisen perinteiseen yrityksen kokoukseen.
Sähköisten kokousjärjestelmien ymmärtäminen
Sähköiset kokousjärjestelmät (EMS) eroavat verkko- tai videoneuvottelujärjestelmistä,. vaikka molemmilla on joitain yhteisiä piirteitä ja ne täydentävät toisiaan nykyaikaisella työpaikalla. EMS tarjoaa organisaatioille ja käyttäjille monia etuja, kuten matkakulujen alenemisen, lisääntyneen osallistumisen järjestelmän tarjoaman anonymiteetin ansiosta, vähemmän häiriöitä verrattuna kokoukseen kiireisessä toimistossa ja paremman osallistujien saatavuuden.
Nämä edut ylittävät tällaisten järjestelmien suurimman haitan, joka on henkilökohtaisten kontaktien ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen puute. Kehonkielen lukemisessa ja katsekontaktissa kommunikoinnissa muiden ihmisten kanssa on selviä etuja. EMS tyypillisesti estää tai ainakin rajoittaa tämäntyyppistä vuorovaikutusta. Toinen EMS:n haittapuoli on teknisten tai elektronisten häiriöiden riski, jos digitaalinen yhteys muuttuu epävakaaksi tai jopa katkeaa.
Esimerkki sähköisistä kokousjärjestelmistä
EMS voidaan suunnitella rajoitettuihin tai tiettyihin tarkoituksiin, kuten koulutukseen ja myyntiesittelyihin. Esimerkki EMS:n mahdollisesta käytöstä olisi, kun yritys aikoo lanseerata uuden tuotteen ja haluaa testata mahdollisen vetovoiman työntekijöiden keskuudessa, joilla on tausta ja tiedot ollakseen objektiivisia ehdotetun tarjouksen suhteen. Sähköisen kokousjärjestelmän avulla osallistujat voivat jakaa mielipiteitä ja kritiikkiä ilman mahdollisia ristiriitoja ja ryhmäajattelua,. joka muuten voisi vaikuttaa vastauksiin.
##Kohokohdat
Elektroninen kokousjärjestelmä (EMS) on ohjelmistoalusta, joka tarjoaa muun muassa digitaalisen kokoustilan ryhmäyhteistyöhön, ongelmanratkaisuun ja anonyymin palautteen antamiseen.
Sähköiset kokousjärjestelmät auttavat yrityksiä alentamalla matkakuluja ja helpottamalla osallistumista, koska kaikki on anonyymiä ja saavutettavissa työntekijän sijainnista riippumatta.
EMS ei voi koskaan korvata henkilökohtaista kontaktia, jota perinteisempi tapaaminen voisi helpottaa; EMS on myös haavoittuvainen, jos laitoksessa on yhteysongelmia, jotka vaikeuttaisivat verkkoviestintää.
