Sistema di riunione elettronico (EMS)
Che cos'è un sistema di riunione elettronico?
Un sistema di riunione elettronico (EMS) è un software destinato a provocare la risoluzione dei problemi e il processo decisionale all'interno di un gruppo. Le caratteristiche standard dei sistemi di riunione elettronici includono il brainstorming elettronico (generalmente in formato anonimo), l'elaborazione parallela, gli strumenti di discussione e il voto. Le caratteristiche uniche di un SGA superano i limiti degli incontri faccia a faccia tradizionali come la mancanza di partecipazione, le critiche e il dominio dei lavori da parte di pochi membri.
Un e-meeting è qualsiasi incontro che si svolge online. I sistemi di riunione elettronica (EMS) possono fornire la piattaforma software per facilitare le riunioni elettroniche, consentendo una maggiore partecipazione da parte dei lavoratori che possono essere geograficamente lontani o reticenti a partecipare a una riunione aziendale tradizionale.
Capire i sistemi di riunione elettronici
I sistemi di riunione elettronici (EMS) sono distinti dai sistemi di riunione di videoconferenza o web,. sebbene entrambi abbiano alcune caratteristiche in comune e si completino a vicenda nel posto di lavoro moderno. Un EMS offre molti vantaggi alle organizzazioni e agli utenti, come una riduzione dei costi di viaggio, una maggiore partecipazione, grazie all'anonimato offerto dal sistema, meno interruzioni rispetto alla riunione in un ufficio affollato e una migliore disponibilità dei partecipanti.
Questi vantaggi hanno più che compensato il principale svantaggio di tali sistemi, che è la mancanza di contatto personale e interazione umana. Ci sono chiari vantaggi nell'essere in grado di leggere il linguaggio del corpo e stabilire un contatto visivo quando si comunica con altre persone. Un EMS in genere blocca o almeno limita questo tipo di interazione. Un altro inconveniente di un SGA è il rischio di interruzioni tecnologiche o elettroniche, se la connettività digitale diventa instabile o addirittura si interrompe.
Esempio di sistemi di riunione elettronici
Un EMS può essere progettato per scopi limitati o specifici come la formazione e le presentazioni di vendita. Un esempio di potenziale utilizzo di un EMS potrebbe essere quando un'azienda prevede di lanciare un nuovo prodotto e desidera testare il potenziale appeal tra i dipendenti che hanno il background e le conoscenze per essere obiettivi sull'offerta proposta. Utilizzando un sistema di riunione elettronico, i partecipanti possono condividere opinioni e critiche senza potenziali conflitti e pensieri di gruppo che potrebbero altrimenti influenzare le risposte.
Mette in risalto
Un sistema di riunione elettronico (EMS) è una piattaforma software che fornisce uno spazio di riunione digitale per la collaborazione di gruppo, la risoluzione dei problemi e la fornitura di feedback anonimi, tra le altre funzionalità.
I sistemi di riunione elettronici aiutano le aziende riducendo i costi di viaggio e facilitando la partecipazione perché tutto è anonimo e accessibile ovunque si trovi il lavoratore.
Un SGA non può mai sostituire il contatto personale che potrebbe facilitare un incontro più tradizionale; un EMS è anche vulnerabile se una struttura ha problemi di connettività, il che renderebbe difficile la comunicazione online.
