negatiivinen vahvistus
Mikä on negatiivinen vahvistus?
Negatiivinen vahvistus on kirje tai asiakirja, jossa pyydetään vastaanottajaa vastaamaan lähettäjälle vain, jos viestin sisällössä on ongelmia tai jos vastaanottaja halusi kieltäytyä tapahtumasta, jota kirje oli osoittanut.
Negatiivisia vahvistuskirjeitä voidaan käyttää monenlaisissa liiketoimintatilanteissa, ja niitä käytetään usein rahoituspalvelualalla. Viestinnän tarkoituksena on vähentää niiden vastausten määrää, joita organisaatio saa vastauksena asiakaskunnalleen lähetettyyn kirjeeseen. Kielteisen vahvistuksen tai kielteisen suostumuksen viestintätilanteessa viestin lähettävä yritys tai yhteisö saa vastaukset vain "ei"-äänistä, toisin kuin kaikilta heidän mielipiteestään riippumatta.
Negatiivinen vahvistus voidaan verrata positiiviseen vahvistukseen.
Negatiivisten vahvistusten ymmärtäminen
Tilintarkastajat käyttävät usein negatiivisia vahvistuksia, ja niihin liittyy asiakirja, joka lähetetään yrityksen otokselle, jossa heitä pyydetään vastaamaan vain, jos he havaitsevat poikkeaman kirjanpidon ja tarkastettavan yrityksen tilinpäätökseen kirjatun tilin välillä. Negatiivista vahvistusta käytetään tyypillisesti silloin, kun yrityksen kirjanpidon valvonnassa on historiallisesti ollut hyvin vähän virheitä ja niitä pidetään siten vahvoina. Yritystä pyydetään tarkistamaan numerot ja vahvistamaan vain, jos niissä on ristiriita.
Negatiivisen vahvistuksen lähettäminen positiivisen vahvistuksen sijaan, joka edellyttää vastausta, voi säästää aikaa, joka kuluisi vastausten seurantaan ja vastaamattomien vastaanottajien seurantaan. Negatiivinen vahvistus on vain tapa kirjanpitäjälle varmistaa, että molemmat yritykset raportoivat samat numerot.
Esimerkkejä negatiivisista vahvistuksista
Negatiivisilla vahvistuksilla on monia sovelluksia, joihin kuuluu sekä kirjanpitäjiä että rahoituspalveluyrityksiä.
Työntekijöiden eläkesuunnitelmat
Negatiiviset vahvistuskirjeet lähetetään usein 401(k) -suunnitelmien kanssa, joissa on automaattinen eskalointiominaisuus. Automaattisen eskaloinnin avulla työntekijän palkan prosenttiosuutta kullekin palkkakaudelle lisätään automaattisesti joka vuosi.
Tämän automaattisesti nousevan säästöasteen tarkoituksena on auttaa ihmisiä säästämään enemmän rahaa eläkkeelle siirtymistä varten. Noin kuukausi ennen eskaloitumista rekisterinpitäjä lähettää kielteisen vahvistus- tai suostumuskirjeen. Ilmoitus ilmoittaa osallistujalle, että maksun eskaloituminen tapahtuu, ellei osallistuja ota yhteyttä 401(k)-rekisterinpitäjään ja kieltäytyy korotuksesta säilyttääkseen nykyisen maksuosuutensa.
Tulojen kirjanpito
Negatiivista pyyntöä voidaan käyttää myös autonvalmistajan myynnin kirjanpitoon. Kirjojen mukaan valmistaja myi 200 autoa jälleenmyyjälle yhteensä 6 miljoonalla dollarilla. Kielteisessä vahvistuskirjeessä todetaan, että jos 6 miljoonan dollarin luku on oikea, ei tarvitse vastata. Jos tulojen määrä olisi kuitenkin vain 5 miljoonaa dollaria, valmistajan olisi ilmoitettava kirjanpitäjälle jälleenmyyjän kirjanpidon poikkeamisesta.
Negatiiviset vahvistukset ovat ammattimainen tapa sanoa "älä vastaa minulle, ellei siinä ole ongelmaa".
##Kohokohdat
Negatiiviset vahvistukset positiivisten sijaan auttavat vähentämään saapuvien kirjeiden määrää, lisäämään tehokkuutta ja vähentämään hukkaa.
Negatiivinen vahvistus on pyyntö, jonka pitäisi pyytää vastausta vain, jos on ratkaisematta olevia kysymyksiä tai huolenaiheita, joihin on puututtava.
Negatiivisia vahvistuskirjeitä käytetään usein rahoituspalvelualalla, mukaan lukien kirjanpitäjät, jotka haluavat tarkistaa asiakkaan taloudelliset tiedot.
Jos ongelmia ei ole, vastausta ei lähetetä, ja vastauksen puuttuminen toimii negatiivisena vahvistuksena.
