Tilaus
Mikä on tarjouspyyntö?
Tarjouspyyntö viittaa prosessiin, jossa muodollisesti pyydetään palvelua tai tuotetta, tyypillisesti käyttämällä ostopyyntölomaketta tai muuta standardoitua asiakirjaa. Hankintaprosessi on standardoitu tapa seurata ja kirjata kaikki yrityksen sisällä tehdyt tilaukset.
Kuinka tarjouspyyntö toimii
Pyyntö käynnistää tietyn toiminnon pyynnön ja myös tallentaa tämän toiminnon myöhempiä raportointitarpeita varten. Esimerkiksi yrityksen työntekijät käyttäisivät ostopyyntöä, jos he tarvitsisivat lisätarvikkeita. Aikaisemmin tilaukset tehtiin paperilomakkeilla, mutta nykyään useimmat yritykset käyttävät digitaalisia hakuprosesseja, jotka mahdollistavat prosessin helpomman seurannan, mukaan lukien tarvittavan varaston kirjanpidon. Tämäntyyppiset tilaukset päivittävät usein varaston automaattisesti paremman hallinnan saavuttamiseksi.
Virallinen hakuprosessi parantaa tehokkuutta ja vastuullisuutta kaikissa yhteyspisteissä. Sen sijaan, että työntekijät ottavat mitä tahansa tarvikkeita, kun he haluavat niitä, ostopyyntö tarjoaa kontrolloidumman ja dokumentoidumman menetelmän sisäisten toimitusvarastojen ja tulevan kysynnän hallintaan. Esimerkiksi lääketieteen ammatissa lääkärit täyttävät hakulomakkeen, kun he pyytävät laboratoriotutkimuksia. Nämä digitaaliset lomakkeet sisältävät potilastunnuksen ja muita lääketieteellisiä tietoja, jotta potilaat saavat oikeat laboratoriotutkimukset.
Standardoidut hakulomakkeet
Pyyntölomakkeet sisältävät yleensä pyynnön esittäneen henkilön nimen, pyynnön päivämäärän, pyydetyt tuotteet, toimituspäivän, toimituspaikan ja pyynnön täyttämisestä vastaavan osaston. Lomakkeissa on myös pyynnön täyttäneen henkilön allekirjoitus ja täyttöpäivämäärä. Suurissa yrityksissä,. joilla on useita toimipisteitä ja keskitetty hankinta,. nämä hankintaprosessit ovat kriittisiä työntekijöiden tuottavuuden ylläpitämisessä.
Toinen esimerkki pakkolunastusprosessista tapahtuu rahoitusmaailmassa, kun osakkeenomistajat päättävät tilata yrityksen hallituksen äänestämään päätösehdotuksista. Pohjimmiltaan hankintaprosessi on muodollinen dokumentoitu menettely, joka on avain tehokkuuden parantamiseen liiketoimintaympäristössä.
Ostopyyntö vs. ostotilaus
Ostoehdotus on sisäinen lomake, jota käytetään tavaroiden ja palveluiden hankkimiseen, eikä sillä ole laillisia tai sitovia sopimusvelvoitteita. Ostotilaus on sopimus, jota yritykset käyttävät tilattaessa tavaroita ja palveluita ulkopuoliselta toimittajalta. Esimerkiksi yritys, joka tilaa tarvikkeita toimistokaupasta, antaa ostotilauksen, josta käyvät ilmi ostettavat tuotteet, niiden hinnat, maksuehdot, toimituspäivät ja mahdolliset ennakkomaksuun tarjottavat erikoisalennukset .
Yrityksen sisäinen ostohakemuslomake on tarkoitettu työntekijöille, jotka haluavat pyytää tarvikkeita osastoilleen tai itselleen. Usein nämä lomakkeet vaativat johdon allekirjoituksen.
Esimerkki tarjouksesta
Ymmärtääksesi hakuprosessin paremmin, harkitse seuraavaa esimerkkiä. Sairausvakuutusyhtiön oppimis- ja kehitystiimi tarvitsee uusia tarvikkeita koulutusohjelmaan. Ryhmän johtajan on pyydettävä nämä tarvikkeet yrityksen automaattisen hankintajärjestelmän kautta.
Johtaja etsii luettelosta ja valitsee tuotevalikoiman tiimille. Hakemuslomakkeen täyttämisen jälkeen se toimitetaan johdolle hyväksyttäväksi. Johtaja tarkistaa, hyväksyy ja lähettää sitten pyynnön ostoosastolle.
Esimiehen tavoin hankintaosasto tarkastaa ja hyväksyy tarjouksen. Jos virheitä esiintyy tai jos tietoja ei ole riittävästi, pyyntö voidaan palauttaa johtajalle tai pyytäjälle päivityksiä varten. Tässä esimerkissä ei ole virheitä tai puutteita; siksi toimittajalle luodaan ostotilaus. Ostotilauksessa luetellaan tilauksen yksityiskohdat, kuten tuotetyyppi ja tarvittava määrä. Kun ostotilaus on valmis, se lähetetään toimittajalle täytettäväksi.
Toimittaja vastaanottaa tilauksen, ja jos se hyväksytään, sopimukset ostajan kanssa pyydetyistä tuotteista. Ostotilaus toimii sopimuksena. Toimittaja toimittaa tuotteet pyynnöstä ja saa maksun.
Erityisiä huomioita
Hankinnasta maksuun -järjestelmät (P2P) tehostavat ja automatisoivat yritysten hankinta- ja hankintaprosessia. Nämä järjestelmät huolehtivat kolmesta pääprosessista: hankinnasta, ostosta ja maksamisesta. Näitä prosesseja automatisoimalla hankinnasta maksuun -järjestelmät lisäävät kirjanpidon tehokkuutta ja tarkkuutta.
Hankinnasta maksuun -järjestelmät voivat vähentää kustannuksia noin 80 %
Automaattinen prosessi alkaa hankinnalla. Käyttäjille esitetään luettelo tuotteista tai palveluista. Tuotteet valitaan ja tallennetaan ostoskoriin. Tarjous reititetään hallitukselle hyväksyttäväksi, ja vastaanotettuaan järjestelmä siirtyy ostoprosessiin ja viimeistellään, kun maksu on suoritettu toimittajalle.
Tarjousten usein kysytyt kysymykset
Mikä on hankittu omaisuus?
Varastettu omaisuus on valtion omistamaa omaisuutta, kuten esimerkiksi merkittävällä toimialueella. Yhdysvalloissa viides muutos edellyttää, että hallitus maksaa takavarikoidun omaisuuden omistajalle korvauksen; vastikkeen määrän ei kuitenkaan tarvitse olla kiinteistön koko markkina-arvo.
Mikä on työhakemus?
Työhakemus on virallinen pyyntö palkata joku työhön. Hakemus sisältää työn tiedot, mukaan lukien halutun hakijan pätevyyden, roolivaatimukset ja työn tiedot. Jotkut yritykset kirjaavat tarjouspyyntöön myös tavoitepalkan tai -palkka-alueen.
Mikä on kirjanpidon pyyntöjen täsmäytys?
Kirjanpidon pyyntöjen täsmäytys on prosessi, jossa kahta tietuejoukkoa verrataan tarkkuuden, täydellisyyden ja johdonmukaisuuden suhteen. Vertailu auttaa tunnistamaan ja selittämään eroavaisuudet. Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaan vaadittu kaksinkertainen kirjanpitomenetelmä auttaa paikantamaan, milloin ja missä virheitä esiintyy.
Bottom Line
Tarjouspyyntö on muodollinen pyyntö tuotteesta tai palvelusta. Hakemukset voidaan jättää manuaalisesti tai sähköisesti. Strukturoitu hankintaprosessi parantaa tehokkuutta ja vastuullisuutta. Hankinnasta maksuun -järjestelmät automatisoivat hankintaprosessin täysin tilauksesta maksuun, mikä lisää entisestään tarkkuutta ja tehokkuutta.
Kohokohdat
Procure-to-Pay (P2P) -järjestelmät automatisoivat täysin ostoprosessin tilauksesta toimittajan maksuun.
Paikanpitäjä
Tarjouspyyntö on muodollinen pyyntö tuotteen tai palvelun hankkimiseksi, tyypillisesti yrityksen aloitteesta.
Hakuprosessi vaatii tyypillisesti standardoitujen asiakirjojen eli hakulomakkeiden käyttöä kirjausketjun ylläpitämiseksi, vaikka nykyään suurin osa niistä on sähköisiä lomakkeita.
Tilauksia käytetään usein hankittaessa lisätarvikkeita, raaka-aineita tai työaikoja paremman varastonhallinnan saavuttamiseksi.
