Cartes de flotte
Que sont les cartes de flotte ?
Les cartes de flotte sont un type de carte de paiement qui permet aux entreprises de gérer les dépenses associées aux véhicules qu'elles possèdent et exploitent. Les cartes de flotte, également appelées cartes carburant, agissent comme des cartes de paiement et sont fournies par les principales sociétés pétrolières et/ou de crédit spécialisées. Les entreprises fournissent à leur personnel, à savoir les employés des transports, des cartes de flotte pour le carburant, les réparations et l'entretien des véhicules.
Comment fonctionnent les cartes de flotte
Les cartes de flotte existent aux États-Unis depuis les années 1980 et sont délivrées par les entreprises aux employés qui utilisent et exploitent des véhicules d'entreprise. La majorité des entreprises qui utilisent des cartes de flotte travaillent dans l' industrie du transport. Les cartes de flotte sont couramment utilisées par les entreprises de camionnage ainsi que par celles qui fournissent des services de livraison et de covoiturage.
Les cartes de flotte ont tendance à être émises par une seule entreprise. Cela signifie que les titulaires de carte ne peuvent les utiliser qu'à des endroits spécifiques détenus, exploités et franchisés par l'émetteur. Tout comme une carte de paiement ordinaire, les cartes de flotte sont estampées ou imprimées au laser avec des détails tels que le numéro de carte, la date d'expiration (le cas échéant), le nom de l'entreprise et, dans certains cas, le nom de l' utilisateur autorisé. Les cartes plus récentes sont munies d'une micropuce à l'avant et d'une bande magnétique à l'arrière afin qu'elles puissent être utilisées aux terminaux de point de vente (POS).
Les entreprises donnent ces cartes à leurs chauffeurs et autres employés qui peuvent les utiliser à la place des cartes personnelles. Cela permet à l'émetteur de la carte de facturer directement l'entreprise plutôt que l'employé, qui devrait produire des notes de frais pour être remboursé ultérieurement. Les émetteurs de cartes émettent généralement aux entreprises une facture unique qui est détaillée avec des frais individuels par chaque utilisateur autorisé. Tout comme les cartes de paiement, les cartes de flotte sont sans intérêt. En effet, les entreprises sont tenues de payer intégralement le solde du compte impayé à la date d'échéance.
Les soldes des cartes de flotte doivent être payés en totalité à la date d'échéance.
Mais contrairement à une carte de crédit d'entreprise, qui peut être utilisée pour un large éventail d'achats autorisés tels que les voyages, les cartes de flotte sont conçues pour être utilisées spécifiquement pour les dépenses liées à la gestion des véhicules. Les cartes de flotte ont également été la cible de nouvelles solutions fintech dans le secteur des paiements, un certain nombre de prestataires de services de paiement de flotte ayant innové dans ce domaine du marché des transports.
Avantages des cartes de flotte
Comme indiqué ci-dessus, les entreprises peuvent délivrer des cartes de flotte aux employés autorisés à utiliser les véhicules de l'entreprise plutôt que de demander à chaque employé d'utiliser une carte personnelle. Cela réduit les dépenses administratives associées au maintien d'un programme de remboursement pour payer les employés pour l'argent qu'ils utilisent pour l'essence et l'entretien des véhicules. Il aide également les entreprises à examiner et à gérer les dépenses détaillées pour leurs actifs d'équipement.
Les cartes de flotte offrent généralement un niveau de surveillance, permettant aux entreprises de mieux gérer leurs dépenses, ainsi que d'identifier les tendances liées aux coûts. Les comptables d' entreprise peuvent également utiliser l'analyse comptable pour ajuster les limites et l'utilisation des cartes de paiement.
Par exemple, une entreprise de livraison peut délivrer une carte de flotte à chacun de ses chauffeurs pour acheter du carburant et payer l'entretien. Étant donné que chaque carte de flotte est liée à un employé individuel, l'entreprise est en mesure de surveiller combien chaque employé dépense sur son itinéraire et également de créer des estimations pour la budgétisation. Si l'entreprise s'aperçoit qu'un conducteur particulier fait le plein de son véhicule assigné plus fréquemment que la moyenne, elle peut procéder à un ajustement à la baisse de la limite de la carte assignée.
Exemples de cartes de flotte
La grande majorité des cartes de flotte sont émises par de grandes sociétés pétrolières et gazières telles que Shell, ExxonMobil, Chevron et Texaco. Les entreprises qui utilisent leurs cartes sont généralement limitées à l'utilisation des emplacements de l'émetteur de la carte.
Mais les technologies de paiement émergentes ont progressé pour offrir de nombreuses solutions nouvelles et innovantes dans une variété d'industries, l'industrie du transport étant en particulier une cible clé. De nombreux prestataires de services dans le domaine des paiements de transport se sont développés. Fleetcor est un fournisseur de services de paiement par carte de flotte offrant des produits de carte de flotte d'entreprise. Certains de ses principaux partenariats de cartes de flotte incluent MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company et Fuelman. Fleetcor contribue également à simplifier la comptabilité des entreprises de transport en s'associant à des entreprises de l'industrie du transport pour des solutions modernes de paiement de flotte.
Points forts
Les cartes de flotte permettent aux entreprises de gérer et de budgétiser les dépenses liées aux véhicules sans les tracas supplémentaires liés à l'administration de rapports de dépenses et de remboursements coûteux.
Les cartes de flotte permettent aux entreprises de gérer les dépenses associées aux véhicules qu'elles possèdent et exploitent.
Les entreprises fournissent aux employés qui exploitent des véhicules d'entreprise des cartes de flotte pour les achats de carburant, l'entretien et les réparations des véhicules.
Les cartes sont couramment utilisées par les entreprises de camionnage, de livraison et de covoiturage.
