Remboursement
Qu'est-ce que le remboursement ?
Le remboursement est une compensation payée par une organisation pour les dépenses personnelles engagées ou le trop-perçu effectué par un employé, un client ou une autre partie. Le remboursement des dépenses professionnelles,. des frais d'assurance et des impôts payés en trop en sont des exemples courants. Cependant, contrairement à une indemnisation typique, le remboursement n'est pas soumis à l'impôt.
Comprendre le remboursement
Le remboursement est le plus souvent associé aux dépenses d'entreprise. De nombreuses entreprises ont des politiques indiquant quand elles rembourseront les dépenses personnelles des employés. Généralement, ces dépenses sont liées au voyage et peuvent inclure les coûts associés aux hôtels, à la nourriture, au transport terrestre et aux vols (remboursement du voyage).
Les entreprises peuvent également rembourser aux employés d'autres types de dépenses, telles que le remboursement des frais de scolarité pour les cours collégiaux ou les cours de formation continue.
Les travailleurs indépendants peuvent souvent se rembourser également les dépenses liées à l'entreprise, et celles-ci peuvent également être déductibles d'impôt auprès de l'IRS.
Types de remboursement
Assurance
Au-delà des dépenses professionnelles, le remboursement est également utilisé dans le secteur des assurances. Lorsqu'un titulaire d'une police d'assurance maladie a besoin de soins médicaux urgents, il est peu probable qu'il ait le temps de contacter l'assureur pour déterminer dans quelle mesure la police couvre les dépenses. Le preneur d'assurance peut avoir à payer de sa poche des médicaments, des services médicaux ou des dépenses connexes .
Alternativement, la police d'assurance peut exiger que le preneur d'assurance couvre certaines dépenses avant de demander un remboursement. Ceci est courant dans le cas du remboursement de la condition physique. Un assureur peut rembourser jusqu'à un certain montant chaque année si un assuré paie et participe activement à un programme de conditionnement physique dans un centre de conditionnement physique qualifié. Dans les deux cas, la partie qui a payé les dépenses de sa poche peut demander le remboursement de la compagnie d'assurance pour toutes les dépenses encourues couvertes par la police d'assurance.
Impôts
Le remboursement est également courant avec les impôts payés aux gouvernements des États et fédéral. La plupart des contribuables ont des impôts fédéraux retenus à chaque période de paie par le biais de retenues sur la paie,. ce qui ne tient pas compte des crédits auxquels un contribuable peut avoir droit en raison d'autres impôts payés ou de dépenses effectuées. Les entrepreneurs paient leurs impôts en paiements d'impôt estimés trimestriels . Les remboursements d'impôt accordés au contribuable par le gouvernement sont une forme de remboursement, car l'argent restitué au contribuable est dû à un trop-perçu antérieur.
Juridique
Un type de remboursement appelé pension alimentaire de remboursement s'applique au secteur juridique. La pension alimentaire de remboursement est ordonnée par un juge et est un paiement effectué à un ex-conjoint en remboursement du temps et de l'argent investis dans les perspectives financières et la croissance du conjoint. Une personne dans un règlement de divorce qui a travaillé à plein temps pour subvenir aux besoins de son conjoint pendant ses études collégiales peut avoir droit à un remboursement de pension alimentaire si le conjoint a obtenu son diplôme et gagne maintenant un revenu.
Conditions de remboursement
Aux États-Unis, les entreprises utilisent souvent les tarifs journaliers créés par la General Services Administration (GSA). La GSA compile les taux de remboursement pour différentes villes et États. L'entreprise peut également choisir d'utiliser sa propre méthodologie pour fixer les taux journaliers en prenant le taux journalier GSA comme point de base et en l'ajustant en tenant compte de facteurs spécifiques à l'entreprise.
Par exemple, une entreprise peut vouloir fixer un taux de remboursement plus élevé pour les cadres ou les vendeurs qui reçoivent des clients. Les entreprises peuvent également choisir d'offrir aux employés un taux fixe d'indemnité journalière.
Considérations particulières
Les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises, d'assureurs ou de gouvernements, ont tout intérêt à s'assurer que les remboursements ne sont effectués que pour des raisons légitimes. Les employés, les titulaires de polices d'assurance et les contribuables peuvent déclarer une dépense qui n'a jamais eu lieu ou gonfler la valeur d'une dépense. Cela oblige l'organisme qui rembourse à développer des processus de contrôle interne pour tenter de détecter les demandes de remboursement frauduleuses.
Une autre situation où une entreprise pourrait se retrouver à rembourser une dépense frauduleuse se produit dans le secteur bancaire. Par exemple, si un titulaire de compte est victime d'un vol d' identité ou d'une violation de données. Dans ce cas, la banque mènerait une enquête pour s'assurer que le compte a bien été compromis avant de rembourser au client les fonds retirés du compte débiteur ou créditeur du titulaire du compte.
Exemple de frais remboursés
Supposons que vous êtes un représentant commercial qui assiste à une conférence de l'industrie afin de mieux comprendre l'état de l'art de l'industrie, d'assister à des séminaires éducatifs et de réseauter professionnellement. À la suite de ce voyage approuvé, vous dépensez de votre propre argent 300 $ pour une chambre d'hôtel, 250 $ pour le transport et 100 $ pour la nourriture. Au retour de votre voyage, vous déposez une note de frais officielle auprès de l'entreprise en citant chacun de ces trois postes et en la soumettant pour 650 $ de dépenses remboursées. Cette somme apparaît à côté de votre prochain chèque de paie sur votre compte bancaire par dépôt direct.
FAQ sur les remboursements
Combien devrais-je être remboursé pour le kilométrage ?
En fonction de votre accord avec l'entreprise, jusqu'à la totalité de vos frais de kilométrage peuvent être remboursés par votre employeur pour des voyages d'affaires qualifiés. L'IRS a également une indemnité de kilométrage définie pour faire référence à la déductibilité des dépenses que les propriétaires de voitures encourent lorsqu'ils utilisent un véhicule personnel à des fins professionnelles, médicales, caritatives ou de déménagement. Pour 2021, l'IRS suggère de déduire 0,56 $ par mile pour un usage professionnel, 0,14 $ pour un usage caritatif et 0,16 $ pour certains usages médicaux et déménagements (pour 2020, c'est 0,575 $, 0,14 $ et 0,17 $, respectivement).
Comment puis-je être remboursé par Medicaid ?
Chaque État administre Medicaid différemment. Certains États remboursent les patients pour les frais médicaux payés de leur poche. Si tel est le cas, leurs informations Medicaid doivent être fournies à leur médecin. Tous les fournisseurs de soins de santé n'acceptent pas Medicaid.
Comment puis-je être remboursé de mon HSA ?
Si vous engagez une dépense couverte par votre compte d'épargne santé (HSA), vous pouvez vous rembourser le coût par virement électronique ou en écrivant vous-même un chèque tiré sur le compte HSA. Vous pouvez également retirer de l'argent à un guichet automatique à l'aide d'une carte de débit liée à HSA.
Comment puis-je être remboursé par Medicare ?
Les frais remboursables de Medicare sont généralement remboursés en déposant une réclamation. Vous pouvez demander à votre fournisseur de soins de santé de déposer la demande ou vous pouvez le faire vous-même. Medicare rembourse ensuite les frais médicaux directement au prestataire de services.
Points forts
Les organisations ont tout intérêt à s'assurer que les remboursements ne sont effectués que pour des motifs légitimes.
Les forfaits journaliers sont les tarifs journaliers versés aux salariés en remboursement des déplacements professionnels.
Les remboursements des dépenses professionnelles comprennent les dépenses personnelles, telles que celles liées aux déplacements et à la nourriture.
Le remboursement est une somme d'argent versée à un employé ou à un client, ou à une autre partie, en remboursement d'une dépense d'entreprise, d'une assurance, de taxes ou d'autres frais.
Les remboursements d'impôts sont une forme de remboursement du gouvernement aux contribuables.
