Отрицательное подтверждение
Что такое отрицательное подтверждение?
Отрицательное подтверждение — это письмо или документ, в котором содержится просьба к получателю ответить отправителю только в том случае, если возникла проблема с содержанием сообщения или получатель хотел отказаться от события, о котором говорилось в письме.
Письма с отрицательным подтверждением могут использоваться во многих типах деловых ситуаций и часто используются в сфере финансовых услуг. Цель коммуникации — уменьшить количество входящих ответов, которые организация получает в ответ на письмо, отправленное ее клиентской базе. В ситуации отрицательного подтверждения или отрицательного согласия компания или организация, отправляющая сообщение, получает ответы только от голосов «против», в отличие от ответов от всех, независимо от их мнения.
Отрицательное подтверждение можно противопоставить положительному подтверждению.
Понимание отрицательных подтверждений
Отрицательные подтверждения часто используются аудиторами и включают документ, отправляемый выборке клиентов компании, с просьбой ответить только в том случае, если они обнаружат несоответствие между их бухгалтерскими книгами и счетом, зарегистрированным в финансовой отчетности проверяемой компании. Отрицательное подтверждение обычно используется, когда в системе бухгалтерского учета компании исторически было очень мало ошибок, и поэтому она считается надежной. Компанию просят перепроверить цифры и подтвердить только в случае расхождений.
Отправка отрицательного подтверждения в отличие от положительного подтверждения, требующего ответа, может сэкономить время, которое было бы потрачено на отслеживание ответов и отслеживание неотвечающих получателей. Отрицательное подтверждение — это просто способ для бухгалтера убедиться, что обе компании сообщают одни и те же цифры.
Примеры отрицательных подтверждений
Отрицательные подтверждения имеют множество применений, в том числе бухгалтеров и компаний, предоставляющих финансовые услуги.
Пенсионные планы сотрудников
Письма с отрицательным подтверждением часто рассылаются вместе с планами 401(k),. которые имеют функцию автоматической эскалации. При автоматической эскалации процент зарплаты сотрудника, вносимый в каждый платежный период, автоматически увеличивается каждый год.
Цель этого автоматически увеличивающегося уровня сбережений состоит в том, чтобы помочь людям накопить больше денег для выхода на пенсию. Примерно за месяц до того, как произойдет эскалация, регистратор рассылает письмо с отрицательным подтверждением или отрицательным согласием. В письме участник информируется о том, что увеличение взноса произойдет, если участник не свяжется с регистратором 401 (k) и не откажется от увеличения, чтобы сохранить свою текущую ставку взноса.
Учет доходов
Отрицательный запрос также можно использовать для учета продаж на автопроизводителе. Согласно документам, производитель продал дилерскому центру 200 автомобилей на общую сумму 6 миллионов долларов дохода. В письме с отрицательным подтверждением будет указано, что если цифра в 6 миллионов долларов верна, то нет необходимости отвечать. Однако, если бы сумма выручки составляла всего 5 миллионов долларов, производитель должен был бы уведомить бухгалтера о несоответствии в бухгалтерских книгах дилера.
Отрицательные подтверждения — это профессиональный способ сказать «не отвечайте мне, если нет проблем».
Особенности
Отрицательные, в отличие от положительных, подтверждения помогают уменьшить количество входящей корреспонденции, повышая эффективность и уменьшая количество отходов.
Отрицательное подтверждение — это запрос, который должен вызывать ответ только в том случае, если есть нерешенные вопросы или проблемы, которые необходимо решить.
Письма с отрицательным подтверждением часто используются в сфере финансовых услуг, в том числе бухгалтерами, желающими проверить финансовую информацию клиента.
Если вопросов нет, ответ не отправляется, а отсутствие ответа служит отрицательным подтверждением.
