Negative Bestätigung

Was ist eine negative Bestätigung?

Eine negative Bestätigung ist ein Brief oder Dokument, in dem der Empfänger aufgefordert wird, dem Absender nur dann zu antworten, wenn es ein Problem mit dem Inhalt der Nachricht gibt oder der Empfänger das Ereignis, an das der Brief gerichtet war, ablehnen möchte.

Negative Bestätigungsschreiben können in vielen Arten von Geschäftssituationen verwendet werden und werden häufig in der Finanzdienstleistungsbranche verwendet. Der Zweck der Kommunikation besteht darin, die Anzahl der eingehenden Antworten zu verringern, die eine Organisation als Antwort auf einen an ihren Kundenstamm gesendeten Brief erhält. In einer Kommunikationssituation mit negativer Bestätigung oder negativer Zustimmung erhält das Unternehmen oder die Einheit, die die Nachricht sendet, nur Antworten von „Nein“-Stimmen, im Gegensatz zu Antworten von allen, unabhängig von ihrer Meinung.

Einer negativen Bestätigung kann eine positive Bestätigung gegenübergestellt werden.

Negative Bestätigungen verstehen

Negative Bestätigungen werden häufig von Wirtschaftsprüfern verwendet und umfassen ein Dokument, das an eine Stichprobe von Kunden eines Unternehmens gesendet wird und sie auffordert, nur dann zu antworten, wenn sie eine Diskrepanz zwischen ihren Büchern und dem Konto finden, das in den Jahresabschlüssen des geprüften Unternehmens aufgeführt ist. Eine negative Bestätigung wird typischerweise verwendet, wenn die Rechnungslegungskontrollen eines Unternehmens in der Vergangenheit sehr wenige Fehler aufwiesen und daher als stark angesehen werden. Das Unternehmen wird gebeten, die Nummern noch einmal zu überprüfen und nur bei Abweichungen zu bestätigen.

Das Versenden einer negativen Bestätigung im Gegensatz zu einer positiven Bestätigung, die eine Antwort erfordert, kann Zeit sparen, die für das Verfolgen von Antworten und das Nachverfolgen von nicht reagierenden Empfängern aufgewendet würde. Die negative Bestätigung ist lediglich eine Möglichkeit für einen Buchhalter sicherzustellen, dass beide Unternehmen die gleichen Zahlen melden.

Beispiele für negative Bestätigungen

Negative Bestätigungen haben viele Anwendungen, die sowohl Buchhalter als auch Finanzdienstleistungsunternehmen umfassen.

Mitarbeitervorsorgepläne

Negative Bestätigungsschreiben werden oft mit 401(k) -Plänen verschickt, die über eine automatische Eskalationsfunktion verfügen. Mit der automatischen Eskalation wird der Prozentsatz des Gehaltsschecks eines Mitarbeiters, der zu jeder Zahlungsperiode beiträgt, jedes Jahr automatisch erhöht.

Die Absicht dieser automatisch steigenden Sparquote ist es, den Menschen zu helfen, mehr Geld für den Ruhestand zu sparen. Ungefähr einen Monat vor der Eskalation verschickt der Protokollführer eine negative Bestätigung oder ein negatives Zustimmungsschreiben. Das Schreiben informiert den Teilnehmer darüber, dass die Beitragseskalation stattfinden wird, es sei denn, der Teilnehmer kontaktiert den 401(k)-Aufzeichnungsverwalter und lehnt die Erhöhung ab, um seinen aktuellen Beitragssatz beizubehalten.

Umsatzbuchhaltung

Eine negative Anfrage kann auch zur Abrechnung von Verkäufen bei einem Autohersteller verwendet werden. Laut den Büchern verkaufte der Hersteller 200 Autos an den Händler für einen Gesamtumsatz von 6 Millionen US- Dollar. Das negative Bestätigungsschreiben würde besagen, dass, wenn die 6-Millionen-Dollar-Zahl korrekt war, keine Notwendigkeit besteht, zu antworten. Wenn die Einnahmen jedoch nur 5 Millionen US-Dollar betragen würden, müsste der Hersteller den Buchhalter über die Diskrepanz in den Büchern des Händlers informieren.

Negative Bestätigungen sind eine professionelle Art zu sagen: „Antworten Sie mir nicht, es sei denn, es gibt ein Problem.“

Höhepunkte

• Negative im Gegensatz zu positiven Bestätigungen helfen, die Anzahl eingehender Korrespondenzen zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Makulatur zu reduzieren.

• Eine negative Bestätigung ist eine Anfrage, die nur dann zu einer Antwort führen sollte, wenn es noch offene Fragen oder Bedenken gibt, die angegangen werden müssen.

• Negative Bestätigungsschreiben werden häufig in der Finanzdienstleistungsbranche verwendet, einschließlich Buchhaltern, die die Finanzinformationen eines Kunden überprüfen möchten.

• Wenn es keine Probleme gibt, wird keine Antwort gesendet, und das Fehlen dieser Antwort dient als negative Bestätigung.