تأكيد سلبي
ما هو التأكيد السلبي؟
التأكيد السلبي هو خطاب أو مستند يطلب من المستلم الرد على المرسل فقط إذا كانت هناك مشكلة في محتويات الرسالة أو أراد المستلم الانسحاب من الحدث الذي وجهته الرسالة.
يمكن استخدام رسائل التأكيد السلبية في العديد من أنواع المواقف التجارية وغالبًا ما تُستخدم في صناعة الخدمات المالية. الغرض من الاتصال هو تقليل عدد الردود الواردة التي تتلقاها المنظمة ردًا على رسالة مرسلة إلى قاعدة عملائها. في حالة التأكيد السلبي أو حالة الاتصال بالموافقة السلبية ، لا تتلقى الشركة أو الكيان الذي يرسل الرسالة إلا ردودًا من الأصوات "لا" ، بدلاً من الردود من الجميع بغض النظر عن رأيهم.
يمكن أن يتناقض التأكيد السلبي مع التأكيد الإيجابي.
فهم التأكيدات السلبية
غالبًا ما يستخدم المدققون التأكيدات السلبية وتتضمن مستندًا يتم إرساله إلى عينة من عملاء الشركة ، ويطلب منهم الرد فقط إذا وجدوا تناقضًا بين دفاترهم والحساب المسجل في البيانات المالية للشركة التي يتم تدقيقها. يتم استخدام التأكيد السلبي عادةً عندما تكون الضوابط المحاسبية لشركة ما تحتوي على عدد قليل جدًا من الأخطاء تاريخيًا وبالتالي تعتبر قوية. يُطلب من الشركة إعادة التحقق من الأرقام والتأكيد فقط في حالة وجود تعارض.
يمكن أن يؤدي إرسال تأكيد سلبي بدلاً من التأكيد الإيجابي ، والذي يتطلب استجابة ، إلى توفير الوقت الذي سيتم إنفاقه في تتبع الردود والمتابعة مع المستلمين غير المستجيبين. التأكيد السلبي هو مجرد وسيلة للمحاسب للتأكد من أن الشركتين تبلغان نفس الأرقام.
أمثلة على التأكيدات السلبية
للتأكيدات السلبية العديد من التطبيقات التي تشمل كلاً من المحاسبين وشركات الخدمات المالية.
خطط تقاعد الموظفين
غالبًا ما يتم إرسال رسائل التأكيد السلبية مع خطط 401 (k) التي تحتوي على ميزة التصعيد التلقائي. باستخدام التصعيد التلقائي ، يتم تلقائيًا زيادة النسبة المئوية لشيك راتب الموظف الذي ساهم في كل فترة دفع كل عام.
القصد من معدل الادخار المتزايد تلقائيًا هو مساعدة الناس على توفير المزيد من المال للتقاعد. قبل شهر أو نحو ذلك من حدوث التصعيد ، يرسل أمين السجل تأكيدًا سلبيًا أو خطاب موافقة سلبية. تُعلم الرسالة المشارك أن تصعيد المساهمة سيحدث ما لم يتصل المشارك بأمين السجل 401 (ك) ويختار الخروج من الزيادة للحفاظ على معدل مساهمته الحالي.
محاسبة الإيرادات
يمكن أيضًا استخدام الطلب السلبي لحساب المبيعات في شركة تصنيع السيارات. وفقًا للكتب ، باعت الشركة المصنعة 200 سيارة للوكالة بإجمالي 6 ملايين دولار من العائدات. سيذكر خطاب التأكيد السلبي أنه إذا كان رقم 6 ملايين دولار دقيقًا ، فلا داعي للرد. ومع ذلك ، إذا كان مبلغ الإيرادات 5 ملايين دولار فقط ، فستحتاج الشركة المصنعة إلى إخطار المحاسب بالتناقض في دفاتر الوكالة.
التأكيدات السلبية هي طريقة احترافية للقول "لا ترد علي ما لم تكن هناك مشكلة".
يسلط الضوء
تساعد التأكيدات السلبية ، على عكس الإيجابية ، على تقليل عدد المراسلات الواردة ، وزيادة الكفاءة وتقليل الهدر.
التأكيد السلبي هو طلب يجب أن يستدعي استجابة فقط إذا كانت هناك قضايا أو مخاوف معلقة تحتاج إلى معالجة.
غالبًا ما تستخدم رسائل التأكيد السلبية في صناعة الخدمات المالية ، بما في ذلك المحاسبين الراغبين في التحقق من المعلومات المالية للعميل.
إذا لم تكن هناك مشكلات ، فلن يتم إرسال أي رد ، وغياب هذا الرد بمثابة تأكيد سلبي.
