Negativ bekræftelse

Hvad er en negativ bekræftelse?

Negativ bekræftelse er et brev eller et dokument, der anmoder om, at modtageren kun skulle svare afsenderen, hvis der var et problem med indholdet af beskeden, eller modtageren ønskede at fravælge den begivenhed, som brevet havde adresseret.

Negative bekræftelsesbreve kan bruges i mange typer forretningssituationer og bruges ofte i den finansielle sektor. Formålet med kommunikationen er at reducere antallet af indgående svar, som en organisation modtager som svar på et brev sendt til dens kundebase. I en negativ bekræftelses- eller negativt samtykkekommunikationssituation modtager den virksomhed eller enhed, der sender beskeden, kun svar fra "nej"-stemmer, i modsætning til svar fra alle uanset deres mening.

En negativ bekræftelse kan sammenlignes med en positiv bekræftelse.

Forstå negative bekræftelser

Negative bekræftelser bruges ofte af revisorer og involverer et dokument, der sendes til en stikprøve af en virksomheds kunder, og beder dem kun om at svare, hvis de finder en uoverensstemmelse mellem deres bøger og den konto, der er registreret i regnskabet for den virksomhed, der revideres. Negativ bekræftelse bruges typisk, når en virksomheds regnskabskontrol historisk set har haft meget få fejl og dermed anses for at være stærk. Virksomheden bliver bedt om at dobbelttjekke tallene og kun bekræfte, hvis der er uoverensstemmelse.

Udsendelse af en negativ bekræftelse i modsætning til en positiv bekræftelse, som kræver et svar, kan spare tid, der ville blive brugt på at spore svar og følge op med ikke-svarende modtagere. Den negative bekræftelse er blot en måde for en revisor at sikre sig, at begge virksomheder rapporterer de samme tal.

Eksempler på negative bekræftelser

Negative bekræftelser har mange applikationer, der omfatter både revisorer og finansielle servicevirksomheder.

Medarbejderpensioneringsplaner

Negative bekræftelsesbreve sendes ofte ud med 401(k) -planer, der har en automatisk eskaleringsfunktion. Med auto-eskalering øges procentdelen af en medarbejders lønseddel, der er bidraget til hver lønperiode, automatisk hvert år.

Hensigten med denne automatisk stigende opsparingssats er at hjælpe folk med at spare flere penge til pension. En måned eller deromkring før optrapningen indtræffer, sender journalføreren en negativ bekræftelse eller et negativt samtykkebrev. Brevet informerer deltageren om, at bidragsoptrapningen vil ske, medmindre deltageren kontakter 401(k)-journalføreren og fravælger forhøjelsen for at opretholde deres nuværende bidragssats.

Regnskab for omsætning

En negativ anmodning kan også bruges til at redegøre for salg hos en bilproducent. Ifølge bøgerne solgte producenten 200 biler til forhandleren for i alt 6 millioner dollars i omsætning. Det negative bekræftelsesbrev ville sige, at hvis tallet 6 millioner dollars var nøjagtigt, er der ingen grund til at svare. Men hvis indtægtsbeløbet kun var $5 millioner, ville producenten skulle underrette revisoren om uoverensstemmelsen i forhandlerens bøger.

Negative bekræftelser er en professionel måde at sige "svar ikke til mig, medmindre der er et problem."

Højdepunkter

• Negative, i modsætning til positive, bekræftelser er med til at reducere antallet af indkomne korrespondancer, øge effektiviteten og reducere spild.

• Negativ bekræftelse er en anmodning, der kun bør påberåbe sig et svar, hvis der er udestående spørgsmål eller bekymringer, der skal løses.

• Negative bekræftelsesbreve bruges ofte i den finansielle sektor, herunder revisorer, der ønsker at verificere en kundes økonomiske oplysninger.

• Hvis der ikke er nogen problemer, sendes der ikke noget svar, og fraværet af dette svar fungerer som en negativ bekræftelse.