Conferma negativa
Che cos'è una conferma negativa?
La conferma negativa è una lettera o un documento che richiede che il destinatario risponda al mittente solo se si è verificato un problema con il contenuto del messaggio o se il destinatario ha voluto rinunciare all'evento a cui la lettera era indirizzata.
Le lettere di conferma negative possono essere utilizzate in molti tipi di situazioni aziendali e sono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari. Lo scopo della comunicazione è ridurre il numero di risposte in entrata che un'organizzazione riceve in risposta a una lettera inviata alla sua base di clienti. In una situazione di comunicazione di conferma negativa o di consenso negativo, l'azienda o l'ente che invia il messaggio riceve solo risposte dai voti "no", al contrario delle risposte di tutti indipendentemente dalla loro opinione.
Una conferma negativa può essere contrastata con una conferma positiva.
Capire le conferme negative
Le conferme negative sono spesso utilizzate dai revisori dei conti e comportano un documento inviato a un campione di clienti di un'azienda, chiedendo loro di rispondere solo se riscontrano una discrepanza tra i loro libri contabili e il conto iscritto nel bilancio della società oggetto di revisione. La conferma negativa viene in genere utilizzata quando i controlli contabili di un'azienda hanno storicamente pochissimi errori e sono quindi considerati forti. Alla società viene chiesto di ricontrollare i numeri e di confermare solo in caso di discrepanza.
L'invio di una conferma negativa rispetto a una conferma positiva, che richiede una risposta, può far risparmiare tempo che verrebbe speso per tenere traccia delle risposte e seguire i destinatari che non rispondono. La conferma negativa è semplicemente un modo per un contabile di assicurarsi che entrambe le società riportino gli stessi numeri.
Esempi di conferme negative
Le conferme negative hanno molte applicazioni che includono sia contabili che società di servizi finanziari.
Piani pensionistici dei dipendenti
Le lettere di conferma negative vengono spesso inviate con piani 401 (k) che dispongono di una funzione di escalation automatica. Con l'escalation automatica, la percentuale della busta paga di un dipendente versata a ciascun periodo di paga viene automaticamente aumentata ogni anno.
L'intento di questo tasso di risparmio che aumenta automaticamente è quello di aiutare le persone a risparmiare più soldi per la pensione. Un mese circa prima che si verifichi l'escalation, il registrante invia una conferma negativa o una lettera di consenso negativa. La lettera informa il partecipante che l'escalation del contributo si verificherà a meno che il partecipante non contatti il registrante 401 (k) e rinunci all'aumento per mantenere l'aliquota di contribuzione corrente.
Contabilità delle entrate
Una richiesta negativa può essere utilizzata anche per contabilizzare le vendite presso una casa automobilistica. Secondo i libri, il produttore ha venduto 200 auto alla concessionaria per un totale di $ 6 milioni di entrate. La lettera di conferma negativa dichiarerebbe che se la cifra di $ 6 milioni fosse corretta, non è necessario rispondere. Tuttavia, se l'importo delle entrate fosse di soli $ 5 milioni, il produttore dovrebbe notificare al contabile la discrepanza nei libri contabili della concessionaria.
Le conferme negative sono un modo professionale per dire "non rispondermi a meno che non ci sia un problema".
Mette in risalto
Le conferme negative, anziché positive, aiutano a ridurre il numero di corrispondenze in entrata, aumentando l'efficienza e riducendo gli sprechi.
La conferma negativa è una richiesta che dovrebbe invocare una risposta solo se ci sono problemi in sospeso o dubbi che devono essere affrontati.
Le lettere di conferma negative sono spesso utilizzate nel settore dei servizi finanziari, compresi i contabili che desiderano verificare le informazioni finanziarie di un cliente.
Se non ci sono problemi, non viene inviata alcuna risposta e l'assenza di tale risposta funge da conferma negativa.
