Confirmation négative
Qu'est-ce qu'une confirmation négative ?
La confirmation négative est une lettre ou un document demandant que le destinataire ne réponde à l'expéditeur que s'il y avait un problème avec le contenu du message ou si le destinataire souhaitait se retirer de l'événement auquel la lettre avait été adressée.
Les lettres de confirmation négative peuvent être utilisées dans de nombreux types de situations commerciales et sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers. Le but de la communication est de réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa clientèle. Dans une situation de communication de confirmation négative ou de consentement négatif, l'entreprise ou l'entité qui envoie le message ne reçoit que des réponses de votes "non", par opposition aux réponses de tout le monde, quelle que soit leur opinion.
Une confirmation négative peut être comparée à une confirmation positive.
Comprendre les confirmations négatives
Les confirmations négatives sont souvent utilisées par les auditeurs et impliquent un document envoyé à un échantillon de clients d'une entreprise, leur demandant de répondre uniquement s'ils constatent une divergence entre leurs livres et le compte enregistré dans les états financiers de l'entreprise auditée. La confirmation négative est généralement utilisée lorsque les contrôles comptables d'une entreprise ont historiquement très peu d'erreurs et sont donc considérés comme solides. L'entreprise est invitée à revérifier les chiffres et à confirmer uniquement s'il y a une différence.
L'envoi d'une confirmation négative par opposition à une confirmation positive, qui nécessite une réponse, peut faire gagner du temps qui serait consacré au suivi des réponses et au suivi des destinataires qui ne répondent pas. La confirmation négative n'est qu'un moyen pour un comptable de s'assurer que les deux sociétés déclarent les mêmes chiffres.
Exemples de confirmations négatives
Les confirmations négatives ont de nombreuses applications qui incluent à la fois les comptables et les sociétés de services financiers.
Régimes de retraite des employés
Des lettres de confirmation négatives sont souvent envoyées avec des plans 401(k) qui ont une fonction d'escalade automatique. Avec l'auto-escalade, le pourcentage du salaire d'un employé contribué à chaque période de paie est automatiquement augmenté chaque année.
L'objectif de ce taux d'épargne automatiquement croissant est d'aider les gens à épargner davantage pour leur retraite. Environ un mois avant que l'escalade ne se produise, l'archiviste envoie une confirmation négative ou une lettre de consentement négative. La lettre informe le participant que l'augmentation des cotisations se produira à moins que le participant ne contacte l'archiviste 401(k) et renonce à l'augmentation pour maintenir son taux de cotisation actuel.
Comptabilisation des revenus
Une demande négative peut également être utilisée pour comptabiliser les ventes d'un constructeur automobile. Selon les livres, le constructeur a vendu 200 voitures au concessionnaire pour un total de 6 millions de dollars de revenus. La lettre de confirmation négative indiquerait que si le chiffre de 6 millions de dollars était exact, il n'est pas nécessaire de répondre. Cependant, si le montant des revenus n'était que de 5 millions de dollars, le fabricant devrait informer le comptable de l'écart dans les livres du concessionnaire.
Les confirmations négatives sont une façon professionnelle de dire "ne me répondez pas à moins qu'il y ait un problème".
Points forts
Les confirmations négatives, par opposition aux confirmations positives, contribuent à réduire le nombre de correspondances entrantes, à augmenter l'efficacité et à réduire le gaspillage.
La confirmation négative est une demande qui ne devrait appeler une réponse que s'il y a des problèmes ou des préoccupations en suspens qui doivent être résolus.
Les lettres de confirmation négatives sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers, y compris les comptables qui souhaitent vérifier les informations financières d'un client.
S'il n'y a pas de problème, aucune réponse n'est envoyée et l'absence de cette réponse vaut confirmation négative.
