Negativ bekräftelse

Vad är en negativ bekräftelse?

Negativ bekräftelse är ett brev eller dokument som begär att mottagaren endast ska svara avsändaren om det fanns problem med innehållet i meddelandet eller om mottagaren ville välja bort den händelse som brevet hade adresserat.

Negativa bekräftelsebrev kan användas i många typer av affärssituationer och används ofta inom finansbranschen. Syftet med kommunikationen är att minska antalet inkommande svar som en organisation får som svar på ett brev som skickats till sin kundbas. I en kommunikationssituation med negativ bekräftelse eller negativt samtycke får företaget eller enheten som skickar meddelandet endast svar från "nej"-röster, i motsats till svar från alla oavsett deras åsikt.

En negativ bekräftelse kan jämföras med en positiv bekräftelse.

Förstå negativa bekräftelser

Negativa bekräftelser används ofta av revisorer och involverar ett dokument som skickas till ett urval av ett företags kunder, som ber dem att svara endast om de upptäcker en avvikelse mellan deras böcker och kontot som registrerats i bokslutet för det företag som granskas. Negativ bekräftelse används vanligtvis när redovisningskontrollen av ett företag historiskt har haft mycket få fel och därmed anses vara stark. Företaget uppmanas att dubbelkolla siffrorna och endast bekräfta om det finns en avvikelse.

Att skicka ut en negativ bekräftelse i motsats till en positiv bekräftelse, som kräver ett svar, kan spara tid som skulle gå åt till att spåra svar och följa upp mottagare som inte svarar. Den negativa bekräftelsen är bara ett sätt för en revisor att se till att båda företagen rapporterar samma siffror.

Exempel på negativa bekräftelser

Negativa bekräftelser har många tillämpningar som omfattar både revisorer och finansiella tjänsteföretag.

Pensioneringsplaner för anställda

Negativa bekräftelsebrev skickas ofta ut med 401(k) -planer som har en automatisk upptrappningsfunktion. Med automatisk upptrappning höjs procentandelen av en anställds lönecheck som bidragit till varje löneperiod automatiskt varje år.

Avsikten med denna automatiskt ökande sparränta är att hjälpa människor att spara mer pengar till pensionen. Någon månad innan eskaleringen inträffar skickar journalföraren ut en negativ bekräftelse eller ett negativt samtycke. Brevet informerar deltagaren om att bidragsupptrappningen kommer att ske om inte deltagaren kontaktar 401(k) registerföraren och väljer bort höjningen för att behålla sin nuvarande bidragssats.

Redovisning av intäkter

En negativ begäran kan också användas för att redovisa försäljningen hos en biltillverkare. Enligt böckerna sålde tillverkaren 200 bilar till återförsäljaren för totalt 6 miljoner dollar i intäkter. Det negativa bekräftelsebrevet skulle ange att om siffran på 6 miljoner dollar var korrekt, finns det inget behov av att svara. Men om intäktsbeloppet bara var 5 miljoner USD skulle tillverkaren behöva meddela revisorn om avvikelsen i återförsäljarens böcker.

Negativa bekräftelser är ett professionellt sätt att säga "svara mig inte om det inte finns ett problem."

Höjdpunkter

– Negativa, till skillnad från positiva, bekräftelser bidrar till att minska antalet inkommande korrespondenser, öka effektiviteten och minska svinnet.

– Negativ bekräftelse är en begäran som endast bör åberopa ett svar om det finns kvarstående frågor eller problem som måste åtgärdas.

– Negativa bekräftelsebrev används ofta inom finansbranschen, inklusive revisorer som vill verifiera en kunds finansiella information.

– Om det inte finns några problem skickas inget svar, och frånvaron av det svaret fungerar som en negativ bekräftelse.