negatywne potwierdzenie

Co to jest negatywne potwierdzenie?

Negatywne potwierdzenie to pismo lub dokument, w którym odbiorca powinien odpowiedzieć nadawcy tylko wtedy, gdy wystąpił problem z treścią wiadomości lub odbiorca chciał zrezygnować ze zdarzenia, do którego adresowany był list.

Negatywne listy potwierdzające mogą być używane w wielu sytuacjach biznesowych i są często używane w branży usług finansowych. Celem komunikacji jest zmniejszenie liczby odpowiedzi przychodzących, jakie organizacja otrzymuje w odpowiedzi na list wysłany do jej bazy klientów. W sytuacji komunikacji negatywnego potwierdzenia lub negatywnej zgody firma lub podmiot wysyłający wiadomość otrzymuje tylko odpowiedzi od głosów „nie”, w przeciwieństwie do odpowiedzi od wszystkich, niezależnie od ich opinii.

Potwierdzenie negatywne można skontrastować z potwierdzeniem pozytywnym.

Zrozumienie negatywnych potwierdzeń

Potwierdzenia negatywne są często wykorzystywane przez audytorów i obejmują dokument wysyłany do próbki klientów firmy z prośbą o udzielenie odpowiedzi tylko w przypadku stwierdzenia rozbieżności między ich księgami a rachunkiem zapisanym w sprawozdaniach finansowych audytowanej firmy. Potwierdzenie negatywne jest zwykle stosowane, gdy kontrole księgowe przedsiębiorstwa historycznie zawierały bardzo mało błędów, a zatem są uważane za silne. Firma jest proszona o ponowne sprawdzenie liczb i potwierdzenie tylko w przypadku rozbieżności.

Wysłanie negatywnego potwierdzenia w przeciwieństwie do pozytywnego potwierdzenia, które wymaga odpowiedzi, może zaoszczędzić czas poświęcony na śledzenie odpowiedzi i kontakt z nieodpowiadającymi odbiorcami. Negatywne potwierdzenie to tylko sposób, w jaki księgowy może upewnić się, że obie firmy zgłaszają te same liczby.

Przykłady negatywnych potwierdzeń

Potwierdzenia negatywne mają wiele zastosowań, które obejmują zarówno księgowych, jak i firmy świadczące usługi finansowe.

pracownicze plany emerytalne

Negatywne listy potwierdzające są często wysyłane z planami 401(k),. które mają funkcję automatycznej eskalacji. Dzięki automatycznej eskalacji procent wynagrodzenia pracownika wnoszonego do każdego okresu rozliczeniowego jest automatycznie zwiększany co roku.

Celem tej automatycznie rosnącej stopy oszczędności jest pomóc ludziom zaoszczędzić więcej pieniędzy na emeryturę. Mniej więcej na miesiąc przed eskalacją prowadzący ewidencję wysyła negatywne potwierdzenie lub negatywną zgodę. List informujący uczestnika, że nastąpi eskalacja składki, chyba że uczestnik skontaktuje się z prowadzącym ewidencję 401(k) i zrezygnuje z podwyżki w celu utrzymania aktualnej stawki składki.

Rozliczanie przychodów

Negatywne żądanie może być również wykorzystane do rozliczenia sprzedaży u producenta samochodu. Według ksiąg, producent sprzedał dealerowi 200 samochodów za łączną kwotę 6 milionów dolarów przychodu. Negatywny list potwierdzający stwierdzałby, że jeśli kwota 6 milionów dolarów jest dokładna, nie ma potrzeby odpowiadania. Jeśli jednak kwota przychodów wynosiłaby tylko 5 milionów dolarów, producent musiałby powiadomić księgowego o rozbieżności w księgach dealera.

Negatywne potwierdzenia to profesjonalny sposób powiedzenia „nie odpowiadaj mi, chyba że pojawi się problem”.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Negatywne, w przeciwieństwie do pozytywnych, potwierdzenia pomagają zmniejszyć liczbę przychodzących korespondencji, zwiększając efektywność i redukując marnotrawstwo.

• Potwierdzenie negatywne to żądanie, które powinno wywołać odpowiedź tylko w przypadku nierozstrzygniętych kwestii lub wątpliwości, które należy rozwiązać.

• Negatywne listy potwierdzające są często używane w branży usług finansowych, w tym w przypadku księgowych, którzy chcą zweryfikować informacje finansowe klienta.

• Jeśli nie ma problemów, nie jest wysyłana odpowiedź, a brak tej odpowiedzi jest potwierdzeniem negatywnym.