negativ bekreftelse
Hva er en negativ bekreftelse?
Negativ bekreftelse er et brev eller et dokument som ber om at mottakeren bare skal svare avsender hvis det var et problem med innholdet i meldingen eller mottakeren ønsket å velge bort hendelsen som brevet hadde adressert.
Negative bekreftelsesbrev kan brukes i mange typer forretningssituasjoner og brukes ofte i finansnæringen. Hensikten med kommunikasjonen er å redusere antall innkommende svar en organisasjon mottar som svar på et brev sendt til sin kundebase. I en kommunikasjonssituasjon med negativ bekreftelse eller negativt samtykke mottar selskapet eller enheten som sender meldingen kun svar fra "nei"-stemmer, i motsetning til svar fra alle uavhengig av deres mening.
En negativ bekreftelse kan sammenlignes med en positiv bekreftelse.
Forstå negative bekreftelser
Negative bekreftelser brukes ofte av revisorer og involverer et dokument sendt til et utvalg av et selskaps kunder, og ber dem om å svare bare hvis de finner et avvik mellom bøkene deres og kontoen som er registrert i regnskapet til selskapet som revideres. Negativ bekreftelse brukes typisk når regnskapskontrollene til et selskap historisk har hatt svært få feil og dermed anses å være sterke. Selskapet blir bedt om å dobbeltsjekke tallene og kun bekrefte dersom det er avvik.
Å sende ut en negativ bekreftelse i motsetning til en positiv bekreftelse, som krever svar, kan spare tid som vil gå med til å spore svar og følge opp mottakere som ikke svarer. Den negative bekreftelsen er bare en måte for en regnskapsfører å sørge for at begge selskapene rapporterer de samme tallene.
Eksempler på negative bekreftelser
Negative bekreftelser har mange applikasjoner som inkluderer både regnskapsførere og finansielle tjenester.
Ansattes pensjoneringsplaner
Negative bekreftelsesbrev sendes ofte ut med 401(k) -planer som har en automatisk eskaleringsfunksjon. Med auto-eskalering økes prosentandelen av en ansatts lønnsslipp som er bidratt til hver lønnsperiode automatisk hvert år.
Hensikten med denne automatisk økende spareraten er å hjelpe folk med å spare mer penger til pensjonisttilværelsen. En måned eller så før eskaleringen inntreffer, sender journalføreren ut en negativ bekreftelse eller et negativt samtykkebrev. Informeren gir deltakeren beskjed om at bidragsøkningen vil skje med mindre deltakeren kontakter 401(k) journalføreren og velger bort økningen for å opprettholde sin nåværende bidragssats.
Regnskap for inntekter
En negativ forespørsel kan også brukes til å gjøre rede for salg hos en bilprodusent. Ifølge bøkene solgte produsenten 200 biler til forhandleren for totalt 6 millioner dollar i omsetning. Det negative bekreftelsesbrevet ville si at hvis tallet 6 millioner dollar var nøyaktig, er det ikke nødvendig å svare. Imidlertid, hvis inntektsbeløpet bare var 5 millioner dollar, ville produsenten måtte varsle regnskapsføreren om avviket i forhandlerens bøker.
Negative bekreftelser er en profesjonell måte å si "ikke svar meg med mindre det er et problem."
##Høydepunkter
– Negative, i motsetning til positive, bekreftelser bidrar til å redusere antall innkommende korrespondanser, øke effektiviteten og redusere svinn.
– Negativ bekreftelse er en forespørsel som bare skal påkalle et svar hvis det er utestående problemer eller bekymringer som må løses.
– Negative bekreftelsesbrev brukes ofte i finansnæringen, inkludert regnskapsførere som ønsker å verifisere en klients økonomiske opplysninger.
- Hvis det ikke er noen problemer, sendes det ikke noe svar, og fraværet av det svaret fungerer som en negativ bekreftelse.
