Skrifræði
Hvað er skriffræði?
Hugtakið skrifræði vísar til flókins skipulags sem hefur marglaga kerfi og ferla. Kerfin og ferlarnir sem settir eru upp gera ákvarðanatöku hægar. Þau eru hönnuð til að viðhalda einsleitni og stjórn innan stofnunarinnar.
Skrifstofukerfi lýsir þeim aðferðum sem almennt er komið á í ríkisstjórnum og stórum samtökum, svo sem fyrirtækjum. Skrifstofukerfi er lykilatriði í stjórnun reglna og reglugerða einingarinnar.
Hvernig skriffræði virkar
Embættismannaferlið hæfir gagnrýni og er samheiti yfir offramboð, geðþótta og óhagkvæmni. Fólk notar oft hugtök eins og skrifræði, skrifræði og skrifræði í neikvæðu samhengi. Til dæmis, að kalla einhvern embættismann gefur til kynna að hann sé embættismaður á meðan hugtakið embættismaður gefur til kynna að verklagsreglur séu mikilvægari en skilvirkni. Ein algeng notkun orðsins skrifræði er hæfileikinn til að gera ómöguleika að veruleika.
En það er yfirvegaðri leið til að líta á skrifræði. Frá skipulagslegu sjónarmiði stafar það af viðleitni til að leiða stofnanir í gegnum lokuð kerfi. Þessum kerfum er ætlað að vera formlegt og stíft til að viðhalda reglu. Ef til vill er einna auðþekkjanlegasti eiginleiki skrifræðiskerfis notkun stigveldisaðferða til að einfalda eða koma í stað sjálfstæðra ákvarðana.
Embættismaður gefur óbeinum forsendum um stofnun og hvernig hún starfar. Ein forsenda er sú að einingin geti ekki reitt sig á opið rekstrarkerfi, sem er annað hvort of flókið eða of óviss til að lifa af. Þess í stað ætti að innleiða lokað og skynsamlega endurskoðað kerfi og fylgja því eftir.
Réttmæti málsmeðferðar er í fyrirrúmi innan skrifræðis.
Skrifræði vs. stjórnarhættir vs. stjórnsýsla
Skrifræði er ekki það sama og stjórnsýsla eða stjórnsýsla. Sum stjórnkerfi eru ekki skriffinnskuleg og mörg embættiskerfi eru ekki hluti af stjórnskipulagi. Svo hver er munurinn? Aðgreiningin liggur í markmiðum hvers kerfis.
Skrifstofur tryggja réttmæti málsmeðferðar óháð aðstæðum eða markmiðum. Stjórnarhættir fela í sér ferla, verklagsreglur og kerfi sem eru innleidd af stofnun til að:
Taktu ákvarðanir
Úthluta einstaklingum sem taka þessar ákvarðanir
Veita eftirlit
Safnaðu gögnum og tilkynntu um árangur
Stjórnsýsla beinir aftur á móti fjármagni skipulagsheilda að hlutlægu markmiði eins og að afla hagnaðar eða annast þjónustu.
Í nútíma iðnaðarsamfélögum eru oft tvöfalt skrifræði milli einkafyrirtækja og opinberra eftirlitsstofnana. Í hvert skipti sem eftirlitsstofnun er til staðar til að setja reglur um atvinnustarfsemi getur einkafyrirtækið búið til skrifræði til að forðast að brjóta slíkar reglur.
Skrifræði eru allt í kringum okkur. Til dæmis getur olíufyrirtæki komið á fót skrifræði til að neyða starfsmenn sína til að ljúka öryggisathugunum þegar þeir starfa á olíuborpalli.
Gagnrýni á skriffinnsku
Skrifstofukerfi hafa tilhneigingu til að horfa aftur á bak og bera kennsl á verklagsreglur sem virkuðu vel í fortíðinni. Þetta afturábak sjónarhorn skapar átök við frumkvöðla og frumkvöðla sem kjósa framsýn hugtök og reyna að finna leiðir til að bæta ferla.
Til dæmis, lipur ferli sem gera umbætur í gegnum endurtekið ferli sem einkennist af sjálfsskipulagi og ábyrgð. Með tímanum dregur stíft skrifræði dregur úr skilvirkni í rekstri,. sérstaklega í samanburði við samkeppnisstofnanir án stórs skrifræðis. Tap á skilvirkni er mest áberandi við aðstæður þar sem skrifræði er einnig notað til að einangra rótgróin valdakerfi frá samkeppni.
Klassísk skrifræðisstífni og verndarstefna er ríkjandi í bandarískum stjórnvöldum. Til dæmis er erfitt að reka lélega flytjendur vegna þess að það er erfitt uppsagnarferli sem hefur verið sett á.
Dæmi um skriffinnsku
Dæmi um skrifræði eru allt í kringum okkur. Vinnustaðir, skólar, stjórnvöld, allir hafa venjulega stigveldisskipulag þar sem einstaklingar fylla stöður byggðar á kunnáttu eða verðleikum (raunverulegum eða skynjuðum).
Í Harvard Business Review grein spurði James L. Heskett hvort skrifræði sé af hinu góða í ríkis- eða einkafyrirtækjum. Greinin lýsir skrifræði sem einingum sem einbeita sér að ákvörðunarrétti frekar en ákvarðanatöku og segir að „þau eru ekki sköpuð til að yfirvega eða hugsa. Samkvæmt athugasemdum frá þátttakendum greinarinnar, "Skrifstofur snúast allt of oft um sjálfa sig og auka völd og áhrif fólksins sem stýrir þeim."
Sumir þátttakendur greinarinnar sem störfuðu í ríkisstofnunum verja hlutverk skrifræðis og viðurkenna að umbætur á skrifræði gætu veitt þeim sem taka ákvarðanir meira sjálfræði. Önnur athugasemd benti á að skrifræði bandarískra stjórnvalda skilaði árangri við stofnun Glass-Steagall löganna frá 1933, sem settu ákvæði um aðskilnað viðskiptabanka og fjárfestingarbanka,. og félagslegu áætlanirnar sem skapaðar voru með New Deal. The New Deal var frumkvæði Franklin D. Roosevelt forseta, einnig árið 1933, þar sem mörg félagsleg áætlanir hjálpuðu Bandaríkjunum að jafna sig eftir kreppuna miklu.
Uppruni skriffinnsku
Hugmyndin um skrifræði er nokkuð gömul og nær aftur til Han-ættarinnar í Kína. En nútímatúlkun hugmyndarinnar nær aftur til Frakklands á 18. öld.
Hugtakið skrifræði er blendingsorð sem eiga rætur að rekja til frönsku og grísku. Það er samsett úr franska orðinu bureau, sem þýðir skrifborð eða skrifstofa, og gríska hugtakinu kratein, sem þýðir að ráða. Notkun þessara tveggja orða sameinast og þýðir lauslega að stjórna af eða frá skrifborði eða skrifstofu. Orðið var fyrst opinberlega notað í Frakklandi eftir frönsku byltinguna. Þaðan dreifðist orðið og hugtakið um allan heiminn.
Þýski félagsfræðingurinn Max Weber á 19. öld var einn af fyrstu fræðimönnum til að nota hugtakið og auka áhrif þess. Hann lýsti hugtakinu skrifræði í jákvæðum (hugsjóna) skilningi og taldi hið fullkomna skrifræði bæði skilvirkt og skynsamlegt. Hann taldi að skrifræði skilgreindi skýrt hlutverk þeirra einstaklinga sem hlut eiga að máli og hjálpaði til við að þrengja áherslur stjórnsýslumarkmiða. Fyrir Weber var skrifræði lykillinn að kapítalisma, þar sem það gerði stofnunum kleift að halda áfram, jafnvel þegar einstaklingar koma og fara.
Aðalatriðið
Skrifstofur eru allt í kringum okkur, allt frá fyrirtækjum sem við vinnum fyrir til ríkisstjórna sem stjórna löndum okkar. Þau eru til staðar til að tryggja að hlutirnir gangi á skilvirkan hátt og samkvæmt bókinni – það er að fólk fylgi reglunum, hvort sem það er til að framkvæma heilbrigðis- og öryggiseftirlit á meðan á vinnunni stendur, til að fá leyfi fyrir byggingarframkvæmdum eða til að fá aðgang að stjórnvöldum. Kostir.
Eins mikið og þeir eiga að hjálpa til við að halda öllum á réttri braut, eru skrifræði oft gagnrýnd fyrir að vera fyrirferðarmikil og fyrir að leggja áherslu á málsmeðferð og stefnu frekar en skilvirkni. Burtséð frá því hvernig þér finnst um þau - hvort sem það er jákvætt eða neikvætt - skrifræði hverfur ekki. Þau eru í raun hluti af uppbyggingu margra stofnana.
Hápunktar
Orðið skrifræði felur í sér flókna uppbyggingu með mörgum lögum og verklagsreglum.
Hugtakið skrifræði er oft gagnrýnt og talið neikvætt vegna þess að verklag er mikilvægara en skilvirkni.
Kerfin sem eru sett undir skrifræði gera ákvarðanatöku hæga.
Skrifræði geta gert kerfi formlegt og stíft, sem er nauðsynlegt þegar það er mikilvægt að fylgja öryggisreglum.
Glass-Steagall lögin eru gott dæmi um árangursríkt skrifræði sem er við lýði í Bandaríkjunum.
Algengar spurningar
Hvað er gott við skriffinnsku?
Skrifstofur geta hjálpað stofnunum að starfa vel og skilvirkt. Þetta gerir stórum fyrirtækjum kleift að hagræða ferlum og koma reglu á kerfi og verklag. Stjórnun verður auðveldari og ferli verða minna óskipulegur. Skrifræði hafa tilhneigingu til að fela í sér verkaskiptingu með skýrt afmörkuðum hlutverkum. Þeir tryggja einnig að allir fái jafna og sanngjarna meðferð, sem þýðir að það er engin hlutdrægni í garð einhverrar einingar. Til dæmis lætur ríkisstjórnin alla fylla út sömu (oft fyrirferðarmiklu) pappírsvinnuna fyrir bætur eins og námslán.
Hvað er slæmt við skriffinnsku?
Oft er litið niður á skriffinnsku vegna þess að fólk lítur á þau sem meta verklag fram yfir skilvirkni. Margir telja að reglur og pappírsvinna geti hrannast upp undir skrifræði. Þetta er oft nefnt skriffinnsku sem fólk og fyrirtæki þurfa að sigrast á til að ná ákveðnum markmiðum eins og að koma á fót fyrirtæki. Reglur og reglugerðir geta oft verið erfiðar yfirferðar og jafnvel hygla sumu fólki fram yfir aðra, eins og auðmenn.
Hver eru algengustu einkenni skriffinnsku?
Sumir af algengustu einkennum skrifræðis eru stigveldi, reglur og reglugerðir og sérhæfing. Stigveldið setur valdkvarða - þeir sem hafa mest völd eru efst á meðan einstaklingar sem hafa minnst falla neðst. Reglur og reglugerðir eru venjulega formlegar og gefa til kynna hvernig ferlum og aðgerðum skuli háttað. Sérhæfing felur í sér notkun þjálfunar til að gera fólki kleift að vinna störf sín á réttan hátt undir mannvirkinu.
Hvað er embættismaður?
Hugtakið embættismaður vísar til einhvers sem er meðlimur embættismannakerfis. Þetta getur vísað til einhvers sem er embættismaður eða einhver í valdastöðu, svo sem framkvæmdastjóri eða stjórnarmaður í fyrirtæki eða annarri stofnun.
