Biurokracja

Co to jest biurokracja?

Termin biurokracja odnosi się do złożonej organizacji, która ma wielowarstwowe systemy i procesy. Wdrożone systemy i procesy skutecznie spowalniają podejmowanie decyzji. Mają na celu utrzymanie jednolitości i kontroli w organizacji.

Biurokracja opisuje metody powszechnie stosowane w rządach i dużych organizacjach, takich jak korporacje. Biurokracja ma kluczowe znaczenie w administrowaniu zasadami i przepisami jednostki.

Jak działa biurokracja

Proces biurokratyczny poddaje się krytyce i jest synonimem nadmiarowości, arbitralności i nieefektywności. Ludzie często używają terminów takich jak biurokrata, biurokracja i biurokracja w negatywnym kontekście. Na przykład nazwanie kogoś biurokratą oznacza, że jest on urzędnikiem państwowym, podczas gdy termin biurokratyczny oznacza, że procedury są ważniejsze niż wydajność. Jednym z powszechnych zastosowań słowa biurokracja jest umiejętność urzeczywistniania niemożliwości.

Ale istnieje bardziej wyważony sposób spojrzenia na biurokrację. Ze strukturalnego punktu widzenia wynika to z dążenia do przeprowadzenia organizacji przez systemy zamknięte. Systemy te mają być formalne i sztywne w celu utrzymania porządku. Być może najbardziej rozpoznawalną cechą biurokracji jest stosowanie procedur hierarchicznych w celu uproszczenia lub zastąpienia autonomicznych decyzji.

Biurokrata robi domniemane założenia dotyczące organizacji i sposobu jej działania. Jednym z założeń jest to, że podmiot nie może polegać na otwartym systemie operacji, który jest albo zbyt złożony, albo zbyt niepewny, by przetrwać. Zamiast tego należy wdrożyć i przestrzegać zamknięty i racjonalnie zweryfikowany system.

Poprawność proceduralna jest najważniejsza w biurokracji.

Biurokracja a zarządzanie a administracja

Biurokracja to nie to samo, co zarządzanie czy administracja. Niektóre struktury administracyjne nie są biurokratyczne, a wiele biurokracji nie jest częścią struktur administracyjnych. Więc jaka jest różnica? Różnica polega na celach każdego systemu.

Biurokracje zapewniają poprawność proceduralną niezależnie od okoliczności czy celów. Zarządzanie obejmuje procesy, procedury i systemy wdrażane przez organizację w celu:

• Podejmować decyzje

• Przypisz osoby, które podejmują te decyzje

• Zapewnij nadzór

• Zbieraj dane i raportuj wyniki wydajności

Z drugiej strony administracja kieruje zasoby organizacyjne na obiektywny cel, taki jak generowanie zysków lub administrowanie usługą.

W nowoczesnych społeczeństwach przemysłowych często istnieje podwójna biurokracja między prywatnymi firmami a rządowymi agencjami regulacyjnymi. Wszędzie tam, gdzie istnieje biurokracja regulacyjna, która narzuca zasady dotyczące działalności gospodarczej,. firma prywatna może stworzyć biurokrację, aby uniknąć łamania tych przepisów.

Wszędzie wokół nas są biurokracje. Na przykład firma naftowa może ustanowić biurokrację, aby zmusić swoich pracowników do przeprowadzania kontroli bezpieczeństwa podczas pracy na platformie wiertniczej.

Krytyka biurokracji

Struktury biurokratyczne mają tendencję do patrzenia wstecz, identyfikując procedury, które działały dobrze w przeszłości. Ta perspektywa wsteczna stwarza konflikt z przedsiębiorcami i innowatorami, którzy preferują koncepcje przyszłościowe i próbują określić sposoby usprawnienia procesów.

Na przykład zwinne procesy, które wprowadzają ulepszenia poprzez iteracyjny proces charakteryzujący się samoorganizacją i odpowiedzialnością. Z biegiem czasu sztywna biurokracja zmniejsza wydajność operacyjną,. szczególnie w porównaniu z konkurencyjnymi organizacjami bez dużej biurokracji. Straty wydajności są najbardziej widoczne w okolicznościach, w których biurokracja jest również wykorzystywana do odizolowania ustalonych struktur władzy przed konkurencją.

Klasyczna biurokratyczna sztywność i protekcjonizm są powszechne w rządzie USA. Na przykład zwalnianie słabych pracowników jest trudne, ponieważ wprowadzono żmudny proces zakończenia.

Przykłady biurokracji

Wszędzie wokół nas są przykłady biurokracji. Miejsca pracy, szkoły, rządy, wszystkie zazwyczaj mają struktury hierarchiczne, a osoby obsadzają stanowiska w oparciu o umiejętności lub zasługi (rzeczywiste lub postrzegane).

W artykule Harvard Business Review James L. Heskett zakwestionował, czy biurokracja jest dobrą rzeczą w rządzie czy w prywatnych firmach. Artykuł opisuje biurokracje jako podmioty, które koncentrują się na prawach decyzyjnych, a nie na podejmowaniu decyzji i stwierdza, że „nie są stworzone do rozmyślania lub myślenia”. Według komentarzy współtwórców artykułu, „biurokracje zdecydowanie zbyt często dotyczą siebie i rozszerzają władzę i wpływy ludzi, którzy nimi kierują”.

Niektórzy autorzy artykułu, którzy służyli w agencjach rządowych, bronią roli biurokracji, uznając jednocześnie, że reformowanie biurokracji może zapewnić większą autonomię decydentom. W innym komentarzu zauważono, że biurokracja rządu Stanów Zjednoczonych skutecznie stworzyła ustawę Glass-Steagall z 1933 r., która ustanowiła przepisy dotyczące rozdzielenia bankowości komercyjnej i inwestycyjnej oraz programów społecznych stworzonych przez New Deal. Nowy Ład był inicjatywą prezydenta Franklina D. Roosevelta, również w 1933 roku, dzięki której wiele programów społecznych pomogło Stanom Zjednoczonym wyjść z Wielkiego Kryzysu.

Początki biurokracji

Pojęcie biurokracji jest dość stare, sięga czasów dynastii Han w Chinach. Ale współczesna interpretacja tej idei sięga XVIII-wiecznej Francji.

Termin biurokracja jest słowem hybrydowym, którego korzenie sięgają francuskiego i greckiego. Składa się z francuskiego słowa biuro, które oznacza biurko lub biuro, oraz greckiego kratein, co oznacza rządzić. Użycie tych dwóch słów razem łączy się, aby luźno oznaczać rządy przy lub z biurka lub biura. Słowo to zostało po raz pierwszy oficjalnie użyte we Francji po rewolucji francuskiej. Stamtąd słowo i koncepcja rozprzestrzeniły się na resztę świata.

Jednym z pierwszych uczonych, który użył tego terminu i rozszerzył jego wpływy, był XIX-wieczny niemiecki socjolog Max Weber. Opisał pojęcie biurokracji w pozytywnym (wyidealizowanym) sensie i uznał biurokrację idealną za zarówno wydajną, jak i racjonalną. Uważał, że biurokracja jasno określiła role zaangażowanych osób i pomogła zawęzić koncentrację celów administracyjnych. Dla Webera biurokracja była kluczem do kapitalizmu, ponieważ pozwalała organizacjom przetrwać nawet wtedy, gdy jednostki przychodzą i odchodzą.

Podsumowanie

Biurokracje są wszędzie wokół nas, od firm, dla których pracujemy, po rządy rządzące krajami naszego świata. Są na miejscu, aby zapewnić, że wszystko przebiega sprawnie i zgodnie z zasadami – to znaczy, że ludzie przestrzegają zasad, niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzanie kontroli BHP podczas pracy, uzyskanie pozwolenia na projekt budowlany, czy uzyskanie dostępu do rządu korzyści.

O ile mają one pomagać wszystkim na dobrej drodze, biurokracje są często krytykowane za to, że są nieporęczne i kładą nacisk na procedurę i politykę, a nie na wydajność. Niezależnie od tego, co o nich myślisz – czy to pozytywne, czy negatywne – biurokracje nie znikają. W rzeczywistości są częścią struktury wielu organizacji.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Słowo biurokracja oznacza złożoną strukturę z wieloma warstwami i procedurami.

• Termin biurokracja jest często krytykowany i oceniany negatywnie ze względu na sugestię, że procedury są ważniejsze niż wydajność.

• Systemy wprowadzone przez biurokrację spowalniają podejmowanie decyzji.

• Biurokracje mogą sprawić, że systemy staną się formalne i sztywne, co jest potrzebne, gdy przestrzeganie procedur bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie.

• Ustawa Glass-Steagall jest dobrym przykładem skutecznej biurokracji w Stanach Zjednoczonych.

FAQ

Co jest dobrego w biurokracji?

Biurokracje mogą pomóc organizacjom działać sprawnie i wydajnie. Pozwala to dużym organizacjom usprawnić procesy i uporządkować systemy i procedury. Zarządzanie staje się łatwiejsze, a procesy mniej chaotyczne. Biurokracje mają tendencję do podziału pracy z jasno określonymi rolami. Zapewniają również, że wszyscy są traktowani jednakowo i sprawiedliwie, co oznacza, że nie ma uprzedzeń wobec żadnego podmiotu. Na przykład rząd zmusza wszystkich do wypełnienia tych samych (często kłopotliwych) dokumentów w celu uzyskania świadczeń, takich jak pożyczki studenckie.

Co jest złego w biurokracji?

Biurokracje są często lekceważone, ponieważ ludzie postrzegają je jako przedkładanie procedur nad wydajność. Wiele osób uważa, że pod biurokracją mogą nawarstwiać się przepisy i papierkowa robota. Jest to często określane jako biurokracja, którą ludzie i firmy muszą pokonać, aby osiągnąć określone cele, takie jak założenie firmy. Zasady i przepisy często mogą być trudne w nawigacji, a nawet mogą faworyzować niektórych ludzi, na przykład bogatych.

Jakie są najczęstsze cechy biurokracji?

Niektóre z najczęstszych cech biurokracji to hierarchia, zasady i przepisy oraz specjalizacja. Hierarchia ustala skale władzy — ci, którzy mają najwięcej władzy, znajdują się na górze, a osoby, które mają najmniej, upadają na dole. Zasady i regulacje mają zazwyczaj charakter formalny i wskazują, w jaki sposób mają być prowadzone procesy i funkcje. Specjalizacja pociąga za sobą wykorzystanie szkoleń, aby umożliwić ludziom prawidłowe wykonywanie pracy w ramach struktury.

Kim jest biurokrata?

Termin biurokrata odnosi się do kogoś, kto jest członkiem biurokracji. Może to nawiązywać do kogoś, kto jest urzędnikiem państwowym lub osobą sprawującą władzę, taką jak dyrektor generalny lub członek zarządu firmy lub innej organizacji.