Beiðni

Hvað er beiðni?

Beiðni vísar til þess ferlis að biðja formlega um þjónustu eða vöru, venjulega með því að nota innkaupabeiðnieyðublað eða annað staðlað skjal. Beiðniferlið er stöðluð leið til að halda utan um og gera grein fyrir öllum beiðnum sem gerðar eru innan fyrirtækis.

Hvernig beiðni virkar

Beiðni kemur af stað beiðni um tiltekna aðgerð og skráir einnig þá aðgerð fyrir síðari tilkynningarþarfir. Til dæmis myndu starfsmenn innan fyrirtækis nota innkaupabeiðni ef þeir þyrftu viðbótarbirgðir. Á sínum tíma voru beiðnir gerðar með pappírsformum, en flest fyrirtæki nota nú stafræna beiðni um ferli sem gerir auðveldara að fylgjast með ferlinu, þar á meðal bókhald yfir viðeigandi birgðum. Þessar tegundir beiðna uppfæra oft birgðahaldið sjálfkrafa til að fá betri eftirlit.

Formlegt beiðniferli bætir skilvirkni og ábyrgð á öllum snertiflötum. Öfugt við að starfsmenn taki hvaða birgðir sem þeir vilja þegar þeir vilja hafa þær, býður innkaupabeiðnin upp á stýrðari og skjalfestari aðferð til að stjórna innri framboðsbirgðum og framtíðareftirspurn. Til dæmis, í læknastétt, fylla læknar út beiðnieyðublað þegar þeir biðja um rannsóknarstofupróf. Þessi stafrænu eyðublöð innihalda auðkenni sjúklings og aðrar læknisfræðilegar upplýsingar, sem tryggja að sjúklingar fái réttar rannsóknarstofupróf.

Stöðluð beiðnieyðublöð

Beiðnieyðublöð innihalda venjulega nafn þess sem leggur fram beiðnina, dagsetningu beiðninnar, umbeðna hluti, afhendingardagsetningu, afhendingarstað og deild sem ber ábyrgð á að uppfylla beiðnina. Eyðublöðin innihalda einnig undirskrift einstaklingsins sem uppfyllir beiðnina og dagsetningu útfyllingar. Í stórum fyrirtækjum með mörgum stöðum og miðlægum innkaupum eru þessi beiðniferli mikilvæg til að viðhalda framleiðni starfsmanna.

Annað dæmi um beiðniferli á sér stað innan fjármálaheimsins þegar hluthafar velja að krefjast þess að stjórn fyrirtækis greiði atkvæði um tillögur að ályktunum. Í kjarna þess er beiðniferli formgerður skjalfestur aðferðarlykill til að bæta skilvirkni innan viðskiptaumhverfis.

Innkaupabeiðni vs. Pöntun

Innkaupabeiðni er innra eyðublað sem notað er til að útvega vörur og þjónustu og hefur engar lagalegar eða bindandi samningsskuldbindingar. Innkaupapöntun er samningsbundinn samningur sem fyrirtæki nota þegar þeir panta vörur og þjónustu frá utanaðkomandi söluaðila. Til dæmis mun fyrirtæki sem pantar vörur frá skrifstofuverslun gefa út innkaupapöntun þar sem greint er frá þeim hlutum sem verið er að kaupa, verð þeirra, greiðsluskilmála, afhendingardaga og hvers kyns sérstaka afslætti sem boðið er upp á fyrir snemmgreiðslu.

Innra innkaupabeiðnieyðublað hjá fyrirtæki er fyrir starfsmenn sem vilja óska eftir birgðum fyrir deildir sínar eða sjálfa sig. Oft krefjast þessi eyðublöð stjórnendaskráningar.

Dæmi um beiðni

Til að skilja betur beiðniferlið skaltu skoða eftirfarandi dæmi. Náms- og þróunarteymi sjúkratryggingafélags þarf nýjar vistir fyrir þjálfunaráætlun sína. Teymisstjórinn verður að biðja um þessar aðföng í gegnum sjálfvirkt beiðnikerfi fyrirtækisins.

Leiðtoginn leitar í vörulista og velur úrval af vörum fyrir teymið. Eftir að umsóknareyðublaðið hefur verið fyllt út er það lagt fyrir stjórnendur til samþykktar. Framkvæmdastjórinn fer yfir, samþykkir og sendir beiðnina svo til innkaupadeildar.

Eins og framkvæmdastjóri fer innkaupadeild yfir og samþykkir beiðnina. Ef villur eru til staðar eða ef ekki eru nægjanlegar upplýsingar teknar með, gæti beiðnin verið skilað til stjórnanda eða beiðanda um uppfærslur. Í þessu dæmi eru engar villur eða aðgerðaleysi; því er innkaupapöntun búin til fyrir birginn. Innkaupapöntunin sýnir sérstöðu pöntunarinnar, svo sem vörutegund og magn sem þarf. Þegar hún er endanleg er innkaupapöntunin send til birgis til uppfyllingar.

Birgir tekur við pöntuninni og ef hún er samþykkt gerir samningar við kaupanda um þær vörur sem óskað er eftir. Innkaupapöntunin virkar sem samningur. Birgir afhendir vörurnar eins og óskað er eftir og fær greiðslu.

Sérstök atriði

Purchase-to-pay kerfi (P2P) hagræða og gera pöntunar- og innkaupaferli fyrir fyrirtæki sjálfvirkt. Þrjú meginferli eru í höndum þessara kerfa: beiðni, innkaup og greiðsla. Með því að gera þessa ferla sjálfvirkan auka innkaupakerfi skilvirkni og nákvæmni í bókhaldi.

Innkaupakerfi geta lækkað kostnað um u.þ.b. 80% .

Sjálfvirka ferlið hefst með beiðni. Notendum er boðið upp á vörulista eða þjónustu. Hlutir eru síðan valdir og vistaðir í innkaupakörfu. Beiðnin er send til stjórnenda til samþykkis og þegar hún hefur borist færist kerfið yfir í innkaupaferli og síðan gengið frá þegar greiðsla hefur verið gerð til seljanda.

Algengar spurningar um beiðni

Hvað er eftirsótt eign?

Yfirleitt eign er eign sem stjórnvöld taka, svo sem með framúrskarandi léni. Í Bandaríkjunum krefst fimmta breytingin að stjórnvöld bæti eiganda eigna sem lagt er hald á; þó þarf endurgjaldið ekki að vera fullt markaðsvirði eignarinnar.

Hvað er starfsbeiðni?

Starfsbeiðni er formleg beiðni um að ráða einhvern í starf. Beiðnin inniheldur upplýsingar um starfið, þar á meðal æskileg hæfni umsækjanda, hlutverkakröfur og starfsupplýsingar. Sum fyrirtæki birta einnig marklaun eða launabil í beiðninni.

Hvað er beiðniafstemming í bókhaldi?

Beiðnaafstemming í bókhaldi er ferlið þar sem tvö sett af færslum eru borin saman fyrir nákvæmni, heilleika og samkvæmni. Samanburðurinn mun hjálpa til við að greina og útskýra misræmi. Samkvæmt almennt viðurkenndum reikningsskilareglum (GAAP) hjálpar tilskilin tvífærslu reikningsskilaaðferð við að ákvarða hvenær og hvar villur eru til staðar.

Aðalatriðið

Beiðni er formleg beiðni um vöru eða þjónustu. Hægt er að senda inn beiðnir handvirkt eða rafrænt. Skipulagt beiðniferli bætir skilvirkni og ábyrgð. Innkaupakerfi gera innkaupaferlið að fullu sjálfvirkt, frá beiðni til greiðslu, sem eykur nákvæmni og skilvirkni enn frekar.

##Hápunktar

• Procure-to-Pay (P2P) kerfi gera innkaupaferlið að fullu sjálfvirkt, frá beiðni til greiðslu lánardrottins.

• Staðfestingur

• Beiðni er formleg beiðni um að fá vöru eða þjónustu, venjulega að frumkvæði fyrirtækis.

• Beiðniferlið krefst venjulega notkunar á stöðluðum skjölum, svokölluðum beiðnieyðublöðum, til að viðhalda endurskoðunarslóð á leiðinni, þó að í dag séu þau flest rafræn eyðublöð.

• Beiðnir eru oft notaðar til að útvega viðbótarbirgðir, hráefni eða vinnutíma til að ná betri birgðaeftirliti.