Заявка

Что такое заявка?

Заявка относится к процессу официального запроса услуги или товара, обычно с использованием формы заявки на покупку или другого стандартизированного документа. Процесс подачи заявок — это стандартизированный способ отслеживания и учета всех заявок, сделанных в рамках бизнеса.

Как работает заявка

Заявка инициирует запрос на определенное действие, а также записывает это действие для последующих отчетов. Например, сотрудники компании могут использовать заявку на покупку, если им нужны дополнительные материалы. Когда-то заявки делались с помощью бумажных форм, но сейчас большинство компаний используют цифровые процессы подачи заявок, которые упрощают отслеживание процесса, включая учет соответствующих запасов. Эти типы заявок часто автоматически обновляют инвентарь для лучшего контроля.

Формализованный процесс подачи заявок повышает эффективность и подотчетность всех контактных лиц. В отличие от того, что сотрудники берут любые запасы, которые они хотят, и тогда, когда они им нужны, заявка на покупку обеспечивает более контролируемый и документированный метод управления внутренними запасами запасов и будущим спросом. Например, в медицинской профессии врачи заполняют форму заявки при запросе лабораторных анализов. Эти цифровые формы включают в себя идентификатор пациента и другую медицинскую информацию, гарантируя, что пациенты получат правильные лабораторные анализы.

Стандартные формы заявки

Формы заявки обычно включают имя лица, делающего запрос, дату запроса, запрошенные товары, дату доставки, место доставки и отдел, ответственный за выполнение запроса. Формы также включают подпись лица, выполняющего запрос, и дату заполнения. В крупных корпорациях с несколькими офисами и централизованными закупками эти процессы подачи заявок имеют решающее значение для поддержания производительности сотрудников.

Другой пример процесса реквизиции происходит в мире финансов, когда акционеры решают потребовать от совета директоров компании провести голосование по предлагаемым решениям. По своей сути, процесс подачи заявки представляет собой формализованную документированную процедуру, ключ к повышению эффективности в бизнес-среде.

Заявка на покупку и заказ на покупку

Заявка на покупку — это внутренняя форма, используемая для закупки товаров и услуг и не имеющая юридических или обязывающих договорных обязательств. Заказ на поставку — это договорное соглашение, используемое компаниями при заказе товаров и услуг у внешнего поставщика. Например, компания, заказывающая расходные материалы в канцелярском магазине, оформляет заказ на покупку с подробным описанием приобретаемых товаров, их цен, условий оплаты, сроков поставки и любых специальных скидок , предлагаемых за досрочную оплату.

Форма внутренней заявки на покупку в компании предназначена для сотрудников, которые хотят запросить расходные материалы для своих отделов или для себя. Часто эти формы требуют управленческой подписи.

Пример заявки

Чтобы лучше понять процесс запроса, рассмотрим следующий пример. Группе обучения и развития компании медицинского страхования нужны новые материалы для программы обучения. Руководитель группы должен запросить эти материалы через автоматизированную систему заявок компании.

Лид просматривает каталог и выбирает ассортимент товаров для команды. После заполнения формы заявки она передается руководству на утверждение. Менеджер рассматривает, утверждает, а затем отправляет запрос в отдел закупок.

Как и менеджер, отдел закупок рассматривает и утверждает заявку. Если присутствуют ошибки или недостаточно информации, запрос может быть возвращен менеджеру или запрашивающему для обновлений. В этом примере нет ошибок или упущений; поэтому для поставщика создается заказ на поставку. В заказе на покупку перечислены особенности заказа, такие как тип продукта и необходимое количество. После завершения заказ на поставку отправляется поставщику для выполнения.

Поставщик получает заказ и, если он принят, заключает договор с покупателем на запрошенную продукцию. Заказ на поставку служит договором. Поставщик поставляет продукцию в соответствии с запросом и получает оплату.

Особые соображения

Системы от покупки до оплаты (P2P) оптимизируют и автоматизируют процесс подачи заявок и закупок для компаний. Эти системы обслуживают три основных процесса: заявка, покупка и оплата. Автоматизируя эти процессы, системы «от покупки до оплаты» повышают эффективность и точность бухгалтерского учета.

Системы «от покупки до оплаты» могут снизить затраты примерно на 80% .

Автоматизированный процесс начинается с подачи заявки. Пользователям предоставляется каталог товаров или услуг. Затем товары выбираются и сохраняются в корзине. Заявка направляется руководству для утверждения, и после получения система переходит к процессу покупки, а затем завершается после оплаты поставщику.

Часто задаваемые вопросы о заявке

Что такое реквизированное имущество?

Реквизированное имущество - это имущество, взятое государством, например, с выдающимся владением. В США Пятая поправка требует, чтобы правительство выплачивало компенсацию владельцу конфискованного имущества; однако сумма возмещения не обязательно должна равняться полной рыночной стоимости имущества.

Что такое вакансия?

Заявление о приеме на работу — это официальный запрос о найме кого-либо на работу. Заявка содержит сведения о вакансии, в том числе желаемую квалификацию кандидата, требования к ролям и сведения о вакансии. Некоторые компании также публикуют в заявке целевую зарплату или диапазон окладов.

Что такое сверка заявок в бухгалтерском учете?

в бухгалтерском учете — это процесс, посредством которого два набора записей сравниваются на точность, полноту и непротиворечивость. Сравнение поможет выявить и объяснить расхождения. В соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP) требуемый метод бухгалтерского учета с двойной записью помогает точно определить, когда и где существуют ошибки.

Нижняя линия

Заявка — это официальный запрос на товар или услугу. Заявки можно подавать вручную или в электронном виде. Структурированный процесс подачи заявок повышает эффективность и подотчетность. Системы Procure-to-Pay полностью автоматизируют процесс закупок, от заявки до оплаты, что еще больше повышает точность и эффективность.

Особенности

• Системы Procure-to-Pay (P2P) полностью автоматизируют процесс покупки, от заявки до оплаты поставщику.

• Заполнитель

• Заявка — это официальный запрос на получение продукта или услуги, обычно инициируемый бизнесом.

• Процесс подачи заявки обычно требует использования стандартизированных документов, известных как формы заявки, для ведения журнала аудита, хотя сегодня большинство из них являются электронными формами.

• Заявки часто используются для закупки дополнительных расходных материалов, сырья или рабочего времени для улучшения управления запасами.