Rekvisisjon
Hva er en rekvisisjon?
En rekvisisjon refererer til prosessen med å formelt be om en tjeneste eller vare, vanligvis ved å bruke et innkjøpsrekvisisjonsskjema eller et annet standardisert dokument. Rekvisisjonsprosessen er en standardisert måte å holde styr på og regnskapsføre alle rekvisisjoner som gjøres i en virksomhet.
Hvordan en rekvisisjon fungerer
En rekvisisjon starter forespørselen om en spesifikk handling og registrerer også denne handlingen for påfølgende rapporteringsbehov. For eksempel vil ansatte i et selskap bruke en innkjøpsrekvisisjon hvis de trengte ekstra forsyninger. En gang ble rekvisisjoner gjort via papirskjemaer, men de fleste bedrifter bruker nå digitale rekvisisjonsprosesser som muliggjør enklere sporing av prosessen, inkludert en regnskapsføring av relevant varelager. Disse typene rekvisisjoner oppdaterer ofte beholdningen automatisk for bedre kontroller.
En formalisert rekvisisjonsprosess forbedrer effektiviteten og ansvarligheten på tvers av alle kontaktpunkter. I motsetning til at ansatte tar det de ønsker når de vil ha det, gir innkjøpsrekvisisjonen en mer kontrollert og dokumentert metode for å administrere interne forsyningsbeholdninger og fremtidig etterspørsel. For eksempel, i medisinsk profesjon fyller leger ut et rekvisisjonsskjema når de ber om laboratorietester. Disse digitale skjemaene inkluderer pasient-ID og annen medisinsk informasjon, noe som sikrer at pasienter får korrekte laboratorietester.
Standardiserte rekvisisjonsskjemaer
Rekvisisjonsskjemaer inkluderer vanligvis navnet på personen som sender forespørselen, datoen for forespørselen, forespurte varer, leveringsdatoen, leveringsstedet og avdelingen som er ansvarlig for å oppfylle forespørselen. Skjemaene inkluderer også signaturen til personen som oppfyller forespørselen og datoen for fullført. I store selskaper med flere lokasjoner og sentraliserte innkjøp er disse rekvisisjonsprosessene avgjørende for å opprettholde de ansattes produktivitet.
Et annet eksempel på en rekvisisjonsprosess forekommer innenfor finansverdenen når aksjonærer velger å rekvirere et selskaps styre til å stemme over forslag til vedtak. I hovedsak er en rekvisisjonsprosess en formalisert dokumentert prosedyre som er nøkkelen til å forbedre effektiviteten i en forretningssetting.
Innkjøpsrekvisisjon vs. innkjøpsordre
En innkjøpsrekvisisjon er et internt skjema som brukes til å anskaffe varer og tjenester og har ingen juridiske eller bindende kontraktsforpliktelser. En innkjøpsordre er en kontraktsmessig avtale som brukes av selskaper når de bestiller varer og tjenester fra en ekstern leverandør. For eksempel vil et selskap som bestiller forsyninger fra en kontorbutikk utstede en innkjøpsordre som beskriver varene som kjøpes, deres priser, betalingsbetingelser, leveringsdatoer og eventuelle spesielle rabatter som tilbys for tidlig betaling.
Det interne innkjøpsrekvisisjonsskjemaet i en bedrift er for ansatte som ønsker å be om forsyninger til sine avdelinger eller seg selv. Ofte krever disse skjemaene ledelsessignering.
Eksempel på en rekvisisjon
For bedre å forstå rekvisisjonsprosessen, vurder følgende eksempel. Lærings- og utviklingsteamet til et helseforsikringsselskap trenger nye forsyninger til opplæringsprogrammet sitt. Teamlederen må be om disse forsyningene gjennom selskapets automatiserte rekvisisjonssystem.
Lederen søker i en katalog og velger et utvalg produkter for teamet. Etter å ha fylt ut rekvisisjonsskjemaet sendes det til ledelsen for godkjenning. Lederen vurderer, godkjenner og sender deretter forespørselen til innkjøpsavdelingen.
I likhet med leder gjennomgår og godkjenner innkjøpsavdelingen rekvisisjonen. Hvis det er feil eller hvis ikke nok informasjon er inkludert, kan forespørselen returneres til lederen eller rekvirenten for oppdateringer. I dette eksemplet er det ingen feil eller utelatelser; derfor opprettes en innkjøpsordre for leverandøren. Innkjøpsordren viser spesifikasjonene for bestillingen, for eksempel produkttype og nødvendig mengde. Når den er endelig, sendes innkjøpsordren til leverandøren for oppfyllelse.
Leverandøren mottar bestillingen, og hvis den aksepteres, inngår kontrakter med kjøperen for de etterspurte produktene. Innkjøpsordren fungerer som kontrakten. Leverandøren leverer produktene som forespurt og mottar betaling.
Spesielle hensyn
Purchase-to-pay-systemer (P2P) effektiviserer og automatiserer rekvisisjons- og anskaffelsesprosessen for bedrifter. Tre hovedprosesser ivaretas av disse systemene: rekvirering, innkjøp og betaling. Ved å automatisere disse prosessene øker kjøp-til-betal-systemer effektiviteten og nøyaktigheten i regnskapet.
Kjøp-til-betal-systemer kan redusere kostnadene med omtrent 80 %
Den automatiserte prosessen begynner med rekvirering. Brukere blir presentert med en katalog over produkter eller tjenester. Varene blir deretter valgt og lagret i en handlekurv. Rekvisisjonen blir sendt til ledelsen for godkjenning, og når den er mottatt, går systemet til kjøpsprosessen og fullføres så snart betalingen er utført til leverandøren.
Vanlige spørsmål om rekvisisjon
Hva er rekvirert eiendom?
Rekvirert eiendom er eiendom tatt av myndighetene, for eksempel med eminent domene. I USA krever den femte endringen at myndighetene skal kompensere eieren av beslaglagt eiendom; Vederlaget trenger imidlertid ikke være den fulle markedsverdien av eiendommen.
Hva er en jobbrekvisisjon?
En jobbrekvisisjon er en formell forespørsel om å ansette noen til en jobb. Rekvisisjonen inneholder detaljene om jobben, inkludert ønskede kandidatkvalifikasjoner, rollekrav og jobbdetaljer. Noen selskaper legger også inn mållønn eller lønnsintervall i rekvisisjonen.
Hva er rekvisisjonsavstemming i regnskap?
Rekvisisjonsavstemming i regnskap er prosessen der to sett med poster sammenlignes for nøyaktighet, fullstendighet og konsistens. Sammenligningen vil bidra til å identifisere og forklare avvik. I henhold til allment aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP), hjelper den påkrevde dobbeltregistreringsmetoden til å finne ut når og hvor feil eksisterer.
Bunnlinjen
En rekvisisjon er en formell forespørsel om et produkt eller en tjeneste. Rekvisisjoner kan sendes inn manuelt eller elektronisk. En strukturert rekvisisjonsprosess forbedrer effektiviteten og ansvarligheten. Procure-to-pay-systemer fullautomatiserer anskaffelsesprosessen, fra rekvisisjon til betaling, noe som ytterligere øker nøyaktigheten og effektiviteten.
Høydepunkter
Procure-to-Pay (P2P)-systemer fullautomatiserer kjøpsprosessen, fra rekvisisjon til leverandørbetaling.
Plassholder
En rekvisisjon er en formell forespørsel om å skaffe et produkt eller en tjeneste, typisk initiert av en bedrift.
– Rekvisisjonsprosessen krever typisk bruk av standardiserte dokumenter, kjent som rekvisisjonsskjemaer, for å opprettholde et revisjonsspor underveis, selv om de fleste av disse i dag er elektroniske skjemaer.
– Rekvisisjoner brukes ofte til å skaffe ekstra forsyninger, råvarer, eller arbeidstimer for å oppnå bedre lagerkontroll.
