Rekvisition
Hvad er en rekvisition?
En rekvisition refererer til processen med formelt at anmode om en tjeneste eller en vare, typisk ved hjælp af en indkøbsrekvisitionsformular eller et andet standardiseret dokument. Rekvisitionsprocessen er en standardiseret måde at holde styr på og redegøre for alle rekvisitioner foretaget i en virksomhed.
Hvordan en rekvisition fungerer
En rekvisition starter anmodningen om en specifik handling og registrerer også denne handling til efterfølgende rapporteringsbehov. For eksempel ville medarbejdere i en virksomhed bruge en indkøbsrekvisition, hvis de havde brug for yderligere forsyninger. På et tidspunkt foregik rekvisitioner via papirformularer, men de fleste virksomheder anvender nu digitale rekvisitionsprocesser, der muliggør lettere sporing af processen, herunder en bogføring af relevant beholdning. Disse typer rekvisitioner opdaterer ofte automatisk beholdningen for bedre kontrol.
En formaliseret rekvisitionsproces forbedrer effektiviteten og ansvarligheden på tværs af alle kontaktpunkter. I modsætning til, at medarbejdere tager de forsyninger, de ønsker, når de vil have dem, giver indkøbsrekvisitionen en mere kontrolleret og dokumenteret metode til styring af interne forsyningsbeholdninger og fremtidig efterspørgsel. For eksempel udfylder læger i lægestanden en rekvisitionsformular, når de anmoder om laboratorieprøver. Disse digitale formularer inkluderer patient-id og andre medicinske oplysninger, hvilket sikrer, at patienter modtager korrekte laboratorietests.
Standardiserede rekvisitionsformularer
Rekvisitionsformularer inkluderer typisk navnet på den person, der fremsætter anmodningen, datoen for anmodningen, de ønskede varer, leveringsdatoen, leveringsstedet og den afdeling, der er ansvarlig for at opfylde anmodningen. Skemaerne indeholder også underskriften fra den person, der opfylder anmodningen, og datoen for udfyldt. I store virksomheder med flere lokationer og centraliseret indkøb er disse rekvisitionsprocesser afgørende for at opretholde medarbejdernes produktivitet.
Et andet eksempel på en rekvisitionsproces opstår inden for finansverdenen, når aktionærer vælger at rekvirere en virksomheds bestyrelse til at stemme om forslag til beslutninger. I sin essens er en rekvisitionsproces en formaliseret dokumenteret procedure, der er nøglen til at forbedre effektiviteten inden for en forretningsomgivelse.
Købsrekvisition vs. Købsordre
En indkøbsrekvisition er en intern formular, der bruges til at skaffe varer og tjenesteydelser og har ingen juridiske eller bindende kontraktlige forpligtelser. En indkøbsordre er en kontraktlig aftale, der bruges af virksomheder, når de bestiller varer og tjenester fra en ekstern leverandør. For eksempel vil en virksomhed, der bestiller forsyninger fra en kontorbutik, udstede en indkøbsordre med detaljer om de varer, der købes, deres priser, betalingsbetingelser, leveringsdatoer og eventuelle særlige rabatter,. der tilbydes ved tidlig betaling.
Den interne indkøbsrekvisitionsformular i en virksomhed er til medarbejdere, der ønsker at rekvirere forsyninger til deres afdelinger eller sig selv. Ofte kræver disse formularer ledelsesmæssig afmelding.
Eksempel på en rekvisition
Overvej følgende eksempel for bedre at forstå rekvisitionsprocessen. Et sygeforsikringsselskabs lærings- og udviklingsteam har brug for nye forsyninger til deres træningsprogram. Teamlederen skal anmode om disse forsyninger gennem virksomhedens automatiske rekvisitionssystem.
Lederen søger i et katalog og vælger et udvalg af produkter til teamet. Efter udfyldelse af rekvisitionsskemaet indsendes det til ledelsen til godkendelse. Lederen gennemgår, godkender og sender derefter anmodningen til indkøbsafdelingen.
Ligesom lederen gennemgår og godkender indkøbsafdelingen rekvisitionen. Hvis der er fejl, eller hvis der ikke er inkluderet nok information, kan anmodningen returneres til lederen eller rekvirenten for opdateringer. I dette eksempel er der ingen fejl eller udeladelser; derfor oprettes en indkøbsordre til leverandøren. Indkøbsordren viser detaljerne for ordren, såsom produkttypen og den nødvendige mængde. Når den er endelig, sendes indkøbsordren til leverandøren til opfyldelse.
Leverandøren modtager ordren, og hvis den accepteres, indgår kontrakter med køberen for de efterspurgte produkter. Indkøbsordren fungerer som kontrakten. Leverandøren leverer produkterne som ønsket og modtager betaling.
Særlige overvejelser
Purchase-to-pay-systemer (P2P) strømliner og automatiserer rekvisitions- og indkøbsprocessen for virksomheder. Tre hovedprocesser varetages af disse systemer: rekvirering, indkøb og betaling. Ved at automatisere disse processer øger køb-til-betal-systemer effektiviteten og nøjagtigheden i regnskabet.
Purchase-to-pay-systemer kan reducere omkostningerne med ca. 80 % .
Den automatiserede proces begynder med rekvirering. Brugere præsenteres for et katalog over produkter eller tjenester. Varer vælges derefter og gemmes i en indkøbskurv. Rekvisitionen videresendes til ledelsen til godkendelse, og når den er modtaget, flytter systemet til købsprocessen og afsluttes derefter, når betalingen er foretaget til leverandøren.
Ofte stillede spørgsmål om rekvisition
Hvad er rekvireret ejendom?
Rekvireret ejendom er ejendom taget af regeringen, såsom med et fremtrædende domæne. I USA kræver det femte ændringsforslag, at regeringen kompenserer ejeren af beslaglagt ejendom; vederlaget behøver dog ikke at være ejendommens fulde markedsværdi.
Hvad er en jobrekvisition?
En jobrekvisition er en formel anmodning om at ansætte en person til et job. Rekvisitionen indeholder detaljerne om jobbet, herunder ønskede kandidatkvalifikationer, rollekrav og jobdetaljer. Nogle virksomheder poster også mållønnen eller lønintervallet i rekvisitionen.
Hvad er rekvisitionsafstemning i regnskab?
Rekvisitionsafstemning i regnskab er den proces, hvorved to sæt poster sammenlignes for nøjagtighed, fuldstændighed og konsistens. Sammenligningen vil hjælpe med at identificere og forklare uoverensstemmelser. I henhold til almindeligt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) hjælper den påkrævede dobbelt bogføringsmetode med at lokalisere, hvornår og hvor der er fejl.
Bundlinjen
En rekvisition er en formel anmodning om et produkt eller en tjenesteydelse. Rekvisitioner kan indsendes manuelt eller elektronisk. En struktureret rekvisitionsproces forbedrer effektiviteten og ansvarligheden. Procure-to-pay-systemer automatiserer indkøbsprocessen fuldt ud, fra rekvisition til betaling, hvilket øger nøjagtigheden og effektiviteten yderligere.
##Højdepunkter
Procure-to-Pay (P2P) systemer automatiserer købsprocessen fuldt ud, fra rekvisition til leverandørbetaling.
Pladsholder
En rekvisition er en formel anmodning om at få et produkt eller en tjenesteydelse, typisk iværksat af en virksomhed.
Rekvisitionsprocessen kræver typisk brug af standardiserede dokumenter, kendt som rekvisitionsblanketter, for at vedligeholde et revisionsspor undervejs, selvom de fleste af disse i dag er elektroniske formularer.
Rekvisitioner bruges ofte til at skaffe yderligere forsyninger, råvarer eller arbejdstimer for at opnå bedre lagerstyring.
