Rekvisition
Vad är en rekvisition?
En rekvisition avser processen att formellt begära en tjänst eller vara, vanligtvis med hjälp av ett inköpsrekvisitionsformulär eller annat standardiserat dokument. Rekvisitionsprocessen är ett standardiserat sätt att hålla koll på och redovisa alla rekvisitioner som görs inom en verksamhet.
Hur en rekvisition fungerar
En rekvisition initierar begäran om en specifik åtgärd och registrerar även den åtgärden för efterföljande rapporteringsbehov. Till exempel skulle anställda inom ett företag använda en inköpsrekvisition om de behövde ytterligare förnödenheter. En gång i tiden gjordes rekvisitioner via pappersformulär, men de flesta företag använder nu digitala rekvisitionsprocesser som möjliggör en enklare spårning av processen, inklusive en redovisning av relevant inventering. Dessa typer av rekvisitioner uppdaterar ofta automatiskt inventeringen för bättre kontroller.
En formaliserad rekvisitionsprocess förbättrar effektiviteten och ansvarsskyldigheten över alla kontaktpunkter. I motsats till att anställda tar vad de vill när de vill ha dem, ger inköpsrekvisitionen en mer kontrollerad och dokumenterad metod för att hantera interna försörjningslager och framtida efterfrågan. Till exempel inom läkarkåren fyller läkare i en rekvisitionsblankett när de begär labbprov. Dessa digitala formulär inkluderar patient-ID och annan medicinsk information, vilket säkerställer att patienter får korrekta laboratorietester.
Standardiserade rekvisitionsformulär
Rekvisitionsformulär inkluderar vanligtvis namnet på den person som gör begäran, datumet för begäran, begärda artiklar, leveransdatum, leveransplatsen och den avdelning som ansvarar för att uppfylla begäran. Blanketterna inkluderar även underskrift av den person som uppfyller begäran och datum för ifylld. I stora företag med flera platser och centraliserade inköp är dessa rekvisitionsprocesser avgörande för att upprätthålla de anställdas produktivitet.
Ett annat exempel på en rekvisitionsprocess inträffar inom finansvärlden när aktieägare väljer att rekvirera ett företags styrelse för att rösta om förslag till beslut. I grunden är en rekvisitionsprocess en formaliserad dokumenterad procedur som är nyckeln till att förbättra effektiviteten inom en affärsmiljö.
Inköpsanmälan vs. Inköpsorder
En inköpsrekvisition är ett internt formulär som används för att anskaffa varor och tjänster och har inga juridiska eller bindande avtalsförpliktelser. En inköpsorder är ett avtal som används av företag när de beställer varor och tjänster från en extern leverantör. Till exempel kommer ett företag som beställer tillbehör från en kontorsbutik att utfärda en inköpsorder med detaljer om de varor som köps, deras priser, betalningsvillkor, leveransdatum och eventuella speciella rabatter som erbjuds för tidig betalning.
Det interna inköpsrekvisitionsformuläret på ett företag är till för anställda som vill begära förnödenheter till sina avdelningar eller sig själva. Ofta kräver dessa formulär chefssignering.
Exempel på en rekvisition
För att bättre förstå rekvisitionsprocessen, överväg följande exempel. Lärande- och utvecklingsteamet hos ett sjukförsäkringsbolag behöver nya förnödenheter för sitt utbildningsprogram. Teamledaren måste begära dessa leveranser genom företagets automatiska rekvisitionssystem.
Ledaren söker i en katalog och väljer ett sortiment av produkter för teamet. Efter att ha fyllt i rekvisitionsformuläret lämnas det till ledningen för godkännande. Chefen granskar, godkänner och skickar sedan förfrågan till inköpsavdelningen.
Liksom chefen granskar och godkänner inköpsavdelningen rekvisitionen. Om det finns fel eller om det inte finns tillräckligt med information, kan begäran returneras till chefen eller begäranden för uppdateringar. I det här exemplet finns det inga fel eller utelämnanden; därför skapas en inköpsorder för leverantören. Inköpsordern listar detaljerna för beställningen, såsom produkttyp och den mängd som behövs. När den är slutgiltig skickas inköpsordern till leverantören för fullgörande.
Leverantören tar emot beställningen och, om den accepteras, avtalar med köparen för de efterfrågade produkterna. Inköpsordern fungerar som kontrakt. Leverantören levererar produkterna enligt önskemål och erhåller betalning.
Särskilda överväganden
Purchase-to-pay-system (P2P) effektiviserar och automatiserar rekvisitions- och upphandlingsprocessen för företag. Tre huvudprocesser sköts av dessa system: rekvirering, inköp och betalning. Genom att automatisera dessa processer ökar köp-till-betal-system effektiviteten och noggrannheten i redovisningen.
Purchase-to-pay-system kan minska kostnaderna med cirka 80 % .
Den automatiserade processen börjar med rekvisition. Användare presenteras med en katalog med produkter eller tjänster. Varorna väljs sedan ut och sparas i en varukorg. Rekvisitionen dirigeras till ledningen för godkännande, och när den väl mottagits, går systemet till inköpsprocessen och slutförs sedan när betalning har gjorts till leverantören.
Vanliga frågor om rekvisition
Vad är rekvirerad egendom?
Rekvirerad egendom är egendom som tas av staten, till exempel med framstående domän. I USA kräver det femte tillägget att regeringen ska kompensera ägaren av beslagtagen egendom; vederlaget behöver dock inte vara fastighetens fulla marknadsvärde.
Vad är en jobbrekvisition?
En arbetsrekvisition är en formell begäran om att anställa någon för ett jobb. Rekvisitionen innehåller uppgifter om jobbet, inklusive önskade kandidatkvalifikationer, rollkrav och jobbdetaljer. Vissa företag bokför även mållönen eller löneintervallet i rekvisitionen.
Vad är rekvisitionsavstämning i redovisning?
Rekvisitionsavstämning i redovisning är den process genom vilken två uppsättningar poster jämförs för noggrannhet, fullständighet och konsekvens. Jämförelsen hjälper till att identifiera och förklara avvikelser. Enligt allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) hjälper den obligatoriska redovisningsmetoden med dubbel bokföring att fastställa när och var fel finns.
Poängen
En rekvisition är en formell begäran om en produkt eller tjänst. Rekvisitioner kan lämnas in manuellt eller elektroniskt. En strukturerad rekvisitionsprocess förbättrar effektiviteten och ansvarsskyldigheten. Procure-to-pay-system automatiserar upphandlingsprocessen helt, från rekvisition till betalning, vilket ytterligare ökar noggrannheten och effektiviteten.
##Höjdpunkter
Procure-to-Pay (P2P)-system automatiserar inköpsprocessen helt, från rekvisition till leverantörsbetalning.
Platshållare
– En rekvisition är en formell begäran om att få en produkt eller tjänst, vanligtvis initierad av ett företag.
– Rekvisitionsprocessen kräver vanligtvis användning av standardiserade dokument, så kallade rekvisitionsformulär, för att upprätthålla en revisionsspår längs vägen, även om de flesta av dessa idag är elektroniska formulär.
– Rekvisitioner används ofta för att skaffa ytterligare förnödenheter, råvaror eller arbetstider för att uppnå bättre lagerkontroll.
