Zarekwirować

Co to jest zapotrzebowanie?

Zapotrzebowanie odnosi się do procesu formalnego żądania usługi lub przedmiotu, zwykle przy użyciu formularza zapotrzebowania na zakup lub innego standardowego dokumentu. Proces zapotrzebowań to ustandaryzowany sposób śledzenia i rozliczania wszystkich zapotrzebowań składanych w firmie.

Jak działa zamówienie

Zapotrzebowanie inicjuje żądanie wykonania określonej akcji, a także rejestruje to działanie na potrzeby późniejszego raportowania. Na przykład pracownicy w firmie skorzystaliby z zapotrzebowania na zakup, gdyby potrzebowali dodatkowych dostaw. Kiedyś zamówienia były składane za pomocą formularzy papierowych, ale większość firm korzysta obecnie z cyfrowych procesów zapotrzebowań, które umożliwiają łatwiejsze śledzenie procesu, w tym księgowanie odpowiednich zapasów. Tego typu zapotrzebowania często automatycznie aktualizują inwentarz, aby zapewnić lepszą kontrolę.

Sformalizowany proces zamawiania poprawia wydajność i odpowiedzialność we wszystkich punktach kontaktu. W przeciwieństwie do tego, że pracownicy przyjmują dowolne materiały, kiedy chcą, zapotrzebowanie na zakup zapewnia bardziej kontrolowaną i udokumentowaną metodę zarządzania wewnętrznymi zapasami dostaw i przyszłym popytem. Na przykład w zawodzie medycznym lekarze zlecając badania laboratoryjne wypełniają formularz zapotrzebowania. Te cyfrowe formularze zawierają identyfikator pacjenta i inne informacje medyczne, zapewniając pacjentom prawidłowe badania laboratoryjne.

Standaryzowane formularze zamówień

Formularze zapotrzebowania zazwyczaj zawierają nazwisko osoby składającej żądanie, datę żądania, żądane pozycje, datę dostawy, miejsce dostawy oraz dział odpowiedzialny za realizację żądania. Formularze zawierają również podpis osoby realizującej wniosek oraz datę wypełnienia. W dużych korporacjach z wieloma lokalizacjami i scentralizowanymi zakupami te procesy zapotrzebowania mają kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywności pracowników.

Inny przykład procesu rekwizycji ma miejsce w świecie finansów, gdy akcjonariusze decydują się na rekwizycję rady dyrektorów spółki w celu przeprowadzenia głosowania nad proponowanymi uchwałami. W swej istocie, proces zapotrzebowania jest sformalizowanym, udokumentowanym procesem, który jest kluczem do poprawy wydajności w otoczeniu biznesowym.

Zapotrzebowanie na zakup a zlecenie zakupu

Zapotrzebowanie na zakup jest wewnętrznym formularzem używanym do zamawiania towarów i usług i nie ma żadnych prawnych ani wiążących zobowiązań umownych. Zamówienie zakupu jest umową umową używaną przez firmy podczas zamawiania towarów i usług od zewnętrznego dostawcy. Na przykład firma zamawiająca materiały eksploatacyjne w sklepie biurowym wystawi zamówienie zakupu wyszczególniające kupowane przedmioty, ich ceny, warunki płatności, terminy dostawy oraz wszelkie specjalne rabaty oferowane w przypadku wcześniejszej płatności.

Wewnętrzny formularz zapotrzebowania na zakup w firmie jest przeznaczony dla pracowników, którzy chcą zamówić zaopatrzenie dla swoich działów lub dla siebie. Często te formularze wymagają podpisu kierownika.

Przykład zamówienia

Aby lepiej zrozumieć proces zapotrzebowania, rozważmy następujący przykład. Zespół ds. nauki i rozwoju firmy ubezpieczeniowej potrzebuje nowych materiałów do swojego programu szkoleniowego. Kierownik zespołu musi zażądać tych dostaw za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu zamówień firmy.

Lead przeszukuje katalog i wybiera asortyment produktów dla zespołu. Po wypełnieniu formularza zapotrzebowania jest on przekazywany kierownictwu do zatwierdzenia. Kierownik przegląda, zatwierdza, a następnie wysyła wniosek do działu zakupów.

Podobnie jak kierownik, dział zakupów przegląda i zatwierdza zapotrzebowanie. Jeśli występują błędy lub jeśli nie podano wystarczających informacji, żądanie może zostać zwrócone menedżerowi lub żądającemu w celu aktualizacji. W tym przykładzie nie ma błędów ani pominięć; w związku z tym tworzone jest zamówienie zakupu dla dostawcy. Zamówienie zakupu zawiera szczegóły zamówienia, takie jak typ produktu i potrzebna ilość. Po ostateczności zamówienie zakupu jest wysyłane do dostawcy w celu realizacji.

Dostawca otrzymuje zamówienie, a jeśli zostanie zaakceptowane, umowy z nabywcą na żądane produkty. Zamówienie służy jako umowa. Dostawca dostarcza produkty zgodnie z żądaniem i otrzymuje zapłatę.

Uwagi specjalne

Systemy zakupu do zapłaty (P2P) usprawniają i automatyzują proces zapotrzebowania i zamówień dla firm. Te systemy obsługują trzy główne procesy: rekwizycję, zakup i płatność. Automatyzując te procesy, systemy zakupu do zapłaty zwiększają wydajność i dokładność księgowości.

Systemy od zakupu do zapłaty mogą obniżyć koszty o około 80% .

Zautomatyzowany proces rozpoczyna się od złożenia zamówienia. Użytkownikom przedstawiany jest katalog produktów lub usług. Artykuły są następnie wybierane i zapisywane w koszyku. Zapotrzebowanie jest kierowane do kierownictwa w celu zatwierdzenia, a po jego otrzymaniu system przechodzi do procesu zakupu, a następnie finalizuje się po dokonaniu płatności na rzecz dostawcy.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zapotrzebowania

Co to jest poszukiwana własność?

Własność zarekwirowana to własność przejęta przez rząd, na przykład własność wybitna. W USA piąta poprawka wymaga od rządu rekompensaty właścicielowi zajętego majątku; jednakże kwota wynagrodzenia nie musi być pełną wartością rynkową nieruchomości.

Co to jest zapotrzebowanie na pracę?

Zapotrzebowanie na pracę to formalna prośba o zatrudnienie kogoś do pracy. Zamówienie zawiera szczegóły stanowiska, w tym wymagane kwalifikacje kandydata, wymagania dotyczące ról i szczegóły stanowiska. Niektóre firmy zamieszczają również w zamówieniu docelową pensję lub zakres wynagrodzeń.

Co to jest uzgadnianie zapotrzebowań w księgowości?

Uzgadnianie zapotrzebowania w rachunkowości to proces, w którym dwa zestawy rekordów są porównywane pod kątem dokładności, kompletności i spójności. Porównanie pomoże zidentyfikować i wyjaśnić rozbieżności. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) wymagana metoda podwójnego księgowania pomaga określić, kiedy i gdzie występują błędy.

Podsumowanie

Zapotrzebowanie to formalna prośba o produkt lub usługę. Zapotrzebowania można składać ręcznie lub elektronicznie. Ustrukturyzowany proces zamawiania poprawia wydajność i odpowiedzialność. Systemy od zamówień do zapłaty w pełni automatyzują proces zamówień, od zamówienia po płatność, co dodatkowo zwiększa dokładność i wydajność.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Systemy Procure-to-Pay (P2P) w pełni automatyzują proces zakupów, od zapotrzebowania do płatności dostawcy.

• Symbol zastępczy

• Zapotrzebowanie to formalna prośba o uzyskanie produktu lub usługi, zwykle inicjowana przez firmę.

• Proces zapotrzebowania zazwyczaj wymaga użycia standardowych dokumentów, zwanych formularzami zapotrzebowań, w celu utrzymania ścieżki audytu po drodze, chociaż obecnie większość z nich to formularze elektroniczne.

• Zapotrzebowania są często wykorzystywane do pozyskiwania dodatkowych dostaw, surowców lub godzin pracy w celu uzyskania lepszej kontroli zapasów.