Contabilità fornitori (AP)

Cosa sono i debiti verso fornitori (AP)?

"Conti da pagare" (AP) si riferisce a un conto all'interno della contabilità generale che rappresenta l'obbligo di un'azienda di ripagare un debito a breve termine verso i suoi creditori o fornitori. Un altro uso comune di "AP" si riferisce al dipartimento o divisione aziendale responsabile dell'esecuzione dei pagamenti dovuti dall'azienda a fornitori e altri creditori.

Comprensione della contabilità fornitori (AP)

Il saldo totale dei conti da pagare di una società in un momento specifico apparirà nel suo bilancio nella sezione delle passività correnti. I debiti verso fornitori sono debiti che devono essere saldati entro un determinato periodo per evitare l' insolvenza. A livello aziendale, AP si riferisce ai pagamenti di debiti a breve termine dovuti ai fornitori. Il debito è essenzialmente un IOU a breve termine da un'azienda a un'altra azienda o entità. L'altra parte registrerebbe la transazione come aumento dei suoi crediti per lo stesso importo.

AP è una figura importante nel bilancio di un'azienda. Se l'AP aumenta in un periodo precedente, significa che l'azienda sta acquistando più beni o servizi a credito, piuttosto che pagare in contanti. Se l'AP di un'azienda diminuisce, significa che l'azienda sta pagando i debiti del periodo precedente a un tasso più rapido rispetto all'acquisto di nuovi articoli a credito. La gestione della contabilità fornitori è fondamentale nella gestione del flusso di cassa di un'azienda.

Quando si utilizza il metodo indiretto per preparare il rendiconto finanziario,. l'incremento o il decremento netto di AP rispetto al periodo precedente appare nella sezione superiore, il flusso di cassa da attività operative. La direzione può utilizzare AP per manipolare il flusso di cassa dell'azienda in una certa misura. Ad esempio, se la direzione desidera aumentare le riserve di cassa per un certo periodo, può estendere il tempo impiegato dall'azienda per pagare tutti i conti in sospeso in AP. Tuttavia, questa flessibilità di pagare in un secondo momento deve essere soppesata rispetto alle relazioni in corso che l'azienda ha con i suoi fornitori. È sempre una buona pratica commerciale pagare le bollette entro la data di scadenza.

Registrazione conti pagabili

Una corretta contabilità in partita doppia richiede che ci sia sempre un debito e un credito di compensazione per tutte le registrazioni effettuate nella contabilità generale. Per registrare i conti da pagare, il contabile accredita i conti da pagare quando viene ricevuta la fattura o la fattura. La compensazione dell'addebito per questa voce va generalmente su un conto spese per il bene o servizio che è stato acquistato a credito. L'addebito potrebbe anche essere su un conto patrimoniale se l'oggetto acquistato era un bene capitalizzabile. Quando la fattura viene pagata, il contabile addebita i conti da pagare per diminuire il saldo passivo. L'accredito di compensazione viene effettuato sul conto di cassa, che riduce anche il saldo di cassa.

Ad esempio, immagina che un'azienda riceva una fattura di $ 500 per forniture per ufficio. Quando il dipartimento AP riceve la fattura, registra un credito di $ 500 in conti fornitori e un addebito di $ 500 per spese per forniture d'ufficio. L'addebito di $ 500 per le spese per forniture d'ufficio fluisce nel conto economico a questo punto, quindi la società ha registrato la transazione di acquisto anche se il denaro non è stato pagato. Ciò è in linea con la contabilità per competenza,. in cui le spese sono rilevate quando sostenute piuttosto che quando il contante passa di mano. L'azienda quindi paga il conto e il contabile inserisce un credito di $ 500 sul conto in contanti e un debito di $ 500 sui conti fornitori.

Un'azienda può avere molti pagamenti aperti dovuti ai fornitori in qualsiasi momento. Tutti i pagamenti in sospeso dovuti ai fornitori sono registrati nei conti fornitori. Di conseguenza, se qualcuno guarda il saldo dei conti da pagare, vedrà l'importo totale che l'azienda deve a tutti i suoi fornitori e prestatori a breve termine. Questo importo totale appare nel bilancio. Ad esempio, se l'azienda di cui sopra ha ricevuto anche una fattura per i servizi di cura del prato per un importo di $ 50, il totale di entrambe le voci nei conti da pagare sarebbe pari a $ 550 prima che l'azienda paghi quei debiti.

Contabilità fornitori vs. debiti commerciali

Sebbene alcune persone utilizzino le espressioni "debiti passivi" e "debiti commerciali" in modo intercambiabile, le espressioni si riferiscono a situazioni simili ma leggermente diverse. I debiti commerciali costituiscono il denaro che un'azienda deve ai propri fornitori per i beni correlati all'inventario,. come forniture aziendali o materiali che fanno parte dell'inventario. I debiti verso fornitori comprendono tutti i debiti o le obbligazioni a breve termine della società.

Ad esempio, se un ristorante deve denaro a un'azienda alimentare o di bevande, tali articoli fanno parte dell'inventario e quindi dei suoi debiti commerciali. Nel frattempo, gli obblighi verso altre società, come la società che pulisce le divise del personale del ristorante, rientrano nella categoria dei debiti verso fornitori. Entrambe queste categorie rientrano nella categoria più ampia dei conti da pagare e molte società combinano entrambe sotto il termine conti da pagare.

Contabilità fornitori vs. Contabilità clienti

I conti attivi e passivi sono essenzialmente opposti. La contabilità fornitori è il denaro che un'azienda deve ai suoi fornitori, mentre la contabilità fornitori è il denaro che è dovuto all'azienda, in genere dai clienti. Quando una società effettua transazioni con un'altra a credito, una registrerà una registrazione sui conti da pagare sui propri libri contabili mentre l'altra registra una registrazione sui conti attivi.

Mette in risalto

• La somma di tutti gli importi in essere dovuti ai fornitori è indicata come saldo dei conti da pagare nel bilancio della società.

• I debiti verso fornitori (AP) sono importi dovuti a venditori o fornitori per beni o servizi ricevuti che non sono stati ancora pagati.

• La direzione può scegliere di pagare le fatture in sospeso il più vicino possibile alle date di scadenza al fine di migliorare il flusso di cassa.

• L'aumento o la diminuzione dell'AP totale rispetto all'esercizio precedente compare nel rendiconto finanziario.

FAQ

In che modo i debiti sono diversi dai conti attivi?

I crediti rappresentano i fondi dovuti all'impresa per i servizi resi e sono iscritti come attività. I debiti verso fornitori, d'altra parte, rappresentano i fondi che l'impresa deve ad altri. Ad esempio, pagamenti dovuti a fornitori o creditori. I debiti sono iscritti come passività.

Quali sono esempi di debiti?

Viene creato un debito ogni volta che il denaro è dovuto da un'impresa per servizi resi o prodotti forniti che non sono stati ancora pagati dall'impresa. Questo può provenire da un acquisto da un fornitore a credito o da un abbonamento o da un pagamento rateale che è dovuto dopo la ricezione di beni o servizi.

Dove trovo la contabilità fornitori di un'azienda?

I debiti si trovano nel bilancio di un'impresa e, poiché rappresentano fondi dovuti ad altri, sono iscritti come passività correnti.

I conti pagabili sono una spesa aziendale?

No. Alcune persone credono erroneamente che i debiti verso fornitori si riferiscano alle spese di routine delle operazioni principali di un'azienda, tuttavia, questa è un'interpretazione errata del termine. Le spese sono rilevate nel conto economico dell'impresa, mentre i debiti sono iscritti come passività nello stato patrimoniale.