Ciclo PDCA

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) é uma técnica iterativa de resolução de problemas de quatro etapas usada para melhorar os processos de negócios. Originalmente desenvolvido pelo físico americano Walter A. Shewhart durante a década de 1920, o ciclo inspira-se na avaliação contínua das práticas de gestão e na vontade da gestão de adotar e desconsiderar ideias sem suporte.

O método foi popularizado pelo pioneiro do controle de qualidade W. Edwards Deming na década de 1950, que cunhou o termo Ciclo “Shewhart” em homenagem ao seu mentor. Foi Deming quem percebeu que o Ciclo PDCA poderia ser usado para melhorar os processos de produção nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial.

Como funciona o ciclo PDCA

O Ciclo PDCA pode ajudar a diferenciar uma empresa de seus concorrentes, principalmente no mundo corporativo atual, onde as empresas estão sempre buscando maneiras de otimizar seus processos, reduzir custos, aumentar os lucros e melhorar a satisfação do cliente.

Muitos gerentes aplicam o Ciclo PDCA sem saber para ajudar a direcionar suas organizações, pois engloba os princípios básicos do planejamento estratégico. Os quatro componentes do Ciclo PDCA são descritos abaixo.

###Plano

Um plano de projeto bem definido fornece uma estrutura para as operações. Importante, deve refletir a missão e os valores da organização. Deve também mapear os objetivos do projeto e indicar claramente a melhor forma de alcançá-los.

Fazer

Esta é a etapa em que o plano é colocado em movimento. O plano foi feito por um motivo, por isso é importante que os jogadores o executem conforme descrito. Essa etapa pode ser dividida em três subsegmentos, incluindo o treinamento de todo o pessoal envolvido no projeto, o processo real de execução do trabalho e o registro de insights ou dados para avaliação futura.

###Verificar

Normalmente, deve haver duas verificações ao longo do projeto. Primeiro, as verificações ao longo da implementação garantem que os objetivos do projeto estão sendo atendidos. Em segundo lugar, uma revisão mais abrangente do projeto realizada após a conclusão aborda os sucessos e fracassos para que ajustes futuros possam ser feitos.

Agir

O passo final é tomar medidas corretivas uma vez que os erros passados tenham sido identificados e resolvidos. O Ciclo PDCA é repetido e pode ser redefinido talvez para melhores resultados sob novas diretrizes.

Dada sua natureza cíclica, o Ciclo PDCA é algo que as empresas podem instituir uma vez e depois usar para iterar e melhorar continuamente suas operações.

O Ciclo PDCA e Kaizen

O processo PDCA é semelhante à filosofia empresarial japonesa de Kaizen,. que, quando traduzida, significa "mudança para melhor" ou "melhoria contínua". Kaizen é onde todos os funcionários estão envolvidos na melhoria da produtividade, encontrando eficiências no ambiente de trabalho. Assim como o ciclo PDCA, o Kaizen visa a melhoria contínua por meio de pequenas mudanças incrementais.

Exemplos de mudanças que podem ser feitas por meio de Kaizen ou PDCA são o uso de novos sistemas, a eliminação de desperdícios ou a implementação de entrega just-in-time. Nem todas as mudanças precisam ser pequenas ou incrementais.

O conceito por trás do PDCA e Kaizen é que a cultura de uma organização muda à medida que os funcionários aprendem a ser solucionadores de problemas e pensadores críticos. O ciclo PDCA testa as ideias dos funcionários, ajusta-as e implementa-as se tiverem potencial. O ciclo é um processo iterativo que testa conceitos continuamente e promove melhorias.

Benefícios do Ciclo PDCA

As empresas que buscam aprimorar seus processos internos e externos geralmente implantam a metodologia PDCA para minimizar erros e maximizar resultados. Uma vez estabelecido, as empresas podem repetir o Ciclo PDCA e torná-lo um procedimento operacional padrão. A etapa final da metodologia, "Agir", realiza ações corretivas e torna a metodologia ideal para esforços de melhoria contínua.

###Fato rápido

Métodos Lean como PDCA e Kaizen ajudaram a Nike a dobrar seus lucros de cerca de US$ 100 bilhões em 2015 para mais de US$ 200 bilhões em 2021.

Exemplos do Ciclo PDCA

A Clínica Mayo

A Clínica Mayo, um hospital e centro de pesquisa sem fins lucrativos de classe mundial, realizou um estudo de melhoria de qualidade que analisou os tempos de espera para pacientes que eram possíveis candidatos à cirurgia de implante coclear de grande porte. A ideia era empregar os princípios Kaizen para remover barreiras e melhorar o acesso dos pacientes.

O estudo analisou o refinamento de tratamentos específicos, o gerenciamento de registros de pacientes e os tempos de espera. Em última análise, houve resultados positivos para os pacientes. Entre os resultados, o tempo médio do ciclo para testes de candidatura diminuiu de 7,3 para 3 horas, e o estoque total do estoque da clínica foi reduzido em 31%.

###Toyota

A partir de 2021, a Toyota Motor Corporation era a sétima maior empresa do mundo em receita, de acordo com a FXSSI. Kaizen e Toyota são sinônimos porque os princípios da Toyota e o “The Toyota Way” definem a ideia de melhoria contínua no sistema de produção. Os funcionários da Toyota recebem incentivos para encontrar práticas ineficientes e projetar maneiras de melhorá-las, e a aplicação do ciclo PDCA auxilia na tomada de decisões rápidas.

###Nike

A Nike abraçou o " enxuto ", uma filosofia semelhante ao Kaizen. O manifesto de inovação da empresa afirma: "Lean é a base de como avançamos na fabricação sustentável". O manifesto reflete a cultura de melhoria contínua da Nike que conta com aqueles mais próximos do trabalho para resolver problemas e entregar produtos de qualidade no prazo.

Quando o principal sapateiro esportivo foi criticado por pagar salários baixos, a empresa empregou o PDCA para capacitar seus funcionários, parceiros e clientes. Foram oferecidos incentivos às fábricas para melhorar as condições de trabalho e um sistema de pontuação avaliou o desempenho das instalações de produção.

A empresa melhorou as condições dos trabalhadores, eliminou o desperdício e empregou gerentes orientados para o valor. O compromisso com métodos lean e Kaizen ajudou a Nike a dobrar seu tamanho de cerca de US$ 100 bilhões em 2015 para mais de US$ 200 bilhões em 2021.

##Perguntas frequentes sobre o PDCA

O PDCA é o mesmo que o Total Quality Management (TQM)?

O gerenciamento da qualidade total (TQM), que é o precursor do Seis Sigma,. inclui a filosofia do PDCA, mas vai um passo além.

De acordo com o Smartsheet, que cita Marlon Walters, fundador e CEO da Horizon Group Consulting, "Com TQM, você precisa esperar que seus clientes confirmem que é bom. Com Six Sigma, no final do dia, você não adivinhe se o seu produto é melhor. Você sabe disso. Se você identificar adequadamente o seu mercado e o seu produto tem o melhor ajuste para o nicho, você sabe que tem o melhor produto do ponto de vista do processo."

Kaizen, ou PDCA, é mais uma filosofia de como organizar o local de trabalho maior e como engajar colegas de trabalho. Trata-se menos de esperar pelo feedback ou resultados do cliente. Tanto o PDCA quanto o TQM consideram toda a empresa responsável pela melhoria contínua.

Qual é a diferença entre PDCA e Six Sigma?

A diferença entre o PDCA e o Seis Sigma é que o Seis Sigma é um princípio de gerenciamento abrangente que inclui o PDCA como parte de sua estrutura. O PDCA explica como decretar o Seis Sigma, é o processo de planejar, fazer, agir, verificar. Seis Sigma chama isso de método DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar).

De acordo com Walters, o PDCA é orientado para as pessoas, enquanto o Seis Sigma é baseado em processos. Por exemplo, o termo "definir" no Seis Sigma remove o elemento humano e o termo "medir" coloca o foco nos dados.

Qual é a diferença entre PDCA e PDSA?

PDCA significa planejar, fazer, verificar, agir, enquanto PDSA significa planejar, fazer, estudar, agir. Ambos são modelos iterativos de resolução de problemas de quatro estágios usados para melhorar um processo. A principal diferença entre os dois é que o PDCA, que foi desenvolvido antes do modelo PDSA, possui a etapa de "verificação". Nesta etapa, a equipe determina se o que pretendia alcançar realmente ocorreu, verificando os resultados esperados com os resultados reais. Portanto, o PDCA possui uma verificação integrada para cada ciclo do processo.

A linha de fundo

O Ciclo PDCA, PDSA, Kaizen e Six Sigma são formas comprovadas de melhorar continuamente os processos. Muitas empresas, incluindo Nike, Toyota, Mayo Clinic e muitas outras, tiveram um crescimento dramático depois de empregar uma ou mais dessas estratégias iterativas. O conceito muda a cultura de um negócio para que todas as partes interessadas tenham contribuições e possam atuar como solucionadores de problemas e pensadores críticos. O resultado são mais ideias para a mudança.

##Destaques

• A última etapa do Ciclo PDCA (ato) exige ações corretivas para estimular e sustentar a melhoria contínua dos negócios.

• Muitos gerentes, sem saber, usam o Ciclo PDCA, pois engloba muito da mesma estrutura da gestão estratégica.

• O Ciclo PDCA é uma técnica de quatro etapas que é usada para resolver problemas de negócios.

• O processo PDCA é semelhante à filosofia empresarial japonesa de Kaizen.

• Muitas grandes corporações, como Toyota e Nike, tiveram um crescimento dramático após a implementação de metodologias PDCA ou Six Sigma.